Як стварыць сістэму кіравання дакументамі для малога бізнэсу
Для многіх прадпрыемстваў, у цэнтры кіравання дакументамі на арганізацыі і захоўвання дакументаў. Яны хочуць, каб мець магчымасць захоўваць дакументы ў арганізаваным і спосабаў бяспечнай, які ўсё яшчэ дазваляе дакументы можна знайсці лёгка.
Гэты артыкул пакажа вам, як стварыць сістэму кіравання дакументамі, што робіць менавіта гэта.
Калі вы набярэце «Упраўленне дакументамі» у любой пошукавай сістэме, вы атрымаеце доўгія спісы кіравання дакументазваротам «рашэнняў», шмат адрозніваючы праграмнага забеспячэння або прыкладанняў , якія рэкламуюць перавагі , якія маюць беспапяровага офіс .
Праграмнае забеспячэнне для кіравання дакументамі ці прыкладаннямі, аднак, прызначаныя для паляпшэння Вашага бізнэсу апрацоўкі электронных файлаў . Праблема заключаецца ў тым, што многія прадпрыемствы малога бізнэсу даводзіцца мець справу з сумесямі старамодных дадзеных на папяровых і электронных файлаў - а ў некаторых выпадках, доля папяровых дадзеных значна больш.
Адным з варыянтаў вырашэння праблемы, якая мае змяшаная сярод даных будзе выкарыстоўваць сістэму фармавання малюнка дакументаў для пераўтварэння ўсіх дакументаў Вашага бізнесу ў электронную форму. Але гэта занадта дорага і адымае шмат часу для многіх малых прадпрыемстваў.
Добрая навіна заключаецца ў тым, што вы можаце пакласці асновы сістэмы кіравання дакументамі на месцы, без набыцця якога-небудзь спецыяльнага праграмнага забеспячэння або праходжання аптовай візуалізацыі дакумента.
Сістэма не павінна быць складанай; Вы проста павінны выдаткаваць некаторы час на планаванне і ажыццяўленне.
Як стварыць сістэму кіравання дакументамі
Налада сістэмы кіравання дакументамі ўключае ў сябе тры этапы;
- стварэнне плана кіравання дакументамі,
- рэалізацыі плана кіравання дакументамі,
- і пасля канца.
Першы крок, ствараючы план, трэба адказаць на гэтыя чатыры пытанні:
Якія правілы для стварэння дакументаў?
Рахункі - фактуры , лісты - напамінкі аплаты, продажу брашуры, электронная пошта, балансы , электронныя табліцы, справаздачы - Усе прадпрыемствы ствараюць мноства дакументаў у ходзе вядзення і адсочвання бізнесу. І, каб трымаць рэчы арганізаваны, усе прадпрыемствы павінны ўсталяваць правілы для стварэння дакументаў.
Напрыклад, ці ёсць у доме шаблоны для некаторых з вашых стандартных дзелавых дакументаў, такіх як лісты і рахункі - фактуры, і дзе яны знаходзяцца?
Ці ёсць у доме стыль кіраўніцтва, які павінен прытрымлівацца?
Калі новыя дакументы будуць датаваныя і / або з адзнакай часу?
Якія працэдуры павінны выконвацца для абмену або разгляду дакументаў?
Для некаторых малых прадпрыемстваў, адзіны пункт пра стварэнне дакумента, які мае значэнне будзе дзе шаблоны для розных дзелавых дакументаў размешчаны і як іх выкарыстоўваць. Але калі стварэнне дакумента ў вашым бізнэсе ўключае ў сябе розныя людзі супрацоўнічаюць, перагляду або абнаўлення дакументаў, вам прыйдзецца выдаткаваць некаторы час, вырашаючы, як гэтыя рэчы павінны быць зроблены для забеспячэння эфектыўнасці і ўзгодненасці.
Як мы будзем захоўваць дакументы?
Ёсць на самай справе два аспекты гэтага пытання.
Першы ўключае ў сябе фізічныя аспекты захоўвання. Нават калі ваш малы бізнес захоўванне дакументаў у картатэках, значыць выдаткі, звязаныя з захоўваннем; не толькі кошт картатэкі сябе, але кошт часу, калі вы і / або вашыя супрацоўнікі падаць дакументы або пайсці, каб атрымаць іх. На самай справе, самая вялікая кошт, звязаная з захоўваннем, для большасці малых прадпрыемстваў, верагодна, кошт часу, выдаткаванага марна, калі людзі шукаюць дакументы.
Другі аспект захоўвання дакументаў арганізацыйна; як будуць пададзены дакументы? Ключ да падачы дакументаў прытрымлівацца перадавой практыкі кіравання файламі.
Вы таксама павінны ведаць, як вы будзеце архіваваць дакументы. Як вы будзеце працаваць з файламі, якія састарэлі або проста гатовыя перанесці на задні план у сістэме кіравання дакументамі?
Побач з пачаткам кожнага года, да прыкладу, я іду праз розныя работы, звязаныя з файламі на кампутары, адсеў тых, якія больш не ток, а таксама ствараць новыя тэчкі, пазначаныя годам і / або прадметам, перамяшчэннем файлаў па меры неабходнасці.
Тое ж самае можна зрабіць з дапамогай папяровых файлаў; гэта не цяжка выдаліць старыя (ER) дакументы з папкі файла і маркіраваць і стварыць новы з «Старым» ў назве. Некаторыя праграмы прапануюць опцыі аўтаматычнага архівавання. Microsoft, Outlook, напрыклад, дазваляе архіваваць старую электронную пошту.
Як мага спрасціць выманне дакументаў?
Гэтае пытанне з'яўляецца сэрцам вашай сістэмы кіравання дакументамі. У ходзе апытання , праведзены Leger Marketing для Xerox Канады, канадскія SMB уладальнікі і менеджэры ў сярэднім сказалі , што гэта каштуе $ 2152 у год для кіравання і захоўвання дакументаў і каля адной гадзіны ў дзень для пошуку гэтых дакументаў (globeandmail.com).
Яшчэ раз, добрая практыка падачы можа прайсці доўгі шлях да вырашэння гэтай праблемы. Прагляд артыкулаў кіравання дадзенымі на гэтым сайце дапаможа вам пачаць працу. Калі вы робіце такія рэчы, як паслядоўна прытрымлівацца строгім наймення канвенцый , напрыклад, дакументы , будзе значна лягчэй знайсці.
І ці вы адзіны ўласнік , які працуе сола або ўладальнік бізнэсу з супрацоўнікамі , я рэкамендую стварыць спіс файлаў лакацый, якія будуць нагадваць карыстальнік , дзе пэўныя тыпы файлаў ідуць - і дзе знайсці канкрэтныя дакументы. Калі ваш бізнес , як і большасць, ня забудзьцеся ўключыць , ці будзе файл быць на вашым кампутары, сервер у доме, у воблаку , або калі ў папяровай форме , пададзенай у фізічным месцы , напрыклад, картатэка. Напрыклад, выкажам здагадку, што вы карыстаецеся малюнка, відэа ці нават папяровыя фатаграфіі ў маім бізнэсе. Запіс у вашым спісе размяшчэнняў файлаў можа быць:
Лічбавыя выявы / відэа: кампутар (ці сервер) - дыск E: / фота - файл у адпаведнай прадметнай тэчцы
Папяровыя фатаграфіі: картатэкі 3 - фота - альфа па тэме
Агульныя сеткі або воблака дыскі павінны быць маркіраваныя ў адпаведнасці са зместам, як след картатэку скрынь.
Як мы можам зрабіць / захаваць нашы дакументы ў бяспецы?
Першая лінія абароны для абароны дакументаў фізічна замацавання гаспадарчых памяшканняў самога. Усе прадпрыемствы павінны мець сістэмы бяспекі, такія як сістэма сігналізацыі, усталяваную - нават хатнія прадпрыемства .
Прадпрыемствы могуць таксама маюць патрэбу ці хочуць інвеставаць у іншыя прылады бяспекі, такія як аконныя рашоткі / рашоткі, камеры бяспекі і / або патрульных службаў. Вы можаце выдаткаваць ўвесь час, які вы хочаце ствараць паролі і шыфраванне файлаў у спробе абараніць свае электронныя файлы, але гэта не мае вялікага значэння, калі хто-то можа проста пабадзяцца і скрасці ваш кампутар і спадарожнае жорсткі дыск.
Усе шафы павінны быць блакаваныя і зачыненыя ў непрацоўны час (і замкнулі ў абеднай перапынку, калі ні адзін надзейны не будуць знаходзіцца ў непасрэднай блізкасці).
Агульныя меры бяспекі для электронных дакументаў ўключаюць рэзервовае капіраванне дакументы рэгулярна і захоўванне рэзервовых копій дакументаў, дзесьці іншыя, чым той жа жорсткі дыск, дзе знаходзяцца арыгіналы дакументы. Оф-сайт лепш за ўсё для абароны супраць таго , каб вашыя дадзеныя бізнес выцерты стыхійных бедстваў - яшчэ адна прычына , чаму воблака ідэальна падыходзіць для бізнесу .
Малыя прадпрыемствы з калегамі або супрацоўнікамі абменам жа кампутарнай сеткі могуць таксама хочуць, каб абмежаваць доступ некаторых карыстальнікаў, каб яны маглі выкарыстоўваць ці ўбачыць некаторыя з рэсурсаў сеткі. Напрыклад, вы можаце мець каталог сеткі або воблака акцый пад назвай «Бухгалтарскі ўлік», які мае доступ абмежаваны да кіравання толькі Нават калі карыстальнік мае доступ да рэсурсу, напрыклад, прыкладанне, асобныя дакументы могуць быць абаронены паролем. Змест дакументаў таксама могуць быць зашыфраваны, што робіць іх даступнымі толькі для тых, у каго ёсць неабходны ключ шыфравання.
крадзеж супрацоўнікаў іншая пагроза бяспекі дадзеных. Малыя прадпрыемствы з працаўнікамі павінны аднавіць праверкі і атрымліваць праверку на супрацоўніках пытанняў палітыкі факту.
Рэалізацыя вашай сістэмы кіравання дакументамі
Пасля таго як вы стварылі свой план кіравання дакументамі, адказваючы на пастаўленыя вышэй пытанні, вы гатовыя рэалізаваць яго, пераканаўшыся, што ўсе вашыя супрацоўнікі ведаюць дэталі сістэмы кіравання дакументамі Вашага бізнэсу і пасля адпаведных працэдур пры стварэнні, захоўванні і атрыманні дакументаў.
Акрамя таго, вы павінны быць упэўнены, што кожны, хто атрымлівае доступ і выкарыстоўвае дакументы ў вашай арганізацыі варта праз, робячы такія рэчы, як наймення і захоўвання дакументаў належным чынам. Выбарачная праверка на рэгулярнай аснове, каб праверыць, ці з'яўляецца асобныя файлы могуць быць лёгка знойдзеныя і для абароны ад misfiling.
Вы можаце наладзіць сістэму кіравання дакументамі ў дзень, але ажыццявіць гэта паслядоўна на працягу доўгага часу будзе ключом да яго поспеху. Ўзнагароды велізарныя - у стане знайсці тое, што вы хочаце знайсці, калі вы хочаце і спакой.