Master Вашай сістэмы падачы заяўкі!
Прымаючы час, каб арганізаваць сістэму падачы мае вырашальнае значэнне. У той час як кожны хацеў бы мець беспапяровага офіс , рэальнасць такая , што многія малыя прадпрыемствы ўсё яшчэ ёсць неабходнасць захоўваць папяровыя дакументы , такія як рахункі - фактура , квітанцыя і г.д. , і быць у стане лёгка аднавіць іх пры неабходнасці.
Падача квітанцыі правільна асабліва важна; неіснуючай або неакуратна сістэма рэгістрацыі можа дадаць дні дадатковых намаганняў па падатку на час , калі вы не хочаце выпусціць на падатковыя вылікі з - за адсутнасці паступленняў.
І калі ваш бізнес калі - небудзь падлягаць праверцы і вы не ў стане вырабляць неабходныя дакументы ў падтрымку вашых выдаткаў вашы прэтэнзіі, хутчэй за ўсё , будуць адхіленыя і ваша падатковая дэкларацыя пераацэньваецца .
Як ўладальнік малога бізнэсу , вы павінны быць у стане працаваць на вашым стале лёгка і хутка . Хоць стварэнне сістэмы падачы паперы гучыць складана, гэта адносна простая задача, якая можа быць палегчаны шляхам падачы некалькіх саветаў і трукаў.
Як арганізаваць сваю сістэму падачы заяўкі
(1) Сядзьце на вашым стале на працягу некалькіх хвілін і высветліць, дзе вы будзеце інстынктыўна шукаць рэчы.
У мяне ёсць скрыню справа ад маёй працоўнай станцыі. Калі я першы наладзіць сваю сістэму падачы, у мяне не было нічога ў ёй. Калі я буду шукаць ручкі, сашчэпкі ці мой степлер, гэта было першым месцам, я глядзеў бы, нават калі б я ведаў, што ён быў пусты. Таму, натуральна, я паклаў ручкі, сашчэпкі і стэплер ў гэтай скрыні. Для мяне гэта было натуральным домам для гэтых элементаў.
Кожны будзе падыходзіць да гэтага па-рознаму, і тое, што працуе для аднаго чалавека не можа працаваць на іншы. Выдаткуйце некалькі хвілін, каб сесці на вашай асноўнай працоўнай вобласці і цягнуцца абсталявання, расходных матэрыялаў і файлаў. Гэта дапаможа вам стварыць ідэальнае месца для падачы гэтых прадметаў для вас асабіста.
(2) Зараз, калі вы ведаеце, дзе вы будзеце натуральна шукаць інфармацыю, вы павінны вызначыць, ці будзе алфавітны, лікавы або суб'ект сістэмы падачы лепш за ўсё падыходзіць для вас.
Як вы будзеце арганізаваць вашыя дакументы ў падачы катэгорый (напрыклад , выдаткі, фінансавыя, маркетынгавыя )?
Як знайсці бізнес - выдаткі , звязаныя дакументы , такія як банкаўскія выпіскі, рахункі за камунальныя паслугі, офіс расходных дакументы, часопісы прабегу транспартных сродкаў і г.д.? Як наконт інфармацыі аб кліентах - вы шукаць рэчы ў залежнасці ад імя кліента? Па нумары? Гэта вельмі важны крок, так як ён будзе вызначаць, як вы выкладзеце вашу сістэму падачы. Пасля таго, як вы вызначылі, якія катэгорыі вы будзеце выкарыстоўваць, вырашыць, калі вам трэба пайсці далей і стварыць падкатэгорый. Зрабіце гэта , перш чым купіць што - небудзь для вашай сістэмы падачы.
(3) Далей, прыкладна вызначыць свае патрэбнасці ў захоўванні дадзеных.
У вас ёсць вялікая колькасць файлаў, доступ да якіх штодня? Ёсць доступ толькі да файлаў штотыдзень? Адказы будуць вызначаць, калі вам патрэбен настольны трымальнік файла, дзве скрыні картотечные шафа блізка да свайго працоўнага стала або ў чатыры скрыні бакавой падачы кабінета па ўсім пакоі.
Старанна выбірайце. Дазволіць для росту, калі глядзець на картатэках - купіць што-то ў два разы размяшчэння файлаў, якія вы думаеце, вы будзеце мець на цяперашні час. Гэта дазволіць абмежаваць колькасць разоў, вам прыйдзецца звярнуцца і рэарганізаваць сістэму падачы.
(4) інвеставаць у добрай сістэме маркіроўкі для яснасці і лёгкага доступу.
Будучы ў стане прачытаць файл этыкеткі здаецца відавочным, але яснасці ў маркіроўцы будзе зэканоміць больш часу падачы , чым вы можаце сабе ўявіць.
Большасць кампаній, якія робяць этыкеткі прадастаўляюць шаблоны, якія інтэгруюцца з найбольш папулярным праграмным забеспячэннем для апрацоўкі тэкстаў. Вы можаце разгледзець адзін з невялікіх сістэм этыкетак робяць што зараз можна таксама раздрукаваць асобныя паштовыя цэтлікі. Элементы, якія выконваюць двайную працу, як правіла, з'яўляюцца мудрымі інвестыцыямі.
(5) Зараз вы гатовыя да куплі тэчкі з файламі.
Лепшая інвестыцыя з'яўляецца купляй каляровых вісіць тэчкі (пераканайцеся, што язычкі пластыкавых этыкетак ўключаны) і простыя тэчкі з файламі манильскими. Каляровыя падвесныя тэчкі лепш за ўсё па двух прычынах:
- яны лёгка даступныя
- яны дазваляюць лёгка распазнаваць катэгорыі
Напрыклад, калі вы складзеце ўсе вашы кліенцкія файлы ў жоўтыя звісаюць тэчкі, фінансавай інфармацыі ў сініх тэчках і ўсё , што звязана з маркетынгам ў чырвоных папках, вы можаце лёгка ўбачыць , прыкладна , дзе вы павінны шукаць для канкрэтнага файла.
Просты з'яўляецца найлепшым
Прынцып KISS, адносіцца і да стварэння сістэмы рэгістрацыі, якая простая ў выкарыстанні і лёгка расці с. Keep It Simple Мілая! Шырокія тэматычныя катэгорыі дазволіць Вам лёгка дадаваць новыя файлы, як вы расце, і ліквідуе неабходнасць у абнаўленні або рэарганізацыі сістэмы падачы на рэгулярнай аснове.
Захоўваючы гэта проста будзе таксама зрабіць яго прасцей інтэграваць паперы і лічбавыя файлы як частка агульнай сістэмы кіравання дакументамі .
Перайсці беспапяровага Дзе Магчымыя
Калі вы спрабуеце зялёны свой бізнес і зрабіць пераход да «беспапяровага Упраўлення» вы можаце сканаваць расходныя дакументы і захоўваць іх з іншай лічбавай інфармацыі бухгалтарскага ўліку. Некаторыя з новых хмарных аснове бухгалтарскіх праграмных прыкладанняў палегчыць гэта, маючы мабільныя прыкладання , якія дазваляюць ўзяць мабільны тэлефон храбусценне на квітанцыі аб выдатках і запісаць яго на ляту (гл Лепшы Бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне для канадскіх малога бізнэсу ).
Майце на ўвазе , што папяровыя копіі або лічбавыя выявы расходных дакументаў , як правіла , прымальныя для агенцтва даходу Канады (CRA) пры ўмове , што яны добра бачныя. Калі няма, то CRA можа запатрабаваць, каб убачыць арыгінальныя папяровыя дакументы падчас рэвізіі або звычайнай просьбы аб дакументацыі, таму арыгіналы заўсёды павінны захоўвацца на працягу ўсталяванага часу. (Глядзі Як доўга я павінен трымаць свае дзелавыя запісы? Для атрымання дадатковай інфармацыі.)