Кожны год працадаўцы абавязаныя адправіць справаздачу работнікам з указаннем іх агульнай сума заработнай платы і адлічэнняў, таму супрацоўнікі могуць ўключаць у сябе інфармацыю аб сваіх падатковых дэкларацыях. Даклады таксама павінны быць пададзены ва Упраўленне сацыяльнага забеспячэння. Дадзены справаздачу ўяўляе сабой W-2 формы.
Перад тым, як падрыхтаваць і адправіць W-2 формы для супрацоўнікаў і адміністрацыі сацыяльнага забеспячэння, выканайце наступныя дзеянні, каб пераканацца, што ўсё ідзе гладка.
01 - Пераканайцеся, што вы правільна аб'явы работнікаў, супрацоўнікаў
Работнік з'яўляецца работнікам , які выконвае працу па ўказанні працадаўцы. Увогуле, хто выконвае паслугі па арганізацыі з'яўляецца работнікам, калі арганізацыя можа кантраляваць тое, што будзе зроблена і як гэта будзе зроблена.
З іншага боку, незалежны падрадчык з'яўляецца фiзiчнай асобай або кампанія , якая прадастаўляе паслугі іншага асобы або бізнес. Незалежны падрадчык ўяўляе сабой асобны суб'ект прадпрымальніцкай дзейнасці і не лічыцца працаўніком. Некаторыя прыклады незалежных падрадчыкаў кансультанты, агенты або брокеры. Праца незалежных падрадчыкаў часта выпадковая ці не з'яўляецца істотнай для бізнесу; напрыклад, паслугі па ўборцы, працэсар заработнай платы, або ІТ-службы.
Больш падрабязна пра класіфікацыі работнікаў, супрацоўнікаў або незалежных падрадчыкаў , а таксама пракансультавацца з адвакатам занятасці па дапамогу.
02 - Праверка рассылання і падачы заявак Даты на бягучы год
Два крокі ўдзельнічае ў працэсе W-2. Першы крок у распаўсюдзе формы W-2 работнікаў. Другі крок заключаецца ў файл гэтых формаў з Адміністрацыяй сацыяльнага забеспячэння. (ССА)
Тэрмін як для размеркавання супрацоўнікаў і падачы з ССА 31 студзеня наступнага года. Гэта новы больш ранні тэрмін для падачы для SSA была створана, каб дапамагчы пазбегнуць падатковага махлярства. Больш падрабязна пра тэрмінах W-2 і 1099.
Пераканайцеся, што вы даць супрацоўнікам свае формы ў пачатку студзеня, так што ў іх ёсць час, каб разгледзець іх, каб пазбегнуць памылак.
03 - Праверка супрацоўнікаў W-4 Формы
Працадаўцы абавязаныя мець W-4 формы на файл для ўсіх супрацоўнікаў ва ўсе часы. Форма W-4 ўключае ў сябе інфармацыю, неабходную для вызначэння сумы федэральнага ўтрымання падаходнага падатку работніка, выкарыстоўваючы сямейнае становішча, колькасць утрыманцаў, а таксама любыя дадатковыя сумы, якія будуць утрыманы.
Форма W-4 павінен быць завершаны ў арэндзе і ў любы час работнік жадае ўнесці змены. Супрацоўнік павінен змяніць форму W-4, калі персанальныя дадзеныя работніка (у той ліку сямейнага становішча і колькасці утрыманцаў) змяненняў або ў выпадку змены адрасу супрацоўніка. Работнік можа таксама змяніць форму W-4 у любы час , каб змяніць колькасць ўтрымання.
Кожны год да канца бягучага года, працадаўцы павінны папрасіць усё супрацоўнік перагледзець форму W-4, каб пераканацца, што асабістая інфармацыя з'яўляецца дакладнай.
Пераканаўшыся, што супрацоўнікі маюць дакладную і актуальную інфармацыю пра форму W-4 дапаможа вам падрыхтаваць і распаўсюдзіць W-2 формы.
04 - Збор Payroll Інфармацыя для W-2 формаў
Па-першае, вам спатрэбіцца некаторая базавая інфармацыя аб вашай кампаніі для ўсіх W-2 формы:
- Вашай кампаніі працадаўца ідэнтыфікацыйны нумар
- Імя, адрас і паштовы індэкс бізнесу
- І дзяржаўны падатковы ідэнтыфікацыйны нумар вашай кампаніі
Затым вам трэба будзе сабраць інфармацыю пра кожнага супрацоўніку, як асабістай інфармацыі і інфармацыя пра заработную плату:
- Імя супрацоўніка і адрас і нумар сацыяльнага страхавання або іншы падатак ідэнтыфікацыйны нумар
- Сума выплат па дадзеным супрацоўніку: агульная заработная плата, парады і іншыя кампенсацыі
- Сума федэральнага падаходнага падатку, ўтрыманы
- Заработная плата сацыяльнага страхавання (аж да максімальнага сацыяльнага забеспячэння сумы за год)
- Medicare заработнай платы і парады і Medicare падатак , утрымацца, уключаючы дадатковы падатак Medicare для супрацоўнікаў з высокім узроўнем даходу.
- Размешчаныя парады работнікаў , якія выплачваюцца
- Залежныя дапаможнікі па догляду за аплачаныя, а таксама іншыя льготы падаткаабкладаемага работніка
- Для кожнай дзяржавы, у якім работнік працаваў, дзяржаўныя зарплаты і парады аплачваецца і утрыманы падатак на даход дзяржавы
- Мясцовыя зарплаты і парады заплацілі i ўтрымана мясцовы падатак на прыбытак.
05 - Агляд W-2 Апрацоўка - Якім чынам будзе W-2 будзе створаны?
Калі ваша кампанія з'яўляецца новым для налічэння заработнай платы, або калі ваша сітуацыя налічэння заработнай платы змянілася ў апошні час, гэта добрая ідэя, каб разгледзець працэс пошуку, завяршэння і распаўсюду ў сувязі з спыненнем года справаздач супрацоўнікаў. Вы можаце атрымаць W-2 формы з офіса крамы пастаўкі, ваш CPA, ад падатковага або бухгалтарскага праграмнага забеспячэння, або з IRS.
Заўвага: Вы не можаце спампаваць W-2 формы ад IRS або ў іншым месцы ў Інтэрнэце. Капіяванне A формы W-2 знаходзіцца ў пэўным колеры чырвоных чарнілаў і не можа быць паўтораная. Вы павінны падаць канкрэтную IRS форму Копіі А з Упраўленнем сацыяльнага забеспячэння (гэта копія вам захаваць і файл з сацыяльным забеспячэннем ў канцы лютага).
Вось некалькі варыянтаў для атрымання W-2 формы:
- Выкарыстанне праграмнага забеспячэння бухгалтарскага ўліку. Калі ў вас ёсць толькі некалькі супрацоўнікаў, і вы выкарыстоўваеце праграмнае забеспячэнне бухгалтарскага ўліку, вы можаце быць у стане купіць надбудову для падрыхтоўкі W-2 формы з выкарыстаннем гэтага праграмнага забеспячэння.
- Выкарыстанне праграмнага забеспячэння падрыхтоўкі падатковай. Калі вы выкарыстоўваеце адзін з распаўсюджаных праграм падрыхтоўкі падатковай, альбо ў Інтэрнэце або ў настольнай версіі, і вы набылі бізнес-версію гэтага праграмнага забеспячэння, праверце, каб убачыць, калі W-2 апрацоўкі ўключана. Шырлі Elmblad, Кіраўніцтва па фінансаваму праграмным забеспячэнні, ёсць артыкул аглядаў падатковага праграмнага забеспячэння
- Выкарыстоўваючы набытыя W-2 формы. Асноўныя збытавыя кампаніі офіс маюць загадзя надрукаваны W-2 формы для выкарыстання з праграмным забеспячэннем на кампакт-дыску, які дазваляе ўводзіць інфармацыю для гэтых формаў ўручную і раздрукаваць іх на друкарцы.
Які б метад вы карыстаецеся для запаўнення і друку W-2 формы павінны таксама мець W-3 формы перадачы .
06 - Вырашыце Як размеркаваць W-2 формы для супрацоўнікаў
Пасля стварэння W-2 формы, ваша наступнае рашэнне, як размеркаваць іх работнікам. Памятаеце, што крайні тэрмін для размеркавання W-2 формы для работнікаў 31 студзеня каляндарнага года, наступнага за справаздачным годам. Напрыклад, працадаўцы, якія патрабаваліся, каб размеркаваць 2016 падатковы год W-2s былі да 31 студзеня 2017 года, каб размеркаваць іх.
У вас ёсць два варыянты для распаўсюджвання друкаваных W-2 формы для супрацоўнікаў: альбо адправіць іх па пошце ці распаўсюджваць іх супрацоўнікам асабіста. Калі работнік падымае сваю форму W-2 у твар, вы можаце мець знак супрацоўніка, што форма была падабраны, каб пазбегнуць пытанняў аб тым, ці з'яўляецца гэта зроблена.
07 - Праверка на наяўнасць памылак перад адпраўкай W-2 формы для супрацоўнікаў
Каб звесці да мінімуму праблемы і неабходнасці паўторна адправіць W-2 формы, праверце формы W-2 на наяўнасць памылак, выкарыстоўваючы гэты кантрольны спіс. Агульныя W-2 памылкі ўключае выкарыстанне формы няслушнага года, не ў стане ўтрымліваць інфармацыю, калі размяшчалі інфармацыю ў няправільным поле, і не здолець спыніць ўтрыманне сацыяльнага забеспячэння на максімуме.
08 - Апрацоўка запытаў супрацоўнікаў дубляваных W-2 формаў
Супрацоўнікі часта губляюцца або страціць W-2 формы, і яны могуць прыйсці да вас аддзел заработнай платы з просьбай зрабіць копію іх формы W-2. Перад тым, як распаўсюджваць W-2 формы, падумайце, як вы будзеце мець справу з гэтымі запытамі:
- Калі вы распячатвалі форму ўнутры, вы можаце проста перадрукаваць форму W-2 і даць яму ці адправіць яго работніку.
- Калі форма была падрыхтавана іншай службай заработнай платы, яны могуць спаганяць плату за кошт паўторнай друку і рассыланняў формы. Вы можаце даручыць супрацоўнік для першай формы выпiскi альбо другога дубліката у годзе (гэта здараецца!).
Што б вы ні вырашылі, што гэта добрая ідэя, каб паведаміць палітыцы ў дачыненні да дублюючых формаў работнікаў. Маючы зарад для паўтаральных формаў можа здацца крайнасцю, але гэта можа скараціць колькасць страчаных формаў, якія вам даводзіцца мець справу з.
09 - Падача W-2 і W-3 формы з Упраўленнем сацыяльнага забеспячэння
Пасля таго, як вы вырашылі, як падрыхтаваць W-2 формы і размеркавалі гэтыя формы супрацоўнікаў (да 31 студзеня года, наступнага за падатковым годам), ваша наступнае рашэнне, каб вызначыць, як падаць гэтыя формы з Упраўленнем сацыяльнага забеспячэння (SSA) ,
Уся W-2 форма павінна быць пададзеная з Упраўленнем сацыяльнага забеспячэння, разам з суправаджальнай формай W-3 . Існуе два варыянты прадстаўлення гэтых формаў:
- Вы можаце падаць онлайн на раздзеле Бізнес паслугі Інтэрнэт на вэб - сайце Службы сацыяльнага забеспячэння. Вы павінны спачатку зарэгістравацца, а затым запоўніць адпаведныя формы онлайн. Калі вы падаеце онлайн з БСА, вам не трэба ўключаць W-3 формы.
- Вы таксама можаце паслаць па пошце завершаны W-2 формы разам з формай W-3 да Адміністрацыі сацыяльнага забеспячэння.
Тут больш інфармацыі аб тым , як падрыхтаваць форму W-3 .
10 - Праверка дзяржаўнага рэгулявання для размеркавання W-2 формаў
Калі вы запоўніце форму W-2 для супрацоўніка, адна частка гэтай формы (Copy 1) прызначаны для прадстаўлення стану, у якім працуе супрацоўнік. Калі супрацоўнік працуе ў больш чым адной дзяржаве, вы павінны прадставіць копію формы W-2 для кожнага стану.
Кожная дзяржава мае розныя патрабаванні для прадстаўлення W-2 формы і любы препроводительной формы. Праверце з аддзелам даходаў падатковага органа або дзяржаўнага вашай дзяржавы, каб даведацца патрабаванні гэтай дзяржавы.
UPDATE: Многія дзяржавы ў адпаведнасці з новым раней 31 студзеня крайні тэрмін для падачы W-2 з SSA.
Больш падрабязна пра дзяржаўных падаткаў на заработную плату.