Паглядзіце на Довады за і супраць беспапяровага офіса
Вось погляд на плюсы і мінусы беспапяровага офіса, каб дапамагчы вам вырашыць, калі ісці беспапяровага разумнае рашэнне для малога бізнэсу.
Довады беспапяровага Упраўлення
1. Экалагічна чыстыя - У адпаведнасці з The Daily Green, папера складае 25% ад звалкі адходаў, а таксама, калі Злучаныя Штаты скараціць офісную расход паперы толькі 10% было б прадухіліць выкід за 1,6 млн тон парніковых газаў. І гэта толькі для паперы, не прымаючы да ўвагі вытворчасць і ўтылізацыя чарнільных картрыджаў і энергіі, якая выкарыстоўваецца друкаркамі. Пераход беспапяровага з'яўляецца экалагічна свядомым рашэннем.
2. Эканамічная - Гэтак жа , як ёсць перавагі беспапяровага офіса для навакольнага асяроддзя, ёсць таксама перавагі для бюджэту малога бізнэсу. Падумайце аб тым, колькі вы марнуеце кожны месяц на паперы, чарніла, паштовыя і іншыя матэрыялы, якія падтрымліваюць папяровы цяжкі офіс. Затым разгледзім прастору, неабходнае для захоўвання ўсіх вашых фізічных матэрыялаў і фактычных дакументаў. Гэта можа быць вельмі дарагім. З часу, ідучы беспапяровага можа прывесці да велізарнай эканоміі для вашага малога бізнэсу.
3. Лёгкі доступ - Будучы беспапяровага азначае , што ўсе вашыя важныя дакументы аблічбоўвае. Вы можаце падтрымаць іх у воблаку або доступ да іх праз прыкладанне аддаленага працоўнага стала, што дае вам магчымасць працаваць з мабільнага офіса , ці дзе - небудзь па гэтым пытанні, і заставацца прадуктыўным.
4. Арганізацыя File - Калі вы калі - небудзь марна час ператасоўкі праз неарганізаваную картатэку або стос паперы , каб знайсці тое , што вы шукаеце, вы ведаеце , як грувасткія папяровыя дакументы могуць быць у кіраванні.
Пры стварэнні беспапяровага офіса, неабходна стварыць лічбавую файлавую сістэму, якая прасцей арганізаваць, пошук і налады на працягу доўгага часу. Гэта робіць тое, што калісьці быў балючы працэс пошуку дакумента, як лёгка, як правядзенне пошуку.
У мінусах беспапяровага офіса
1. Адмова сістэмы - Digital можа быць хуткі доступ, але гэта таксама азначае хуткую страту. Падумайце, што адбудзецца з усімі бізнес-дакументаў, якія захоўваюцца лакальна на вашым кампутары, калі ваша сістэма выходзіць з ладу. Вы можаце страціць усё. Гэта важна для кожнага малога бізнэсу, і асабліва тыя, якія з'яўляюцца беспапяровага, каб мець сістэму для рэзервовага капіявання і абароны дадзеных за межы ўчастка.
2. Бяспека - Лічбавыя файлы не могуць быць абаронены замкам на картатэку або дзверы офіса, таму бяспека дакументаў і канфідэнцыяльнай інфармацыі з'яўляецца сур'ёзнай праблемай для беспапяровага офісаў. Рашэнні ўключаюць у сябе шыфраванне, лакальныя сервера і абмежаваны доступ, усё якія маюць свае ўласныя выдаткі і выгаду. Акрамя таго, важна ўлічваць характар некаторых прадпрыемстваў і адчувальнасць матэрыялаў, апрацоўваных на штодзённай аснове (думаю бухгалтара) проста не паддаюцца ісці беспапяровага.
3. абнаўляе працэсы - Частка пераходу на беспапяровага офіс ўключае ў сябе разгляд ўсіх бягучых працэсаў аперацый і пошук адэкватных альтэрнатыў.
Напрыклад, вам можа спатрэбіцца , каб пачаць выкарыстоўваць электронную службу подпісы, онлайн выстаўлення рахункаў і аплаты паслуг , а таксама іншыя прыкладання, якія замяняюць патрэба ў фізічных дакументаў. Усе вашыя супрацоўнікі таксама павінны быць навучаны ў новай сістэме, як толькі гэта на месцы.
4. Час Інтэнсіўнага - Пераход беспапяровага не начны працэс; Ёсць шмат фактараў, якія неабходна ўлічваць. Гэта займае час, каб разгледзець усе наступствы выхаду з паперы свету ззаду, і гэтак жа доўга, каб ажыццявіць усе змены ў вашу дзейнасць, якія падтрымліваюць быўшы беспапяровага.
Рашэнне ісці беспапяровага гэта адна, якая вар'іруецца ад бізнэсу да бізнэсу, і гэта, безумоўна, не з'яўляецца універсальным рашэннем, якое з'яўляецца правільным для кожнай кампаніі. Найбольш важная частка прыняцця рашэння ісці беспапяровага робяць вашыя даследаванні, так што вы можаце вырашыць, калі перавагі перавешваюць праблемы.
Затым стварыць сістэмны працэс, які не толькі будзе дазваляць вам перавагі быць беспапяровага, але і дапаможа павысіць прадукцыйнасць у той жа час.