Што рабіць, перш чым з'ехаць на святы
Падрыхтоўка вашага офіса да закрыцця для святаў патрабуе дбайнай падрыхтоўкі. Правільныя абмен паведамленні будуць гарантаваць, што вашы кліенты, пастаўшчыкі і супрацоўнікі могуць планаваць вакол закрыцця, і гэта азначае, што вам не прыйдзецца мець справу з вялікай колькасцю гнеўных скаргаў да і пасля перапынку. Гэта павінна зрабіць для бесклапотнага адпачынку і добра заслужанага адпачынку.
Вось просты пералік крокаў, ад ўстаноўкі пайшлі-для-свята паведамленняў перазагрузка тэрмастатаў, якія зробяць ваш свята закрыцця гладкім і выгадна.
01 - Апавяшчэнне супрацоўнікаў, кліентаў і пастаўшчыкоў
Вы можаце паведаміць кліент праз свой вэб-сайт і аўтаматызаваны аператар паведамленне ў вашай сістэме тэлефона.
Прадаўцы (асабліва з паўтаральнымі тэрмінамі пастаўкі) павінны быць апавешчаныя па электроннай пошце, тэлефоне ці звычайнай пошце.
02 - Апавяшчэнне кадравай бяспекі або паслуг
Паведамяць персанал службы бяспекі або службы бяспекі аб маючых адбыцца датах закрыцця. Пераканайцеся, што вашы пастаўшчыкі бяспекі мае абноўлены спіс кантактаў надзвычайнай сітуацыі, які змяшчае кантактную інфармацыю, у тым ліку нумары тэлефонаў, для вас і вашых ключавых супрацоўнікаў. Яны павінны ведаць, да каго звяртацца ў выпадку праблем бяспекі, нават калі офіс зачынены для бізнесу, і хто мае права знаходзіцца ў будынку падчас прыпынку.
03 - Змена Automated Attendant Віншавальныя
Праз тыдзень ці два да закрыцця, запісаць аўтаматызаванае спадарожнае прывітанне на вашай тэлефоннай сістэмы , якая тлумачыць , што офіс будзе зачынены ў працягу доўгага перыяду часу. Пакажыце дату, калі вы будзеце, і калі вы чакаеце аднавіць. Проста, перш чым сысці, запісаць другое аўтаматызаванае прывітанне, якое падкрэслівае, калі вы вернецеся і, пры неабходнасці, да якіх абанентам павінны накіроўваць любыя запыты ў вашым адсутнасці.
Калі вы падасце аварыйна-выратавальныя службы, такія як ацяпленне і астуджэнне, вадаправод, або іншыя неабходныя паслугі кліентаў, не забудзьцеся паведаміць свае абанентам, як дабрацца на аўтаадказчык ці мабільны тэлефон у выпадку ўзнікнення надзвычайнай сітуацыі.
04 - Notify Ваш аўтаадказчык
Паведаміце вашу зваротную паслугу дат , што офіс будзе зачынены, і абнавіць свой спіс кантактаў з нумарамі тэлефонаў супрацоўнікаў , якія будуць па выкліку. Пераканайцеся ў тым, што яны ведаюць, да каго звярнуцца ў канкрэтных сітуацыях; Вы не хочаце менеджэраў вышэйшага ўзроўню абвесткі ў выпадку ўзнікнення пытання дастаўкі, напрыклад.
05 - Змена галасавой пошты Прывітанне
Калі тэлефонная сістэма дазваляе супрацоўнікам атрымліваць знешнія выклікі на сваіх працоўных месцах, праінструктаваць іх для запісу «зачынены для святаў» паведамленне або «па-за офісам» галасавой пошты прывітанне, якое дае абанентам істотныя падрабязнасці пра закрыццё. Супрацоўнікі павінны дазволіць абанентам ведаць, калі яны вернуцца ў офіс, і што рабіць, калі яны маюць патрэбу ў неадкладнай дапамогі, калі офіс зачынены. У большасці выпадкаў, вы не хочаце, супрацоўнікі выдаючы асабістую кантактную інфармацыю.
06 - Знізіць Тэрмастаты, Turn Off Офіснае абсталяванне
Эканомце энергію і грошы, усталёўваючы або перапраграмаванню вашых офісных тэрмастатаў падчас прыпынку. Вы будзеце здзіўлены эканоміі сродкаў вы можаце назапасіцца, і гэта можа быць добрай магчымасцю PR; паказаць, што ваша кампанія імкнецца да захавання рэсурсаў.
Вы таксама можаце зэканоміць энергію і грошы, адключыўшы ўсе неістотнае офіснае абсталяванне, уключаючы настольныя фары, капіявальныя апараты, прынтэры і кампутары.
07 - Серверы рэзервовага капіявання
Калі ў вас ёсць кампутары і сервера, пераканайцеся, што рэзервовы цыкл працуе належным чынам да і пасля закрыцця. Знізіць ўздзеянне стыхійных бедстваў шляху планавання рэзервовага капіявання выязнога для ранняга пікапа, а не чакаць для бізнесу, каб аднавіць. Гэта тая вобласць, дзе вы хочаце мець дакладныя інструкцыі па якіх можна звязацца ў выпадку ўзнікнення праблем, таму пераканайцеся, што ваш аўтаадказчык правільна інфармаваны.
08 - Ці не выключайце
Існуе некаторы офіснае абсталяванне не варта адключыць, у тым ліку:
- факсімільныя апараты
- тэлефонная сістэма
- Серверы і сістэмы рэзервовага капіявання
- халадзільныя агрэгаты
- сістэмы бяспекі