Дакументы трымаць доўгатэрміновыя і кароткатэрміновы
4 прычыны, каб весці ўлік
- Гэта зробіць яго значна лягчэй падаць свае падаткі.
- Маючы ўвесь запісаныя дапамогуць трымаць вас ад ўпусціць якія-небудзь вылікі, што зэканоміць вам грошы.
- Гэта дапаможа вам пераканацца, што вы падаеце дакладныя патрабаванні. Замест таго, каб гадаць, «Я думаю, што я заплаціў, што падрадчыку $ 1000,», хутка падцягваючы табліцу, вы будзеце ведаць, што заплаціў яму $ 850 на 17 ліпеня.
- У выпадку, калі вы аўдыт або IRS мае якія-небудзь пытанні з нагоды пунктаў па падатковай дэкларацыі, вы будзеце мець доказы, каб падтрымаць вашыя прэтэнзіі. Калі ў вас няма гэтай дакументацыі, вы апыніцеся марнаваць час і грошы, спрабуючы знайсці доказы. Горш таго, калі вы не ў стане прыдумаць з квітанцыяй, ваша патрабаванне не будзе выконвацца, і вы, магчыма, нават прыйдзецца плаціць дадатковыя падаткі і штрафы.
Якія запісу я павінен сачыць за?
Кароткі адказ, вы павінны сачыць за ўсім! IRS вядомы аўдыту прадпрыемстваў малога бізнэсу , асабліва тыя , якія паказваюць страты ў паслядоўных гадоў. Акрамя таго, многія агенты IRS не разумеюць падатковыя нюансаў, якія прымяняюцца для інвестараў у нерухомасць, што робяць іх больш верагодна, пытанне вашай падачы.
Вам трэба будзе мець доказ, калі IRS ставіць пад сумнеў любы з вашых прадметаў або нават у паўсядзённым гаспадарчай дзейнасці, калі хтосьці спрабуе распытаць плацёж.
Два тыпу запісаў, якія трэба будзе трымаць пастаянныя запісу і кароткатэрміновыя запісу.
1. Сталыя справаздачы
Гэта дакументы, якія вы хочаце захаваць на нявызначаны час.
Якія некаторыя прыклады пастаянных запісаў?
Гэта дакументы, якія будуць актуальныя і каштоўныя для вас далёка за межамі бягучага падатковага года, такія як:
- Усе арандатар арандуе.
- Любы выгляд юрыдычнай документация- Штрафы, інспекцыйныя справаздач, судовыя выступаў.
- Любы тып дазволу вы вынялі на маёмасць.
- Усё, што вы б depreciate- Такія, як ўласнасць або паляпшэння.
- Калі ў вас ёсць кампанія , зарэгістраваная як ТАА , LP , S Corporation або іншыя, вы хочаце захаваць усе запісы , якія маюць дачыненне да гэтага.
- Страхавыя полісы.
- Крэдыт документация- Такія, як іпатэчныя крэдыты.
- Мінулых гадоў падаткі.
- Назва уласнасці / акт.
2. Кароткатэрміновыя справаздачы
Да кароткатэрміновай перспектыве, я не маю на ўвазе пару месяцаў. Вы хочаце захаваць якія-небудзь дакументы, якія вы палічыце досыць важным, каб прэтэндаваць на вашы падаткі на працягу як мінімум пяці гадоў. Як доўга пасля таго, як гэта залежыць ад вашага ўзроўню камфорту. Гэта дапаможа вам у выпадку, калі вы калі-небудзь правяраныя або падалі ў судзе.
Якія некаторыя прыклады кароткатэрміновых запісаў?
Усё, што мае значэнне ў якасці даходу або расходу на працягу дадзенага падатковага года, у тым ліку:
- Выдаткі на рэкламу для вашага бізнесу або маёмасці.
- Забавы expenses- Такі, як вячэры або абеды для бягучых ці патэнцыяльных кліентаў.
- Працэнты, выплачаныя па іпатэчных і любы крэдытных картах для выкарыстання ў бізнэсе.
- Юрыдычныя / прафесійныя fees- Для бухгалтараў, юрыстаў, страхавых агентаў, рыэлтараў.
- Кіраванне expenses- Інтэрнэт, другая тэлефонная лінія для бізнесу, офісныя прыналежнасці, хатні офіс вылік, калі ў вас ёсць хатні офіс выкарыстоўваецца выключна для бізнесу.
- Арэнда атрымала.
- Рамонт выконваецца.
- Дэпазіты бяспекі received.- Калі арэнды арандатара сканчаецца, калі вы трымаеце частка дэпазіту, вы павінны запісаць яго ў якасці даходу. Калі вы захоўваеце некаторыя з іх, каб заплаціць за рамонт, грошы, якія вы марнуеце на рамонт лічыцца расход, які вы можаце адняць на падаткі.
- Камандзіровачныя выдаткі для бізнесу - такія , як прабяжыць на арэнду дзейнасці.
- Ўтыліты аплачаны.
- Заработная плата работнікаў або незалежных падрадчыкаў.
Як я павінен адсочваць мае запісы?
Вы павінны трымаць лічбавую копію (кампутар) і папяровы носьбіт (паперу) усё вашыя запісы.
1. Digital Copy
Вы хочаце выкарыстоўваць электронную табліцу або праграму, як Quicken мэнэджара па арэндзе нерухомасці , каб адсочваць даходы і выдаткі.
Вы павінны зрабіць гэта, як толькі даход прыходзіць або расход адбываецца. Вы хочаце ўключаць максімальна падрабязную інфармацыю як мага:
- дата,
- час,
- Хто ён заплаціў або хто заплаціў вам,
- Прырода даходаў і выдаткаў
- Сума.
- Вы можаце нават ўключаць, як гэта было нададзена або панесены (наяўныя грошы, нумар чэка, крэдытнай карты, грашовыя пераклады і г.д.).
Ўзровень дэталізацыі будзе залежаць ад выкарыстоўванага праграмнага забеспячэння або стварэння. Некаторыя праграмы будуць спасылацца непасрэдна на банкаўскіх рахунках і запіша свае даходы і выдаткі для вас.
Нават калі вы выбіраеце менш дарагую праграму, ці трымаць свае запісы на асабістых электронных табліц, вы ўсё роўна павінны ствараць асобныя запісы для кожнага ўласцівасці, для кожнага віду расходаў, а таксама для асобных відаў даходаў. Справа ў тым, каб запісаць як мага больш інфармацыі, як вы можаце падчас аперацыі, так што вы можаце лёгка ствараць фінансавыя справаздачы ў будучыні.
Вы заўсёды павінны іх рэзервовыя копіі на кампакт-дыску, на знешнім цвёрдым дыску, у воблаку, і нават з папяровай копіяй. Яны павінны быць надрукаваныя ў канцы кожнага месяца і / або ў канцы года.
2. Цвёрды дыск
Вы хочаце, каб пераканацца, што ў вас ёсць папяровую копію вашых самых важных дакументаў. Калі магчыма, вы хочаце захоўваць іх у нейкім вогнеахоўнага сістэмы падачы або сейфе. Калі вы не можаце знайсці досыць вялікі, для ўсіх вашых файлаў, вы хочаце захаваць найбольш важныя з іх, напрыклад, назвы да ўласнасці ў гэтым акне. Класіфікаваць усё па годзе, а затым у алфавітным парадку сартаваць файлы, так што іх лёгка знайсці.