Бізнес-этыкет Voicemail Вітаньні
Калі аўтаматычны аператар перадае выклік да гэтага пашырэнню, наступны даступны ўнутраны абанент атрымае выклік. Калі ўсё пашырэння Дэпартамента бухгалтарскага ўліку занятыя або недаступныя, то выклік будзе пераведзены ў скрыню галасавой пошты аддзела.
Галасавое прывітанне Опцыі
У залежнасці ад тэлефоннай сістэмы, у вас ёсць у вашай кампаніі, можа быць рознымі варыянтамі тыпу галасавой пошты прывітання вам дазволена ствараць. Да іх адносяцца:
- Агульныя Прывітанне галасавой пошты
Агульнае галасавая пошта прывітанне выкарыстоўваюцца як галасавая пошта па змаўчанні прывітання , калі няма іншага тыпу прывітання не ўсталяваны. - Унутраная Прывітанне галасавой пошты
Ён выкарыстоўваецца, каб вітаць людзей, якія тэлефануюць у аддзел ўнутры вашай ўласнай кампаніі (г.зн. ад іншага ўнутранага абанента). Як правіла, гэта ставіцца толькі да вельмі буйным кампаніям. - Знешняя галасавая пошта Прывітанне
Гэта прывітанне будзе прайгравацца для людзей, якія тэлефануюць з-за межы Вашай кампаніі. аўтасакратара тэлефоннай сістэмы можа гуляць агульнае прывітанне кампаніі, што ўсе знешнія абаненты будуць чуць. Калі назва вашай кампаніі згадваецца ў гэтым прывітанні, вам не трэба гаварыць пра гэта зноў у сваім ведамасным прывітання.
- Часовае або «Па-за офіса» Прывітанне галасавой пошты
Часовы або з офіса галасавой пошты прывітання усталёўваецца, калі ўвесь аддзел будзе недаступны на працягу пэўнага перыяду часу. Напрыклад, аддзел укамплектаваны толькі паміж 08:00 і 5:00 вечара або ёсць абавязковая сустрэча аддзел, які выдаляе ўсе людзі ад адказу на тэлефон. Большасць сістэм галасавой пошты дазволяць усталяваць дату і час заканчэння тэрміну, так што вам не трэба памятаць, каб выключыць яго, калі ваш аддзел вяртаецца да нармальнай працы.
- На тэлефоне (Busy) галасавое прывітанне
Гэта прывітанне выкарыстоўваецца для інфармавання абанентаў аб тым, што аддзел даступны, але ніхто не можа прыняць іх выклік неадкладна, таму што ўсе пашырэння ў універмагу басейне занятыя іншымі абанентамі.
Элементы Добрага аддзялення Вітаньні галасавой пошты
- Назва аддзела
- Заяву, што вы не можаце прыняць іх выклік прама зараз
- Запрашэнне, каб пакінуць паведамленне
- Калі яны могуць чакаць зваротны званок
- Дадатковыя опцыі, якія даступныя (напрыклад, «Націсніце кнопку фунта, каб вярнуцца ...»)
- Адрас вэб-сайта, калі ён можа даць карысную інфармацыю
- Не больш за 20 - 25 секунд (правіла эмпірычнае)
- Не пачынайце з «Ваш званок вельмі важны для нас ...» прывітанне. Гэтая фраза занадта часта і, як правіла, з'яўляецца «выключыць» для выклікаюць абанентаў.
- Пазбягайце даваць занадта шмат інфармацыі і зрабіць вельмі доўгае прывітанне.
Прыклад Добры Аддзел галасавой пошты прывітання
- Вы дасягнулі бухгалтэрыю. Усе нашы прадстаўнікі занятыя абслугоўваннем іншых абанентаў. Замест таго, каб марнаваць свой каштоўны час на утрыманьні, мы хацелі б, каб вярнуць выклік на працягу двух працоўных гадзін. Калі вы хочаце, каб вярнуцца да папярэдняга меню, націсніце зорачку прама цяпер. У адваротным выпадку пакіньце нам падрабязнае паведамленне з вашым імем і нумарам. Пасля запісу паведамленні, вы можаце націснуць клавішу фунтовых для дадатковых опцый. Дзякуй за званок.
- Вы дасягнулі ў аддзел продажаў па эксплуатацыі Tech, Inc. Усе нашых гандлёвых прадстаўнікоў заняты ў служэнні іншых кліентаў, але мы хацелі б, каб вярнуць выклік як мага хутчэй. Для атрымання бягучай інфармацыі аб цэнах або праверыць статус вашага замовы, калі ласка, наведайце наш вэб-сайт. У адваротным выпадку, калі ласка, пакіньце нам паведамленне з вашым імем і нумарам пасля гукавога сігналу. Калі вы хочаце, каб вярнуцца да папярэдняга меню, націсніце зорачку ў цяперашні час.
- Вы дасягнулі бухгалтэрыю ў Operations Tech, Inc. Аддзел ў цяперашні час закрыты. Нашы звычайныя гадзіны аперацый з 8:00 раніцы да 5:00 вечара з панядзелка па пятніцу. Мы зачыненыя па суботах і нядзелях. Вы можаце націснуць на зорачку ў любы час, каб вярнуцца да папярэдняга меню. У адваротным выпадку, калі ласка, пакіньце нам паведамленне з вашым імем і нумарам, і мы ператэлефанаваў вам, калі офіс зноў адкрываецца. Вы можаце павесіць трубку пасля выхаду вашага паведамленні або націсніце клавішу фунтовых для дадатковых опцый. Дзякуй за званок.
Шкодныя Вітаньні галасавой пошты
- Вы дасягнулі ў аддзел продажаў. Пакіньце нам паведамленне.
- Добры дзень. Вы дасягнулі бухгалтэрыю ў xyz.com. Усе бухгалтары ў цяперашні час наведваюць абавязковую сустрэчу аддзела, і ніхто не гатовы прыняць ваш званок. Ваш званок вельмі важны для нас, і мы хацелі б, каб вярнуць выклік, як толькі мы вернемся. Тым не менш, гэта канец года, і наш заклік Адставанне вельмі доўга. Калі вы выклікаеце аб здзяйсненні плацяжу на пратэрмінаваны рахунак, калі ласка, абавязкова паведаміце нам у сваім паведамленні, каб мы маглі вам ператэлефанаваць неадкладна. У адваротным выпадку, калі ласка, дачакайцеся сігналу і пакінуць нам падрабязнае канфідэнцыйнае паведамленне.
- Раздзел зачынены. Калі ласка, пакіньце паведамленне пасля гукавога сігналу.