Федэральны закон патрабуе, каб вы трымаць Paycheck справаздачы і іншую дакументацыю
Што Paycheck запісу Працадаўцы Абавязкова трымаць?
Вы, як правіла, трымаць большую частку запісаў, патрэбных законам толькі ў працэсе вядзення бізнесу, таму захаванне не зойме шмат на шляху дадатковых крокаў ці працы.
Праглядзіце запісы, якія вы ўжо павінны пераканацца, што вы ў адпаведнасці з патрабаваннямі IRS і FLSA.
Запісы могуць быць захаваны ў любой форме, у тым ліку ў электронным выглядзе. Наступныя павінны быць для ўсіх , ня вызваленых работнікаў і тых , якія ахопліваюцца мінімальныя патрабаванні па заработнай плаце:
- Асабістыя дадзеныя, уключаючы імя супрацоўніка, хатні адрас, род заняткі, падлогу і дату нараджэння, калі ён ва ўзросце да 19 гадоў
- Гадзіну і дзень, калі пачынаецца яго працоўны тыдзень
- Агульная колькасць гадзін працаваў кожны працоўны дзень і кожную працоўны тыдзень
- Усяго ў дзень або штотыднёвы даход прама часу
- Звычайная стаўка пагадзіннай аплаты за любую тыдзень, калі звышурочныя працаваў
- Усяго плаціць звышурочныя за працоўны тыдзень
- Усяго заработная плата выплачваецца кожны аплатны перыяд
- Дата аплаты і зарплаты ахоплівае перыяду.
Неосвобожден работнікі павінны быць аплачаны па меншай меры , мінімальную заработную плату і атрымліваць звышурочныя за любыя адпрацаванаму больш за 40 у тыдзень. Работнік можа быць вызвалены, калі яму плацяць не менш як $ 455 у тыдзень на заработнай платы аснове, і калі ён выконвае пэўныя абавязкі працы, як правіла, адміністрацыйныя, выканаўчыя або кіравання.
Прамое час плаціць тое, што зарабляецца на працягу першых 40 гадзін у рабочай тыдні.
Запісы, неабходныя для вызваленых работнікаў адрозніваюцца ад тых, для ня вызваленых работнікаў, а таксама спецыяльная інфармацыя неабходная для хатніх работнікаў, для работнікаў, якія працуюць у нестандартных механізмах аплаты працы, для работнікаў, да якіх жыллё або іншыя аб'екты, якія абсталяваны, а таксама для работнікаў атрымліваць педагагічныя.
Калі якія-небудзь з вашых работнікаў трапляюць у гэтыя катэгорыі, пракансультавацца з адвакатам.
Формы Вы павінны трымаць
У дадатак да зарплаты запісу, вы павінны трымаць некалькі іншых дакументаў на файл для кожнага супрацоўніка.
- Падпісаны экзэмпляр яго W-4 формы з указаннем федэральных утрыманняў. Гэтая форма можа быць зменена шмат разоў, каб пераканацца, што вы трымаеце самую апошнюю форму зверху.
- Копія любой формы, на якой працаўнік упаўнаважыў аплаты адлічэнняў, уключаючы льготы і спецыяльныя ахвяраванні, як United Way або іншыя дабрачынныя арганізацыі
- Копія арыгінальнай формы заявы работніка і любыя суправаджальныя дакументы, як рэзюмэ або транскрыптаў.
- Запісы пра змены ў узроўнях заработнай платы, у тым ліку акцыі або паніжэнняў, а таксама аб прычынах гэтых дзеянняў.
Які самы лепшы спосаб захаваць Paycheck справаздачы?
Зарплату запісы, у тым ліку дакументаванне ўсіх адпрацаваных гадзін, змены ў стане заработнай платы і ставак заработнай платы, павінны захоўвацца ў асобным файле.
Акрамя таго, неабходна весці ўлік усіх змяненняў, унесеных заработнай платы і дапамог супрацоўнікаў, у тым ліку згоды работніка. Вы павінны мець пісьмовую згоду на файл для якіх - небудзь вылікаў з заработнай платы работніка, за выключэннем падаткаў FICA і адлічэнняў з .
Сьюзен Heathfield, эксперт чалавечых рэсурсаў, мае больш падрабязную інфармацыю пра тое, што павінны захоўвацца ў асабістай справе працаўніка.
Каму дазволена Глядзі Employee справаздачы?
Большасць прадпрыемстваў вядуць улік супрацоўнікаў у абмежаванай вобласці і дазволу доступу толькі для асоб, якім можа спатрэбіцца праглядзець запісы ў сувязі з іх рангам занятасці або пазіцыі. Запісы супрацоўнікаў ніколі не павінны быць выдаленыя з запісу пакоя. Калі ў вас ёсць больш, чым некалькі супрацоўнікаў, вы можаце стварыць кадравую палітыку доступу да файлаў супрацоўнікаў такім чынам чалавечых рэсурсаў ведаюць, як рэагаваць на запыты.
- Супрацоўнікі павінны мець магчымасць бачыць свае ўласныя запісы. Вы можаце захацець, каб хтосьці застаўся ў пакоі з работнікам, пакуль ён праглядзе свой уласны рэкорд.
- Прызначаюць якой супрацоўнікі кампаніі могуць бачыць запісы супрацоўнікаў. Доступ звычайна абмяжоўваецца супрацоўнікамі ў аддзеле кадраў і менеджэраў і кіраўнікоў вышэй пэўнага ўзроўню.
- Розныя федэральныя і дзяржаўныя аўдытары могуць мець доступ да запісаў супрацоўнікаў для мэтаў аўдыту. Вы можаце запытаць ордэр, перш чым дазволіць доступ аўдытара да запісаў супрацоўнікаў.
- Адвакаты, якія прадстаўляюць работнікаў у судовых працэсах можа быць прадастаўлены доступ у некаторых канкрэтных выпадках. Афіцыйны прадстаўнік верхняга ўзроўню або адвакат кампаніі павінны пацвердзіць запыт адваката, перш чым дазволіць запісы для прагляду.