Планаванне і аўдыт
Ваша кампенсацыя страхоўшчык работніка , хутчэй за ўсё , пачаць працэс аўдыту неўзабаве пасля таго, як скончыцца палітык кампенсацыі вашага работніка.
Вы можаце атрымаць ліст ад свайго страхоўшчыка або тэлефонны званок ад асобы, прызначанай для правядзення вашага аўдыту. Ваш прызначаны аўдытар павінен планаваць аўдыт у той час, якое зручна для вас. Дата павінна быць досыць далёка ў будучыню, што вы будзеце мець дастаткова часу, каб сабраць інфармацыю аўдытар спатрэбіцца. Папытаеце аўдытар даць Вам кароткую інфармацыю пра дадзеныя, якія ён або яна будзе патрабаваць, каб выканаць праверку.
Звярніце ўвагу, што прызначаны аўдытар можа ці не можа быць супрацоўнікам страхоўшчыка. Некаторыя страхавальнікі падтрымліваць аддзел аўдыту ў доме укамплектаваны са сваімі супрацоўнікамі. Іншыя аўтсорсінг функцыі аўдыту для незалежнай аўдытарскай фірмы. Гэты працэс павінен быць такім жа, выконваецца Ці аўдыт работнікам страхоўшчыка або падрадчыка.
Запісы Вы будзеце мець патрэбу
Аўдытар будзе мець патрэбу розныя фінансавыя дадзеныя за перыяд часу , ахопленага палітыка правяраемага. Вось тып інфармацыі, якую могуць папрасіць прадаставіць:
- Ўлік бухгалтарскай кнігі
- Падатковыя формы, у прыватнасці, складае 941 і 944, Працадаўцы Федэральнай падатковай дэкларацыі (квартальны і гадавыя, адпаведна)
- Запісы аб грашовых выплатах
- Плацяжы за паслугі, якія прадстаўляюцца незалежнымі падрадчыкамі. Аўдытар неабходна праверыць, што гэтыя працаўнікі не з'яўляюцца вашы супрацоўнікі.
- Плацяжы за паслугі, якія прадстаўляюцца субпадрадчыка
- Пасведчанне аб страхаванні для кожнага субпадрадчыка вы нанялі
- W-2 і 1099 формаў
- Апісанне працы для кожнага работніка. Пераканайцеся, што яна дакладна апісвае абавязкі работніка.
- Апісанне бізнес-аперацый
- Зарплатныя запісу на тэрмін палітыкі. Аўдытар павінен праверыць усе крыніцы аплаты прадстаўляюцца кожнаму работніку (зарплаты, прэміі і г.д.).
- Зарплатны абмежаванні , прыдатныя да службовым асобам, партнёрам, індывідуальным прадпрымальнікам і г.д., якія ўключаны ў палітыцы
- Ваш рэйтынг вопыт ліст
Пасля таго, як вы сабралі неабходныя дадзеныя, вам трэба арганізаваць. Пакладзеце ўсе вашы зарплатных запісаў (напрыклад, W-2 формы, плацежныя квітанцыі і звышурочныя запісаў) разам з тым, што інфармацыя лёгка даступная. Сапраўды гэтак жа, размясціць ўсю інфармацыю, звязаную з субпадрадчыка, у тым ліку сум плацяжоў і сертыфікатаў страхавання, у адным месцы. Вашы намаганні акупяцца, што робіць аўдыт прасцей і хутчэй.
Што ўключана ў Payroll?
Кампенсацыя прэміі Вашага работніка разлічваецца шляхам множання на хуткасць раз вашай заработнай платы , а затым падзяліўшы вынік на 100. У NCCI і большасць дзяржаўных служачых кампенсацыі ўлады ставяцца да заработнай платы ў якасці ўзнагароджання. Гэтыя тэрміны часта выкарыстоўваюцца як сінонімы. Абодва азначаюць грашовую кошт паслуг вашы супрацоўнікі прадастаўляюць вашай арганізацыі.
Выдаткі, якія ўключаны ў узнагародзе некалькі адрознівацца ад дзяржавы. Тым не менш, яны, як правіла, ўключаюць наступнае:
- Валавая заработная плата, у тым ліку заднім лікам заработнай платы
- Камісіі. Гэта ўключае ў сябе агульныя камісійныя, атрыманыя работнікам і любыя нічые супраць камісій.
- Бонусы, у тым ліку акцыі бонусных планаў
- Адпачынак, адпачынкі і бальнічныя
- Аплата звышурочных. Ва ўсіх, акрамя некалькіх штатаў, ўзнагароджанне ўключае ў сябе звышурочна, вылічаных па прамой стаўцы часу. Напрыклад, выкажам здагадку, што нармальная пагадзінная стаўка работніка складае $ 20 у гадзіну. Калі працаўнік быў заплаціў $ 600 за 20 гадзін звышурочнай працы, вы павінны ўключыць толькі $ 400 на аплату звышурочных.
- Плацяжы, зробленыя вамі, што б у адваротным выпадку быў ўтрыманыя з заработнай платы работнікаў у адпаведнасці з патрабаваннямі заканадаўства па пытаннях сацыяльнага забеспячэння, медыцынскай дапамогі або пенсійны план
- Аплата работнікаў на аснове, акрамя часу працавала. Прыклады з'яўляюцца здзельная, сумесным выкарыстаннем прыбытку або стымулявання планаў.
- Аплата або дапаможнікі для ручных інструментаў або ручных электраінструментаў, што работнікі выкарыстоўваюць для выканання сваёй працы
- Кошт арэнды кватэры ці дома, прадстаўленай работніку. Акрамя таго, кошт іншага пражывання і харчавання, атрыманы работнік у якасці часткі свайго заробку
- Плацяжы адымаюцца з валавы заработнай платы работнікаў на пенсію, кафетэрыі, або планы зберажэнняў
- Разлік заработнай платы для супрацоўнікаў незастрахованных субпадрадчыкаў (гл каментары ніжэй)
Што выключаныя з разліку заработнай платы?
Ёсць цэлы шэраг выдаткаў, якія, як правіла, выключаюцца пры налічэнні заработнай платы разлічваюцца з мэтай страхавання рэйтынгу кампенсацыі работнікаў. Хоць гэта залежыць ад дзяржавы, яны часта ўключаюць у сябе наступнае:
- Саветы і іншыя грашовыя ўзнагароды, якія атрымлівае работнікамі
- Выхадную дапамогу (за выключэннем часу працаваў)
- Зніжкі на тавары, набытыя ў працадаўцы
- Пакрыты выдаткі бізнесу
- Аплаціць сапраўдную ваенную службу
- адзіныя дапаможнікі
класіфікацыі
Адной з асноўных задач аўдытара з'яўляецца забеспячэнне таго, застрахаваны бізнес належным чынам класіфікавана. Класіфікацыя кампенсацыя работнікаў сістэма прызначана для класіфікацыі прадпрыемстваў, а не асобныя супрацоўнікаў. Аўдытар разгледзіць дзейнасць вашай кампаніі, каб вызначыць, ці правільна базавая класіфікацыя пералічаных на вашай палітыцы.
Асноўная класіфікацыя з'яўляецца класіфікацыяй, якая лепш за ўсё апісвае вашу агульную справу. Гэта часта гэтак жа, як кіруючая класіфікацыя (класіфікацыя прысвойваецца найбольшым фонд заработнай платы). Напрыклад, выкажам здагадку, што вы кіруеце машынай краму. Некаторыя з вашых супрацоўнікаў працуюць з такарных станкоў, а іншыя працуюць бурыльныя машыны або штамповочный машыны. Канкрэтныя дзеянні, якія выконваюцца вашы супрацоўнікі могуць вар'іравацца ў залежнасці ад работніка да працаўніка. Тым не менш, усе яны адпавядаюць вашай асноўнай класіфікацыі, Machine Shop.
Некаторыя супрацоўнікі могуць выконваць задачы, якія патрабуюць асобных класіфікацый. Напрыклад, ваша машына магазін выкарыстоўвае справавод, які выконвае сваю працу ў закрытым офісе ад іншых работнікаў. Гэты супрацоўнік, верагодна, будзе прызначаны класіфікацыю канцылярскі служачы, а не машына краму.
Рабочыя кампенсацыйныя сістэмы класіфікацыі з'яўляюцца надзвычай складанымі. Ваш аўдытар можа перакваліфікаваць свой бізнес такім чынам, што вы не разумееце, ці гэта не мае сэнсу для вас. У гэтым выпадку папытаеце аўдытар для тлумачэння. Калі вы да гэтага часу блытаюць пра змены, папытаеце агента або брокера для дапамогі.
Сустрэча з Аўдытарам
Для правядзення аўдыту, аўдытар павінен будзе сустрэцца з Вамі або даверанай прадстаўніком Вашай фірмы. Калі дэлегаваць гэтую задачу камусьці яшчэ, быць упэўненым, што ён ці яна:
- ведае ваш бізнес добра
- разумее ўсе этапы аперацыі Вашай фірмы
- ведае , якія задачы выконваюцца кожным працаўніком
- разумее вашай кампаніі работнікі кампенсацыі палітыкі , у тым ліку класіфікацыі яна ўтрымлівае
- разумее фінансавыя справаздачы Вашай фірмы, у тым ліку дадзеныя заработнай платы, так што ён ці яна можа адказаць на пытанні аўдытара
Пры сустрэчы з аўдытарам, вы ці ваш прызначанае павінны быць кааператыўнымі і адказваць на пытанні аўдытара, а таксама, як вы можаце. Не даваць інфармацыі, якая не запытвалі.
Як і многія іншыя прадпрыемствы, ваша фірма можа наняць выязную бухгалтарскую фірму, каб апрацаваць вашу бухгалтарскую і аплатныя ведамасці функцыі. Калі ваш бухгалтар сустрэцца з аўдытам ад вашага імя? Адказ: не. Ваш бухгалтар можа даць аўдытар фінансавага ўліку ён ці яна павінен зрабіць аўдыт. Тым не менш, аўдытар павінен наведаць свае памяшканні для правядзення фізічнага аўдыту.
субпадрадчыкі
У многіх штатах ёсць законы, якія накладаюць адказнасць на падрадчыках, якія наймаюць незастрахованных субпадрадчыка. Гэтыя законы будуць прымяняцца да вас, калі ваш бізнэс працуе ў якасці падрадчыка, і субпадраду працу іншым.
Напрыклад, выкажам здагадку, што ваша кампанія, ABC Будаўніцтва, наймае субпадрадчыка пад назвай P & J Сантэхнічныя рабіць працы па пракладцы труб у будынку вы пераабсталяванні. Супрацоўнік P & J атрымаў траўму на працы і спрабуе падаць пазоў работнікаў кампенсацыі. Тым не менш, P & J ня набыў работнікам пакрыццё кампенсацыі. У большасці штатаў, пацярпелы работнік можа шукаць выгады ў рамках кампенсацыйнай палітыкі вашага работніка.
Страхавальнікі абавязаны па законе прадастаўляць льготы работнікаў незастрахованных субпадрадчыкаў. Такім чынам, ваш аўдытар будзе разглядаць вашыя падатковыя дакументы і шукаць 1099 формаў, выдадзеных субпадрадчыка. Ён ці яна будзе правяраць, атрыманы Ці вы сертыфікат страхавання ад кожнага субпадрадчыка вы нанялі. Калі які-небудзь субпадрадчыка вы нанялі ня прадставіў доказы страхавання кампенсацыі работнікаў, аўдытар спаганяць дадатковую прэмію за страхавое пакрыццё, падрадчыкам.
Стаўка платы за незастрахованных субпадрадчыка залежыць ад тыпу выкананай працы субпадрадчыка. Напрыклад, калі субпадрадчыка выкананы дахавыя работы, то будзе выкарыстоўвацца стаўка для адпаведнай класіфікацыі даху. Стаўка будзе прымяняцца да ўсіх або часткі кошту субпадраду працы. Калі грошы, якія вы заплацілі субпадрадчыка было за працу толькі, то ўся вартасць (дзелены на 100) будзе выкарыстоўвацца ў якасці асновы прэміі.
Падрадчык Versus субпадрадчыкаў
Калі ваш бізнэс не падрадчык, вы адказныя за траўмы, атрыманыя супрацоўнікамі незалежных падрадчыкаў вы наймаеце? Адказ, як правіла, няма. Падрадчык працуе бізнес, які не залежыць ад вашага. Такім чынам, падрадчык нясе адказнасць за прадастаўленне кампенсацыі работнікаў льготы для сваіх уласных траўмаваных работнікаў.
Напрыклад, выкажам здагадку, што ў вас ёсць рознічны краму. Вы наймаеце Fabulous падлогі, падлогі падрадчыку, выдзіраць стары лінолеўм ў вашым краме і замяніць яго на новы. Вы акрэсліць вынік, які вы хочаце (новы падлогу) і Fabulous робіць працу. Fabulous кіраўнік кантралюе працоўныя падлогі. Кіраўнік ўсталёўвае графік працы і вызначае, як супрацоўнікі выконваюць сваю працу. Калі Fabulous работнік атрымаў траўму падчас ўстаноўкі новага полу, Fabulous (не ваша фірма) павінен несці адказнасць перад працаўніком.
Ёсць сітуацыі, у якіх кампанія можа несці адказнасць за шкоду, прычыненую работнікам незалежнага падрадчыка. Такім чынам, вы павінны настойваць на тым, што ўсе незалежныя падрадчыка вы наймаеце прадаставіць доказ таго, што яны набылі страхаванне работнікаў кампенсацыі.