5 спосабаў скараціць час вы праводзіце падачу
Але, на жаль, ненавіджу гэта ці не, пры запуску малога бізнэсу, падача павінна быць зроблена, ці вы хутка знойдзеце стол бурыцца пад цяжарам ўсёй паперы, якая працягвае назапашвацца. Што ненавіснік падачы рабіць?
Ёсць два падыходу да вырашэння праблемы, якія маглі б дапамагчы.
Вы можаце паспрабаваць зрабіць час падачы як мага карацей (метад я амаль да дасканаласці ў працягу многіх гадоў працуе офіс) або зрабіць ваш час падачы столькі ж задавальнення, як гэта магчыма (нешта я працягваю спрабаваць дасягнуць). Давайце паглядзім на парады для скарачэння колькасці часу, якое вы на самай справе марнаваць падачы першай.
Паласнуць і паўторны цыкл, калі магчыма
Першае пытанне, пра якую-небудзь паперцы гледзячы на вас чакае, каб быць пададзеная ў тым, «Ці гэты дакумент павінен быць пададзены?»
Шмат дакументаў, якія прыходзяць па пошце, могуць перайсці непасрэдна ў здрабняльнік. Які сэнс у падачы рэкламы або інфармацыйныя лісты ад іншых кампаній, напрыклад? Калі вы маеце справу з поштай, прачытаць частка пошты адразу, вырашыць, ці будзе вам гэта трэба год зараз і файл або выкрываць яго адпаведным чынам.
Вялікая верагоднасць, што вы таксама падаўшы шмат цвёрдых копій дакументаў, якія не павінны быць падачы - і не павінна быць нават друк у першую чаргу.
Там няма неабходнасці падаваць папяровыя копіі рахункаў - фактур або літар, напрыклад, калі вашы электронныя файлы арганізаваны і вы пасля належных рэзервовага капіявання працэдур .
Таму, калі вы вырашаць гэтую кучу падачы, рэзаць «паперу, якую вы можаце жыць без».
Выкарыстанне сістэмы архівавання, якая робіць іншыя офісныя клопаты прасцей, не складаней.
Большая частка паперы , што мне трэба , каб быць падачы звязана з працэсам вядзення бізнесу - і гэтыя дакументы павінны быць уведзеныя ў сістэму бухгалтарскага ўліку , перш чым што - небудзь яшчэ будзе зроблена з імі.
Таму замест таго, каб што атрыманне для картрыджа з тонером для друкаркі і падачы яго пад «P» ў маёй асноўнай сістэме падачы, я падам яго ў маёй "першай" падачы сістэмы, шэраг тэчак, пазначаных месяц і год.
Напрыклад, калі я купіў картрыдж з тонером ў верасні 2017 года, гэта файл ён уваходзіць, нароўні з усімі іншымі рахункамі, квітанцыямі і іншымі дзелавых дакументамі , якія мелі месца ў працягу гэтага месяца. Тады гэта просты пытанне , каб працаваць праз тэчку ў канцы месяца , і зрабіць усё бухгалтарскія запісы , якія павінны быць выкананы (ці , калі вы не робіце гэта самастойна, каб перадаць штомесячную тэчку на ваш бухгалтар або бухгалтар) ,
Звярніце ўвагу , што мы запусціць сэрвіс бізнес , а ня рознічны бізнес, так сядзець і працаваць на рахункі адзін раз у месяц працуе для мяне. Вам трэба змяніць уяўленне штомесяц тэчак адпаведным чынам, калі вам трэба прынесці свае рахункі да даты часцей.
Падумайце, перш чым падаць
Што адбываецца пасля таго, як я выкарыстаў штомесячныя тэчкі зрабіць ўлік? Дакументы павінны быць перамешчаныя на «асноўную» падачы сістэмы . Але, а не толькі падачы кожнага дакумента ў асобнасці у залежнасці ад яго назвы, я файл лагічна ў адпаведнасці з групай, працэдура падачы я знаходжу значна хутчэй.
Давайце яшчэ раз зірнуць на прыклад картрыджа друкаркі.
Замест таго, каб падаць гэтую квітанцыю пад «P» для картрыджа з тонером друкаркі, я б файл гэты пад офіса - Квітанцыі, тое ж самае месца, што я хацеў бы падаць дакументы, такія як квітанцыі для збору сьцікеры або квітанцыю для друкаркі папера. Гэта не толькі робіць падачу хутчэй, але робіць яго значна лягчэй знайсці дакументы пазней.
Выкарыстоўвайце цэлыя словы і фразы на вашых этыкетках тэчкі файл, а не толькі літары
Там няма правілы, якое кажа, што вы абмежаваныя толькі для асобных літар пры стварэнні падраздзяленняў вашай сістэмы падачы. І калі вы робіце, вы робіце вашы падачы залішне павольнымі і складанымі. Налада сістэмы падачы, каб вы маглі атрымаць выгаду ад падачы групы і знайсці патрэбнае месца, каб змясціць дакумент больш хутка.
Напрыклад, замест таго, каб проста мець раздзел маёй сістэмы падачы з надпісам «З», у мяне таксама ёсць раздзел з надпісам «Client Files».
Файлы ў «Client Files» арганізаваны ў алфавітным парадку. Хараство налады сістэмы падачы такім чынам, што яна заўсёды можа быць далей падраздзелы і арганізавана, калі вам трэба. Такім чынам, асноўны кліент можа мець файлавую сістэму дзельнік пазначаны з яе імем у раздзеле «Client Files», каб знайсці дакументы, звязаныя з ёй прасцей.
У гэтым прыкладзе, то пазнакі на сістэме падачы будзе чытаць «B», «C», «Кліент Files», «D» ... Паглядзіце, як значна прасцей ваша падача становіцца?
Іншы наканечнік падачы, каб паскорыць падачу: Не забудзьцеся наладзіць алфавіт, таксама. Замест таго, каб проста мець секцыю «M», маркіраваць адзін «Mc» таксама.
Трымаеце «першы» сістэма падачы блізка і зручна
Іншая вялікая рэч аб выкарыстанні сістэмы падачы двухступенчатай , такіх як адзін я апісаў вышэй, што становіцца нашмат лягчэй трымаць першы этап вашай сістэмы падачы (штомесячныя тэчкі) фізічна блізка да вашай працоўнай вобласці . Вы будзеце значна больш схільныя падаваць дакументы адразу, замест таго, каб дазволіць ім назапашвацца, калі ў вас ёсць блізкія, арганізаваны месцы для іх падаць.
Так паставіць апошнюю, актуальную і месячныя тэчкі ў наступным месяцы ў латку або выкарыстоўваць гармонікі файл і змясціць яго ў межах даўжыні рукі ў вашым працоўным прасторы. Асноўная частка вашай сістэмы падачы ( «асноўная» сістэма падачы, як мы называлі яго вышэй, можа быць праз пакой ці нават у іншым пакоі цалкам, але ў інтарэсах эканоміі часу , вы не павінны атрымаць да зрабіць свой першы этап падачы.
Як зрабіць Падачы Fun
Кончыкі картатэкі Я даў вам да гэтага часу павінен дапамагчы вам скараціць час, які затрачваецца на якая падае і прадухіліць замарожванне мозгу. Але што робіць ваш час падаюць больш задавальнення?
На самай справе, адзіная стратэгія, якую я прыдумаў вось адкрытая хабар, узнагароджваючы сябе з печыва, калі я падам на працягу пэўнага перыяду часу. Гэта будзе працаваць, але можа прывесці да поспеху на шмат фунтаў, калі ў вас ёсць шмат падачы зрабіць.
Ці вы маглі б прыняць больш мастацкі падыход, выкарыстоўваючы ўсе розныя колеру для вашых тэчак і выкарыстанне незвычайных шрыфтоў ці каліграфіі для этыкетак. Ці з'яўляецца гэта робіць вашу падачу больш задавальнення, гэта, безумоўна, зробіць робіць яго больш прывабным.
А хто ведае? Можа быць, як раз той факт, што ваша падача настолькі хутчэй, што ён арганізаваны такім чынам зробіць яго значна больш задавальнення рабіць.