Што яшчэ больш важна, неабходна прадаставіць інфармацыю аб тым, як звязацца з кім у бізнэсе, знаходзячыся ўдалечыні.
Было б вельмі складана для кліента адвернецца, і не ведаю, як звязацца з вамі. Гэта не мае значэння, калі ваша пазіцыя ў сферы продажаў, абслугоўвання або нават распрацоўкі прадукту. Усе званкі кліентаў вельмі важныя і павінны прысутнічаць у прафесійнай манеры.
Змест электроннай пошты апавяшчэнне кліентаў і калегаў спрабуюць мець зносіны з вамі па электроннай пошце, павінна быць узгоднена з утрыманнем галасавога зносін, якія будуць вітаць тыя, хто тэлефануе. Калі вы карыстаецеся Outlook 2010 і падлучаецеся праз сервер Microsoft Exchange, спачатку пстрыкніце на ўкладцы Файла, затым пстрыкніце значок аўтаматычных адказаў.
Гэта будзе пачаць працэс стварэння часовага паведамленні электроннай пошты, разасланыя ўсім, што паслалі па электроннай пошце ў той час як вы знаходзіцеся па-за офіса. Аўтаматычны адказ адпраўляюцца таму, што вы ўключылі гэта часовае паведамленне. Крок за крокам спіс інструкцый для стварэння гэтага ліста можна паглядзець тут: Па-за офіса электроннай пошты для Outlook, абмену
Калі вы не падлучаныя праз сервер Microsoft Exchange, працэс трохі адрозніваецца, таму што няма абразкі «аўтаматычных адказаў" на гэтых тыпах уліковых запісаў электроннай пошты. Крок за крокам кіраўніцтвам па стварэнні гэтага ж тыпу электроннай пошты для карыстальнікаў Необменных можна паглядзець тут: па-за офісам для ўсіх астатніх
Наступным крокам з'яўляецца стварэнне змесціва электроннай пошты, які будзе разасланы ўсім, што адпраўляць электронную пошту ў той час як вы знаходзіцеся ўдалечыні ад офіса. Гэты ліст павінна перадаць, як доўга вы будзеце знаходзіцца па-за офісам, як вы можаце быць дасягнуты падчас вашага адсутнасці (у выпадку неабходнасці) і хто ў бізнэсе замест таго, каб звязацца з вамі, калі вы не хочаце быць дасягнутыя падчас знаходжання удалечыні ад офіс.
прыклад:
Добры дзень,
Дзякуй за паведамленне. Я ў цяперашні час з офіса і вярнуся ў панядзелак, 1 снежня ў мяне будзе абмежаваны доступ да электроннай пошце на працягу гэтага часу, таму мой адказ можа быць трохі затрымоўваецца. Калі вам патрэбна тэрміновая дапамога, калі ласка, адпраўце ліст на мой памочнік, Барбара Колсон. Яе адрас электроннай пошты bcolson@xyz.com.
З святам!
Shahira
Microsoft прапануе шаблоны і іншыя прыклады, якія можна знайсці тут: па-за шаблонаў офіса і прыкладаў. Не забудзьцеся адключыць гэта часовае паведамленне, калі вы вернецеся ў офіс, у адваротным выпадку, хто-небудзь, што лісты вы пасля таго, як вы вярнуліся ў офіс будзе працягваць атрымліваць гэта ж паведамленне.
Зараз, калі вы стварылі выходную электронную пошту, стварэнне падобнага, паслядоўнага выходнага галасавога паведамлення, які вітае ўсіх якія тэлефануюць лёгка. Выкарыстоўвайце тыя ж словы з ліста, даведкі, якія варта звяртацца ў вашу адсутнасць і стан, калі вы вернецеся.
Для галасавога паведамлення, неабходна падаць нумар тэлефона чалавека, а не адрас электроннай пошты.
прыклад:
Добры дзень,
Вы дасягнулі стол з Shahira Рэнеры. Калі ласка, прыслухайцеся да ўсяго гэтага паведамлення. Я буду па-за офіса да панядзелка 5 студзеня Калі вам патрэбна тэрміновая дапамога, калі ласка, патэлефануеце мойму памочніку, Барб Колсон. Яе нумар тэлефона 212-555-хххх.
Я з нецярпеннем чакаю размовы з вамі, калі я вярнуся. Дзякуючы.