Файл Саветы кіравання для лічбавых файлаў
У дадатак да захоўванню дакументаў лакальна на настольных кампутарах, наўтбуках і мабільных прылад ўсё больш і больш прадпрыемстваў выкарыстоўваюць воблака для асноўных бізнес - прыкладанняў і захоўвання файлаў. (Глядзі Чаму Cloud Computing ідэальна падыходзіць для малога бізнэсу і 5 Недахопаў хмарных вылічэнняў. )
Яшчэ больш ўскладняе праблему захоўвання з'яўляецца неабходнасцю для многіх прадпрыемстваў для абмену дакументаў паміж супрацоўнікамі .
У офісе гэта, як правіла, ажыццяўляецца з дапамогай файлавага сервера або сеткавага прылады захоўвання прыкладаецца (NAS). Калі патрабуецца агульны мабільны доступ, дакументы могуць быць захаваны ў хмары і падзяляюць прызначэнне правоў доступу. У выніку ўсё гэта можа быць кашмарам для кіравання файламі з некаторымі з дакументаў чалавека, якія захоўваюцца ў воблаку, і некаторыя на мясцовым узроўні, і нават асобныя дакументы захоўваюцца толькі ў адным месцы або сябрам.
Арганізацыя з'яўляецца ключом да электроннага кіраванні файлам
Там, дзе захоўваюцца дакументы, важна, каб трымаць іх арганізаванымі і ўдакладнены. Мэта электроннага кіравання файламі, каб пераканацца , што вы можаце знайсці тое , што вы шукаеце, нават калі вы шукаеце для яго гадоў пасля яго стварэння.
Большасць дзелавых людзей ёсць у той ці іншы момант быў у няёмкім становішчы, калі кліента выклік і не будучы ў стане хутка знайсці адпаведны кошт - фактуру або іншыя важныя дакументы кліента.
У роўнай ступені раздражняе скремблирование вакол на канцы года , спрабуючы знайсці дакументы , якія адносяцца да рахункаў кампаніі для бухгалтара або нават горш, падаткавік .
Правільная арганізацыя лічбавых дакументаў мае асабліва важнае значэнне ў агульнай асяроддзі - калі адзін з вашых супрацоўнікаў адсутнічае (часова або пастаянна!), Вы павінны мець магчымасць лёгка знайсці якія-небудзь дакументы, створаныя або кіраваныя гэтым чалавекам.
(Звярніце ўвагу , што патэнцыйныя страты дадзеных праблем з незадаволенымі, якія вылятаюць супрацоўнікаў яшчэ адна прычына , каб абараніць свае бізнес - дадзеныя. Глядзі 6 Правілы абароны бізнес - дадзеных ).
Гэтыя парады кіравання файламі дапамогуць вам захаваць вашыя файлы даступныя:
1. Выкарыстоўвайце тэчкі ўстаноўкі па змаўчанні для файлаў праграмы.
Выкарыстоўвайце размяшчэнне файлаў па змаўчанні пры ўсталёўцы прыкладных праграм. У аперацыйнай сістэме Windows, шляхам прымянення канвенцыі праграмныя файлы знаходзяцца пад (Drive Letter :) -> каталог Program Files. Ўстаноўка прыкладанняў у іншым месцы заблытаная і непатрэбны.
2. Адно месца для ўсіх дакументаў.
Змесціце ўсе дакументы пад адным тэчкай «кораня». Для аднаго карыстальніка ў асяроддзі Windows, размяшчэнне па змаўчанні гэта тэчка Мае дакументы.
У асяроддзі сумеснага выкарыстання файлаў паспрабаваць зрабіць тое ж самае. Стварэнне адной каранёвай папкі (пад назвай «Агульныя дакументы», напрыклад) і захоўваць усе дакументы ў падтэчку ўнутры каранёвай папкі. Маючы ў адным месцы для ўсіх электронных дакументаў робіць яго лягчэй знайсці рэчы і запускаць рэзервовыя копіі і архівы.
3. Стварэнне тэчак у лагічнай іерархіі.
Гэтыя скрыні картатэкі вашага кампутара, так бы мовіць. Выкарыстоўвайце просты мову, каб назваць тэчкі; Вы не хочаце, каб глядзець на гэты спіс тэчак у будучыні і цікава, што такое «ТФК» ці нешта іншае цікавае абрэвіятуру вы вынайдзены сродкі.
4. Nest тэчкі ўнутры тэчак.
Стварэнне іншых тэчак у межах гэтых асноўных тэчак па меры неабходнасці. Напрыклад, папка пад назвай « Рахункі - фактуры » можа ўтрымліваць тэчкі пад назвай «2018», «2017» і «2016». Тэчка з імем для кліента можа ўключаць у сябе тэчку «дадзеныя кліента» і «адпаведнасць». Мэта складаецца ў тым, каб кожны файл у тэчцы, а не з кучай безгаспадарных файлаў у спісе.
Не трэба, аднак, ствараць складаныя, глыбока слаістай структуры тэчак. Усюды, дзе магчыма выкарыстанне апісальных імёнаў файлаў замест.
5. Выканайце пагаднення аб імёнах файлаў.
Некаторыя аперацыйныя сістэмы (такія як Unix) не дазваляюць прабелы ў імёнах файлаў і тэчак, так што пазбегнуць гэтага, калі вылічальнае асяроддзе змешваецца. Замест таго, каб выкарыстоўваць падкрэсленне як падзельнік (напрыклад, Doe_John_Proposal.doc). Іншыя сімвалы, такія як /? <> \: * | "^ Таксама забароненыя ў імёнах файлаў або тэчак пад Windows.
Выкарыстоўвайце апісальныя імёны файлаў для палягчэння ідэнтыфікацыі і пошуку, але не перашчыруйце - імёны файлаў / шляху маюць абмежаванні даўжыні, якія адрозніваюцца паміж аперацыйнымі сістэмамі. У Windows максімальная поўная даўжыня шляху да файла (напрыклад, літара дыска + імёны тэчак + імя файла) 260 знакаў. Выкарыстоўвайце агульныя скарачэння ўсюды, дзе гэта магчыма, напрыклад, Студзень за студзень або Corp для карпарацыі.
6. Будзьце канкрэтныя.
Дайце электронныя файлы лагічныя, канкрэтныя імёны і даты ўключаюць у імёнах файлаў, калі гэта магчыма. Мэта наймення файлаў, каб быць у стане сказаць, што файл аб без неабходнасці адкрываць яго і паглядзець. Такім чынам, калі дакумент з'яўляецца ліст кліенту нагадваць яму, што аплата пратэрмінаваная, называюць гэта нешта накшталт «overdue_20180115»; а не штосьці накшталт «літары». Як вы будзеце ведаць, хто ліст зьяўляецца не адкрываючы яго?
Калі агульны доступ да файлаў праз электронную пошту або партатыўныя прылады , вы можаце захацець , каб імя файла ўключаць больш канкрэтную інфармацыю, так як інфармацыя папкі не будуць уключаны ў агульны файл. Напрыклад, калі дакумент знаходзіцца ў тэчцы Мае дакументы \ Invoices \ 2017 \ Кліенты \ Doe_John_20180416.doc і файл сумесна або па электроннай пошце ўсе атрымальнік будзе бачыць гэта Doe_John_20170416.doc і не можа быць у стане сказаць, што файл з'яўляецца кліентам рахунак-фактура, не адчыняючы яго.
7. Файл , як вы ідзяце.
Лепшы час , каб падаць дакумент, калі вы спачатку стварыць яго. Так што ў звычку выкарыстоўваць «Захаваць як» дыялогавага вокны ў файл дакумента, а таксама імя яго, змясціўшы яго ў патрэбным месцы, у першую чаргу.
8. Вы можаце замовіць файлы для вашага зручнасці.
Калі ёсць папкі або файлы, якія вы выкарыстоўваеце шмат, прымусіць іх верхнюю частку спісу файлаў, пераназываючы іх з! або АА ў пачатку імя файла.
9. Cull файлы рэгулярна.
Часам тое, што стары, відавочна, як і ў прыкладзе папкі з імем «Рахункі» вышэй. Калі гэта не так, трымаць тэчкі лаканічных, ачысціўшы са старых файлаў.
Не выдаляць звязаныя з бізнес - файлы , калі вы абсалютна ўпэўнены ў тым, што вы ніколі больш не патрэбен файл. Замест гэтага ў асноўны калекцыі тэчак пад каранёвай тэчцы стварыце тэчку пад назвай «Стары» або «Неактыўны» і перамясціць старыя файлы ў яго, калі вы сутыкнецеся з імі.
( Як доўга ты павінен захаваць бізнэс справаздач для CRA або IRS? Тлумачыць , як доўга вы павінны весці дзелавыя запісы , каб задаволіць вашыя падатковыя абавязацельствы.)
10. Рэзервовае капіраванне файлаў на рэгулярнай аснове .
Калі вы капіруеце файлы на іншы дыск або на стужку, важна ўсталяваць і прытрымлівацца рэгулярнага назад уверх рэжыму. См 3 кроку да паспяховай сістэме рэзервовага капіявання .
Добрае кіраванне файламі робіць выснову, што вы хочаце Easy
Кіраванне электронных дакументаў павінна быць часткай агульнай стратэгіі кіравання дакументамі для вашага бізнесу. Правільны план кіравання дакументамі павінна ўключаць у сябе ўсе аспекты апрацоўкі дакументаў, у тым ліку захоўвання, пошуку, рэзервовага капіявання і бяспекі.
Функцыя пошуку выдатная рэч, але яна ніколі не будзе адпавядаць лёгкасць ў стане перайсці непасрэдна да тэчцы або файлу. Калі вы будзеце прытрымлівацца гэтым саветам, кіраванне файламі паслядоўна, нават калі вы не ведаеце, дзе-то, вы ведаеце, дзе яна павінна быць - велізарная перавага, калі гаворка заходзіць аб пошуку тое, што вы шукаеце. Належная практыка кіравання файламі будзе эканоміць ваш час і грошы .