Добра Офіс кіравання добра для вашай ніжняй лініі
1. Стварэнне працэдур справаводства і прытрымлівацца іх.
Руцінныя задачы неабходна руцінныя працэдуры , калі вы хочаце , каб заставацца арганізаванымі і трымаць рэчы бесперабойна.
Настройка працэдуры для апрацоўкі Справаводства і офісных сістэм. Напрыклад, калі гэта магчыма, кожны кавалак паперы, які прыходзіць у ваш офіс павінен быць апрацаваны адзін раз, спрацуе, і падаў - не выпадкова зваліў на стале. Сапраўды гэтак жа, лічбавыя камунікацыі, такія як электронныя лісты павінны быць прыярытэтнымі, і дзейнічалі на неадкладна, калі гэта магчыма, або пазначаныя для будучых дзеянняў.
Офісныя сістэмы, уключаючы настольныя кампутары, ноўтбукі, файлавыя серверы, прынтэры і шматфункцыянальныя мабільныя прылады, спатрэбіцца як кіраванне і аварыйныя працэдуры. Пры збоі сістэмы або кампутара, звязаных з часткай абсталявання выходзіць з ладу, усё ў вашым офісе павінен ведаць, да каго звяртацца і што не рабіць (напрыклад, паспрабаваць вырашыць гэтую праблему самастойна). Вывучаюць 3 кроку да абароны вашых крытычна важных бізнес-дадзеных.
2. Устанавіць выразна акрэсленыя абавязкі.
Добры офіс кіраванне залежыць ад людзей, якія ведаюць, хто нясе адказнасць за тое, што - гэта людзі, якія падпарадкоўваюцца, якія атрымліваюць рэчы зроблена.
Што здарылася б, напрыклад, калі купля для малога бізнэсу было зроблена той , хто калі гэта ? Вы б быць у стане знайсці паперу для друкаркі, калі гэта было патрэбна? Ўвод адной асобы, адказнага за заказ ўсё абсталяванне і матэрыялы, вырашае гэтую праблему і захоўвае ўсе ідзе гладка. У супрацоўнікаў па электроннай пошце прызначэння асобе любых запытаў на пастаўку, або адправіць рукапісны спіс у бачным месцы , дзе людзі могуць дадаць , што ім трэба.
Гэта тое ж самае з адміністрацыяй (камп'ютэрных) сістэм. Вы павінны мець адно асоба, адказная за бяспеку вашых камп'ютэрных сістэм і адсочванне такіх рэчаў, як рахункі, паролі і праграмнае забеспячэнне. Выкарыстанне хмарных сістэм для офісных прыкладанняў, ўлік праграмнага забеспячэння і захоўвання дадзеных з'яўляецца ідэальным рашэннем для малога бізнэсу, але вы ўсё роўна павінны мець давераная асоба , прызначанае для выканання адміністрацыйных задач , такіх як даданне / выдалення карыстальнікаў, прызначэнне дазволаў і г.д.
3. Вядзіце запісу - і захаваць вашы дзелавыя запісы абнаўляюцца.
Вядзенне запісаў гучыць як простую частка добрага справаводства - пакуль вы не разгледзець пытанне аб неабходнасці захавання гэтых запісаў , як даступныя і абнаўляюцца. Але першае правіла для быць добрым офіс-менеджэр дапаможа вам атрымаць кантроль над гэтым; зрабіць абнаўленне запісаў офіснай руціны. Калі вы атрымліваеце новы кліент або кліент, напрыклад, гэта зойме ўсяго хвіліну , каб увесці яго ў сваю базу дадзеных кантактаў. Тады гэта будзе толькі яшчэ адзін момант ці два, каб абнавіць запіс пасля таго, як вы гаварылі з ім па тэлефоне.
(Заўважым таксама, што большасць юрысдыкцый маюць Прыватнасць акты, якія рэгулююць зварот з інфармацыяй аб кліентах.)
4. Прайдзіцеся офісе і маюць сядзячую.
Ці з'яўляецца ваш офіс прыкладам кіравання прасторай або касмічнай безгаспадарчасць?
Калі вы ідзяце праз офіс, вы павінны аб'язджаць вакол перашкод або рызыкуюць спатыкнуцца што-то?
Калі вы сядаеце за стол не маглі б вы на самой справе камфортна працаваць там? Ёсць рэчы лагічна размешчаныя так, што рэчы, якія вы б выкарыстоўваць большасць на стале бліжэй да рукі?
Ёсць шмат рэчаў , якія туляцца ў офісы ў цяперашні час, з друкаркі варта праз картатэку . Для добрага кіравання офісам, вы павінны быць упэўнены, што ўсе рэчы ў офісе размешчаны для максімальнай эфектыўнасці - і максімальнай бяспекі. Асновы малога ці хатняга офіса Design дае парады па бяспечным выкананні харчавання, асвятлення і вентыляцыі патрэбы вашага офіснага памяшкання .
5. Графік стомнай працы.
Гэта занадта лёгка , каб адкласці то , што вам не падабаецца рабіць, і большасць дзелавых людзей не карыстаюцца такія задачы, як падачы , транспарціроўкі і прыёму, або бухгалтэрыі - нават офіс - менеджэры.
На жаль, офіс, як кухня, не будзе функцыянаваць і без гаспадарчых работ робяцца.
Калі вы ўладальнік малога бізнэсу , які знаходзіцца ў становішчы , не будучы ў стане прысвоіць тое , што вы глядзіце , як сумную або непрыемную працу каму - то яшчэ, прымушаць сябе , каб атрымаць да яго рэгулярна планаваць час кожны тыдзень для яго. Вазьміце раніцай ці днём, напрыклад, і марнаваць яго рабіць халодныя званкі , вяртаючы другараднай запыты па электроннай пошце, робячы сацыяльныя медыя праводак , даганяючы на ўліку або абнаўленні запісаў.
6. Дэлегат і аўтсорсінг.
У ідэальным свеце, кожны будзе рабіць толькі тое, што ён ці яна паспела зрабіць і добра зрабіў. Паколькі свет не з'яўляецца дасканалым, а не шмат людзей робяць тое, што яны не маюць часу або таленту, каб рабіць добра.
Дэлегаванне і аўтсорсінг можа не толькі палепшыць кіраванне офіса малога бізнэсу, але бясплатна вам засяродзіцца на вашых талентаў, а, тым самым паляпшаючы вашу ніжнюю лінію. Частку часу або віртуальны памочнік можа быць у стане апрацоўваць многія з вашага офіса або адміністрацыйных задач. Больш падрабязную інфармацыю аб дэлегаванні см Вырашаюць Дэлегаванне .
7. Зрабіць бізнес-планаванне прыярытэту.
Многія ўладальнікі малога бізнэсу праводзяць свае дні, дзейнічаючы і рэагаваць - а потым дзівяцца, чаму яны, здаецца, спінінг іх колы. Бізнес-планаванне з'яўляецца важным кампанентам эфектыўнага кіравання офіснай і павінен быць часткай вашай звычайнай руціннай кіраўніцкай дзейнасці.
Паспяховыя ўладальнікі малога бізнэсу марнаваць час на кожнай тыдзень па бізнес - планаванні, і многія выкарыстоўваюць штодзённыя сеансы бізнесу - планаванне як інструмент для пастаноўкі мэтаў і росту.
Гэта кіраўніцтва бізнес - планаванне з'яўляецца выдатным праймер для атрымання вашых намаганняў па планаванню бізнесу ў стадыі рэалізацыі; яна ўяўляе сабой аснову бізнес - планавання для малога бізнесу і прадастаўляе рэсурсы на ўсе , пачынаючы ад напісання бачання аб праз правілы для ўстанаўлення бізнес - мэтаў .
Калі ў вас ёсць супрацоўнікі, уцягнуць іх у бізнес - планаванні , фармальна ці нефармальна.
Вы палюбіць розніцу
Не дазваляйце хаос перашкаджаць вядзенню бізнесу. Пасля таго, як вы пачнеце прымяняць гэтыя сем прынцыпаў добрага кіравання ў офісе, вы будзеце здзіўлены тым, розніца кіраванне добрым офіса робіць - і наколькі больш бізнесу вы робіце.
Глядзі таксама:
Чаму Cloud Computing ідэальна падыходзіць для малога бізнэсу
Авалоданне Вашай сістэмы падачы заяўкі