Тым не менш, у той час як планаванне падзей мае вырашальнае значэнне, калі вы хочаце, каб падзея ісці гладка, вы хочаце атрымаць вынікі ўсіх вашых намаганняў.
Таму ваша арганізацыя павінна набраць «камітэт гаспадара.»
Што такое Камітэт хостынгу?
А «гаспадар камітэт» адрозніваецца ад традыцыйнага камітэта па планаванні мерапрыемствы. Замест таго, каб людзі, якія актыўна плануюць, планаванне або наладу падзей дня або вечара, вядучы камітэт з'яўляецца камандай, якая выкарыстоўвае сваю сетку, каб пераканацца, што гэта падзея з'яўляецца хітом. Некаторыя члены камітэта гаспадара могуць выбраць:
- Заахвочвайце іх сяброў, сваякоў або калег, каб купіць квіткі
- Збіраць аўкцыён прадметаў з мясцовых прадпрыемстваў
- Выканайце падлучэння пастаўшчыка для прызоў дзверы або абслугоўвання мерапрыемстваў
Вядома, існуе мноства спосабаў камітэт гаспадар можа зрабіць вашыя дабрачынныя мерапрыемствы лепш , чым калі - небудзь . Падумайце камітэта прымаючага боку ў якасці фактычнага гаспадара партыі; хто запрашае лепшыя госць, ведае, каму патэлефанаваць для ежы або дэкору і можа злучыць вас з людзьмі, якія робяць гэтую падзею поўнага поспеху.
Паколькі камітэт гаспадар можа павялічыць грашовыя сродкі, атрыманыя на мерапрыемстве, або атрымаць больш увагі сродкаў масавай інфармацыі, пошуку і падбору патрэбных асоб, мае жыццёва важнае значэнне.
Хто выбраць для вашага камітэта прымаючага
Сапраўды карысны камітэт гаспадара не будзе ўключаць платныя маркетолаг або планавальнік падзей. Замест гэтага, яны павінны быць вельмі зацікавіліся членамі існуючай каманды, базы донараў або добраахвотнікаў са злучэннямі і гатоўнасцю працягнуць руку.
Ваш камітэт гаспадара можа вар'іравацца ад некалькіх людзей да некалькіх дзесяткаў.
Чым больш людзей на ваш камітэт, тым большы ўплыў яны могуць зрабіць калектыўна на поспех Вашага мерапрыемствы.
Вы можаце знайсці членаў камітэта прымаючага практычна ў любым месцы, у тым ліку:
- Член савета або старшыня ў вашай арганізацыі
- Добраахвотнікі, якія высока займаюцца ў супольнасці
- Донар, які мае сувязь з мясцовым бізнэсам
- Член донараў або савет, які мае шырокія кантакты ў вашай ідэальнай донарскай дэмаграфічнай
- Добраахвотнікі, якія ведаюць прадавец або ўладальнік месца сустрэчы
- Мясцовыя і нацыянальныя славутасці, якія часта выступаюць за справу
Пасля таго, як вы размясцілі твар, вы хацелі б далучыцца да камітэту гаспадара; настаў час, каб набраць іх.
Як завербаваць Камітэт хост
Шукайце і злучыцца з людзьмі, якія зрабілі б выдатныя член камітэта гаспадара. Аднак, не проста папрасіць каго-небудзь, каб быць у камітэце прымаючага. Фармальнае запрашэнне гэта лепшы спосаб набраць член камітэта.
У запрашэнні камітэта гаспадара, важна ўключаць:
- Поўная інфармацыя аб мерапрыемстве і арганізацыях (дата і месца)
- Інфармацыя пра мэты мерапрыемства (збор сродкаў для канкрэтнай прычыны)
- Прыклады таго, як член камітэта гаспадара мог бы ўнесці свой уклад
- Спатканне адказаць або злучыцца з вашай камандай
- «Прасунутыя» дзякуй за даючы ім ведаць, што вы рады запрасіць іх
- Ваша імя / кантактная асоба і кантактная інфармацыя
Пераканайцеся ў тым , што патэнцыйныя ўдзельнікі ведаюць , што іх удзел будзе прызнана і ацэнена , і што яны могуць аказаць істотны ўплыў на ўступленне.
Калі вы задаецца пытаннем, як падрыхтаваць свой хост-запрашэнне камітэта ліст, ёсць шмат прыкладаў на калегаў некамерцыйных вэб-сайтаў. Калі вы шукаеце шаблон простых ў выкарыстанні, скапіруйце і ўстаўце прыведзены ніжэй шаблон і ўставіць інфармацыю ў кожным з дужак.
[Дата]
Паважаны [Insert Name]:
Я пішу, каб паведаміць пра захапляльнае выпадку, [Ваша імя арганізацыі] плануе за [месяц] у [Insert City].
У [месяц + год (калі ён адрозніваецца ад бягучага)], [Арганізацыя] прыносіць [Імя падзеі] да [City] для павышэння ўзроўню дасведчанасці аб [прычына / сацыяльная праблема / праблемы вашай арганізацыі адрасы] і пабудаваць падтрымку [ праграмы / ініцыятывы / намаганні].
[Дадаць адпаведную інфармацыю пра падзею / мэты / тэме].
Мерапрыемства будзе праходзіць у [City] у [Event Месца правядзення (калі ёсць)] [дата і час].
[Імя], мы хацелі б вашай дапамогі, каб зрабіць гэта падзея-і іншым жа, як гэта-поспех. Калі вы хочаце быць часткай гэтай падзеі, а таксама будучыя падзеі, мы былі б вельмі ўдзячныя, калі вы прымеце гэта афіцыйнае запрашэнне стаць часткай нашага камітэта гаспадара.
Ёсць некалькі простых спосабаў, каб атрымаць ўдзел:
- Падзяліцеся імя або назва арганізацыі, у якасці члена нашага камітэта прымаючага
- Запрасіце сваіх калегаў, сяброў і суседзяў, каб купіць [табліца / білет] у нашым выпадку (s)
- Далучайцеся да нас на падзею
- [Уставіць канкрэтны запыт на аснове становішча чалавека, сувязь.]
Мы таксама рады, калі вы лічыцеся хостынгам свайго ўласнага стала і запрасіць сябар і калега вечар весялосці. Ваша шчодрая падтрымка дапаможа нам распаўсюдзіць слова пра [справе] і сапраўды аказаць ўплыў.
Член [арганізацыя] будзе звязацца з вамі ў [Уставіць тэрміны], каб абмеркаваць дэталі нашага камітэта які прымае і абмеркаваць ваш удзел, вы павінны быць зацікаўленыя.
Мы будзем рады працаваць з вамі, каб [Імя падзеі] і будучыя падзеі поспех! Дзякуй за ваш шчодрае ўвагу і падтрымку.
З павагай,
[Ваша імя]
[Становішча ў арганізацыі]
[Назва арганізацыі]
[Кантактны нумар]
Пасля таго, як Вы завербавалі Ваш камітэт хаста
Пасля таго, як вы запрасілі абраныя член вашага камітэта, вы будзеце атрымліваць некаторыя прыёмачныя лісты або званкі. Тым не менш, перш чым патрапіць у дэталі падзеі або тое, што вы хацелі б іх рабіць, планаваць кароткую сустрэчу з камітэтам. Не пытаючыся ні за што ад іх, хай яны:
- Пазнаёмцеся адзін з адным
- Абмяркуйце, як яны ўдзельнічаюць у вашай арганізацыі
- Агляд матэрыялы або прэзентацыя аб вашай прычынах / працы
- Brainstorm ідэя пра тое, як яны хацелі б унесці свой уклад
Адтуль, вы можаце дазволіць ім ведаць свае мэты па зборы сродкаў, і як вы хацелі б бачыць, што яны працуюць разам (запрасіўшы кантакты або цягнуцца дэталямі аўкцыёну). Яны могуць таксама падзяліць на «падкамітэты», калі ў вас ёсць вялікая група
Вядома, гэта не праца толькі для планавання і выканання вашага мерапрыемствы прымаючага камісіі. Камітэт гаспадара павінен працаваць з валанцёрамі або камітэтам па планаванню мерапрыемствы па продажы квіткоў, пераканайцеся , што спонсарскія новае падзея заяўляецца, аўкцыён прадметы ў багацці, і што ноч будзе хітом для наведвальнікаў.
Прызнаючы намаганні вашага хостынга Камітэта
Калі падзея скончыцца, члены камітэта вашыя гаспадары павінны быць аднымі з першых людзей , вы дзякуеце, як у выпадку і з напісана дзякуй на наступны дзень пасля. Чым больш вы будзеце займацца вашым камітэтам гаспадара, тым больш яны будуць гатовыя прыняць у будучыні.
Знайсці людзей у вашай арганізацыі або супольнасці, якія маглі б дапамагчы вам правесці сваё наступнае мерапрыемства. Яны маглі б зрабіць вялізную розніцу ў колькасці грошай, якія вы прыўздымацца і праграмы, якія вы можаце падтрымаць.