Што вам трэба захоўваць і парадкаваць
У пэўнай ступені, элементы, якія вы павінны будзеце распрацаваць сістэму падачы для шмат у чым будзе залежаць ад вашага бізнесу.
Напрыклад, калі вы прадаеце матэрыяльны прадукт, вам трэба нешта адсочвае ваш інвентар. Аднак, тут ёсць агульны спіс пунктаў, якія Вы павінны будзеце сачыць прэч ў вашым доме бізнес:
- Бізнес і маркетынгавыя планы.
- Юрыдычныя дакументы (г.зн. ТАА Справаводства, бізнес-ліцэнзіі, а таксама інтэлектуальнай уласнасці, рэгістрацыі, дагаворы)
- Кантакты (прафесійныя, кліенты, пастаўшчыкі, пастаўшчыкі паслуг і г.д.)
- Фінансавая інфармацыя (/ Loss справаздачы аб прыбытках, бухгалтарскія балансы, рахункі да атрымання / аплаце)
- падаткі
- Бізнес выдаткі (квітанцыі)
- праектаў
Разам з гэтым спісам, вы хочаце, каб дадаць элементы, якія з'яўляюцца спецыфічнымі для вашага бізнесу.
Сістэмы для арганізацыі хатняга бізнесу
Каэфіцыенты вы будзеце выкарыстоўваць розныя метады для захоўвання і апрацоўкі вашых дакументаў і іншай важнай інфармацыі. Ключавым фактарам з'яўляецца тое, каб выбраць метад, які лепш працуе для вас. Кожны чалавек мае іншы спосаб мыслення і арганізацыі. Напрыклад, для некаторых людзей, гэта мае сэнс арганізаваць файлы ў алфавітным парадку, але і для іншых, яны лягчэй арганізаваць па даце.
Калі вы не ўпэўненыя, што будзе працаваць лепш для вас, паспрабуйце, і калі вы з усіх сіл, каб захаваць яго, прыняць іншую сістэму. Вось тры спосабу арганізацыі файлаў і інфармацыі:
Простая сістэма падачы Binder
Для малых прадпрыемстваў, якія не вырабляюць занадта шмат дакументаў, сістэма злучнай з'яўляецца добрым выбарам.
Яна таксама ідэальна падыходзіць для людзей, якія хацелі б мець усё ў адным месцы, або якія маюць патрэбу ў інфармацыі, каб быць мабільным. Злучная сістэма выкарыстоўвае вялікія тры кольцы злучнае, ліставыя сродкі абароны, а таксама раздзел падзельнікі.
Выкарыстоўвайце раздзел падзельнікі для арганізацыі бізнес-катэгорыі, такія як адкладзеныя ордэра, выкананыя заказы, майстар-копій розных формаў ... і г.д .. Адтуль вы пачнеце збіраць файлы ў шпунтовых пратэктараў. Пасля таго, як злучнае рэчыва становіцца поўным - у канцы тыдня, месяц ці тры месяцы - гэта будзе час, каб ачысціць. Вы проста перадаваць файлы заказ кліента і іншыя гістарычныя запісы ў традыцыйную сістэму падачы, якая дакладна адлюстроўвае арганізацыю вашага Біндэр.
Традыцыйная сістэма падачы
Традыцыйныя сістэмы падачы выкарыстоўваць картатэку, віслыя файлы і тэчкі манильской. Амаль кожны бізнес будзе ў канчатковым выніку патрэбны гэты тып падачы, як іх бізнес расце. Там проста занадта шмат дакументаў генеруецца на працягу доўгага часу ня мець адзін. А паколькі падатковыя запісы павінны захоўвацца на працягу сямі гадоў, вам трэба месца, каб захоўваць усе гэтыя запісы. Традыцыйныя сістэмы падачы ідэальна падыходзяць для прадметаў, якія павінны быць захаваны, але рэгулярна не звярталіся, такія як падаткі за папярэдні год і бізнес-ліцэнзіі. Вось некалькі саветаў , каб атрымаць вашу традыцыйную сістэму падачы з зямлёй і паспяховай:
- Падумайце аб тым, які тып сістэмы вы будзеце рэальна выкарыстоўваць. Вы можаце пайсці арэхі пакупкі прахалодных канцылярскія прыладаў, а таксама распрацаваць найбольш складаную і маляўнічую сістэму падачы ў свеце, але калі яна не адпавядае вашаму стылі работы, гэта будзе пустым марнаваннем часу ўстанаўлення і грошай.
- Стварэнне сістэмы для кіравання паперай, якая дазваляе найменшую колькасць «дакрананняў.» Вы хочаце, каб пазбегнуць будаўніцтва груды паперы, і справа з кожным кавалкам некалькі разоў. Замест гэтага, працаваць, каб прымаць рашэнні аб тым, дзе паперка павінна ісці ў першы раз, калі вы дакрануцца да яе.
- Адкладзеце час для падачы . Гэта лёгка пазбегнуць гэтай задачы, як ад чумы, але гэта неабходна і дапаможа вашаму бізнесу працаваць нашмат больш гладка. Асабліва квітанцыя і іншыя прадметы, якія выкарыстоўваюцца ў падатковае час, захоўваючы гэты матэрыял арганізаваны маркамі падачы вашых падаткаў, што значна прасцей.
Электронная сістэма падачы
Лічбавай свет не цалкам адпала неабходнасць у захоўванні паперы, але ён зрабіў захоўвання інфармацыі значна прасцей. Лічбавыя сістэмы могуць ствараць, адпраўляць і кіраваць рахункамі, і ён можа адсочваць вашы дамы бізнес-фінансаў, а затым імпартаваць у падатковай праграмнае забеспячэнне для электроннай падачы заявак. Вы можаце сканаваць чэкі і іх захавання ў файл на вашым кампутары (хоць вы, верагодна, варта трымаць папяровую версію, а). Электронныя сістэмы могуць захоўваць кліентаў, кліентаў і перспектыва інфармацыі ў сістэме кіравання ўзаемаадносінамі з кліентамі для лёгкага доступу, па электроннай пошце, выстаўленне рахункаў і многае іншае. Інтэрнэт сістэма можа быць выкарыстана для захавання вашых ідэй, дапаможа вам кіраваць праектамі, арганізоўваць інфармацыю або даследаванне.
Але як папера файлавых сістэм, ваша лічбавая сістэма падачы павінна мець арганізацыйную структуру, выкарыстоўваючы тэчкі і файлы , якія захоўваюцца на вашым кампутары або ў воблаку . Для простага кіравання, выкарыстоўваць адны і тыя ж структуру і імёны файлаў у лічбавай сістэме, як вы робіце ў папяровай сістэме. Для абароны вашых лічбавых файлаў, рэзервовага капіявання іх на асобны дыск або інтэрнэт-сістэму захоўвання дадзеных.
Спалучэнне ўсіх з вышэйпералічанага
Хутчэй за ўсё, вы павінны будзеце выкарыстоўваць больш чым адну сістэму для кіравання ўсімі дадзенымі і матэрыялы, якія трэба захоўваць у вашым бізнэсе. Па-першае, вы павінны вырашыць, што лепш працуе для вас, а затым рэалізаваць яго. Напрыклад, вы можаце мець злучную сістэму, каб дапамагчы вам арганізаваць кіраванне з дня ў дзень вашага бізнесу, такіх, як ваш графік, маркетынг, а таксама копіі вашых формаў.
Ваша традыцыйная сістэма можа захоўваць усе вашыя доўгатэрміновыя дакументы, такія, як падаткі за папярэднія гады, дазволу і ліцэнзіі на вядзенні бізнесу і рэгістрацыя інтэлектуальнай уласнасці. Вы можаце выкарыстоўваць лічбавую сістэму для захоўвання вашых ідэй, такіх як Evernote , а таксама адсочваць праекты.
З іншага боку, вы можаце быць як лічбавыя , наколькі гэта магчыма, з дапамогай онлайн - спіс спраў і каляндар , скануючы ўсе паступлення ў ваш кампутар, і з дапамогай праграмнага забеспячэння або анлайн - сэрвісаў для ўсіх іншых вашых патрэбаў кіравання бізнесам. Тым не менш, вы ўсё роўна патрэбна сістэма для кіравання паперай, якая робіць атрымаць генеруецца. Ключ павінен знайсці сістэму, якая лёгка для вас, каб прытрымлівацца і знайсці неабходную інфармацыю, калі вам гэта трэба.
Абноўлена верасня 2016 Леслі Truex