W-4, I-9, Праца прыкладання, дзяржаўная рэгістрацыя, і шматлікая іншая
Ваша першая адказнасць за дакументы і правілы для новых супрацоўнікаў прыходзіць адразу пасля пракату. Перад тым як работнік пачынае працу і атрымлівае сваю першую зарплату , ёсць некаторыя формы вы абавязаны мець супрацоўнік поўны. Гэтыя формы павінны быць запоўненыя кожным работнікам, у адпаведнасці з абодвума федэральныя законы і законы.
у большасці выпадкаў вам не трэба вяртаць формы каму-небудзь, але вы павінны трымаць іх. Калі гэтыя формы будуць завершаны, вы павінны трымаць іх у пэўным месцы, даступныя для супрацоўнікаў і іншых асоб, якія павінны іх бачыць. Міністэрства працы ЗША (па заработнай плаце і гадзіну аддзела) мае спецыфічныя патрабаванні для налічэння заработнай платы і кадравага ўліку , якія павінны быць захаваны на ўсіх супрацоўнікаў.
Федэральныя, дзяржаўныя і мясцовыя органы могуць таксама правяраць вашыя запісы супрацоўнікаў па розных прычынах, таму ўлік мае важнае значэнне.
01 - Форма W-4 для Федэральнага ўтрымання падаходнага падатку
Усе новыя супрацоўнікі павінны запоўніць форму W-4 да атрымання іх першай зарплаты. Гэтая форма ўключае ў сябе інфармацыю аб сямейным становішчы, колькасці утрыманцаў і прызначаных дадатковых сумах ўтрымання. Ён выкарыстоўваецца для разліку утрыманняў для федэральнага падатку на прыбытак. Вы не павінны захоўваць копіі ўсіх W-4 формы, толькі самы апошні.
Працадаўцы не павінны даць супрацоўнікам саветаў аб тым, як запоўніць гэтую форму, але вы можаце накіраваць іх на артыкул IRS, якая дапамагае ім запоўніць гэтую форму.
Абавязкова выкарыстоўвайце самую апошнюю версію формы W-4. 2017 Зніжэння падаткаў і Закон Джобса ўнеслі істотныя змены ў табліцы ўтрыманых і служачых могуць захацець змяніць іх утрыманне, каб пазбегнуць занадта шмат падаткаў, узятых з іх зарплаты. Вы павінны выкарыстоўваць у 2018 годзе W-4 формы для новых супрацоўнікаў і супрацоўнікаў , якія хочуць унесці змены ў іх форме.
Супрацоўнікі могуць мяняць сваю форму W-4 так часта, як ім падабаецца. Напрыклад, работнік можа атрымаць бонус і хоча змяніць ўтрымання. Гэта ваша адказнасць як працадаўца, каб сачыць за апошнія змяненні і пераканацца, што заробкі работніка адлюстроўваюць пажаданні работніка для ўтрымання.
02 - Форма I-9 і E-Verify сістэмы для правамоцнасці занятасці
Як працадаўца, вы павінны дакументаваць прымальнасць новых супрацоўнікаў для працы ў ЗША дакумент , які вы павінны выкарыстоўваць гэта F ORM I-9 , права на працу Праверка, якая павінна быць запоўненая кожным новым пракату. Новы супрацоўнік павінен падаць дакументацыю (а) ідэнтычнасці і (б) права на працаўладкаванне.
Ёсць два кроку ў працэсе I-9. Па-першае, супрацоўнік запаўняе форму і заяўляе, што будзе выкарыстоўвацца асобу і праца правамоцнасці дакументаў. Затым, вы як працадаўца павінен глядзець на гэтыя дакументы і пераканацца, што яны з'яўляюцца адэкватнымі і дарэчнымі.
Вы павінны захаваць гэтую форму запісу работніка, але вам не трэба, каб адправіць яго каму-небудзь. Калі іміграцыйны афіцэр прыходзіць да вашай кампаніі або хоча, каб праверыць дакументы работніка, форма вашага доказ таго, што вы праверыць працу правы працаўніка.
Буйныя працадаўцы (з вялікай колькасцю супрацоўнікаў) могуць падпісацца на E-Verify сістэмы і выкарыстоўваць яго для праверкі на прымальнасці новых супрацоўнікаў для працы ў ЗША Сістэма выкарыстоўвае інфармацыю аб форме I-9 для параўнання з федэральнымі базамі дадзеных.
03 - Заяўка на працы
Кожны новы супрацоўнік павінен запоўніць анкету працы, нават калі гэты чалавек ужо прадставіў рэзюмэ для працы. Форма заяўкі заданні змяшчае інфармацыю аб новых супрацоўніках, якія могуць быць правераны, як і папярэднімі працадаўцы і адукацыю. Яна таксама ўключае ў сябе некалькі заяў, заяўнік павінен падпісаць.
Адна заява на бланку заявы сведчыць пра тое, што інфармацыя пра ўжыванне з'яўляецца дакладнай і дакладнай, у той час як іншыя аператары дазваляюць працадаўцу праводзіць кантрольныя праверкі і праверкі дадзеных.
Маючы форму заявы для кожнага супрацоўніка абараняе Вас у якасці працадаўцы ад заяўніка прыняцця ашуканскіх прэтэнзій, і дазваляе прымаць меры, калі заяўка не з'яўляецца дакладнай.
04 - Дзяржаўнае Адабранне і рэгістрацыі
Працадаўцы павінны зарэгістраваць новыя супрацоўнік з іх дзяржавай новай сістэмы апавяшчэнняў арэнды; гэтая рэгістрацыя дазваляе дзяржаве збіраць аліменты з гэтых супрацоўнікаў. Пералік дзяржаўных сістэм абвесткі ўключаецца ў гэтым артыкуле.
Кожная дзяржава, якое збірае падаткі на прыбытак мае патрабаванне да працадаўцаў, каб паведамляць і плаціць гэтыя падаткі. Звярніцеся да дзяржаўнай аддзел даходаў (ці эквівалент) для атрымання інфармацыі аб тым, як зарэгістравацца ў якасці працадаўцы ў дзяржаве. Гэта дзяржаўная ўстанова таксама прадаставіць вам інфармацыю аб адмаўляючы формаў і патрабаванняў да справаздачнасці і выплаты ўтрыманых сум.
Для дзяржаў, якія маюць падатак на прыбытак, вам трэба будзе адняць гэтыя падаткі з зарплаты работніка і адправіць ўтрыманых падаткаў у адпаведны дзяржаўны орган.
05 - Кантрольны спіс для найму новых супрацоўнікаў
Вось 12 крокаў пералік новых працэсаў арэнды, так што вы нічога не забылі. Яна ўключае ў сябе атрыманне нумары працадаўцы ID, (федэральны ідэнтыфікацыйны нумар працадаўцы) рэгіструючы з IRS для падатковай справаздачнасці і плацяжоў, а таксама рэгістрацыі падатковага суб'екта сваёй дзяржавы (калі патрабуецца дзяржаўныя падаходны падатак). Іншыя рэгістрацыі і патрабаванне таксама пералічаныя.
06 - One More Thing - Ваш Даведнік супрацоўнікаў
Калі ў вашай кампаніі ёсць некалькі супрацоўнікаў, вы павінны мець кіраўніцтва служачага ці палітыкі і працэдуры па эксплуатацыі. Дапаможнік можа ўключаць у сябе апісанне працэсу працы і перавага ў дадатку да палітыкі і працэдур.) Усе новыя супрацоўнікі павінны атрымаць копію дадзенага кіраўніцтва і павінны падпісаць, што яны прачыталі і зразумелі яго.
Кіраўніцтва супрацоўніка становіцца юрыдычна абавязковым дакументам для вас і вашых супрацоўнікаў. Маючы супрацоўнік прачытаць кіраўніцтва супрацоўніка можа дапамагчы прадухіліць незадаволеныя супрацоўнік, нездаволеныя чакання і магчымыя судовыя пазовы.