Семінар з'яўляецца, бадай, самым распаўсюджаным падзеяй, пляніроўнікі арганізуюць. І большасць семінараў плануецца альбо ў ½ дня або поўны працоўны дзень. Для тых , хто зацікаўлены ў стварэнні кантрольнага пераліку для планавання семінара наступнае прапануе структуру высокага ўзроўню для планавання і правядзення семінара.
А для тых, хто плануе шматдзённы або некалькі сеансаў канферэнц-сувязь, разгледзець пытанне аб прыняцці падобнага падыходу. Тым не менш, ваш семінар па планаванні пералік проста будзе больш.
01 - Пацвярджэнне Мэта мерапрыемства
- Хто аўдыторыя?
- Што з'яўляецца тэмай семінара?
- Дзе павінны быць размешчаныя?
- Чаму людзі наведваюць?
- Якая парадак дня семінара?
02 - Агляд тэхнічныя характарыстыкі Кіраўніцтва Apex падзей
Савет прамысловасці Канвенцыя ўстанавіла шэраг інструментаў , якія варта разглядаць як выдатны крыніца лепшых практык , якія дапамогуць падзеі або сустрэчы планавальнік , каб адсочваць дэталі для падзей планавання. З бясплатна спампаваць інструменты, гэта дапаможа любому планавальнік падзей, каб стварыць спіс адпаведных дэталяў. Гэта ўключае, але не абмяжоўваецца:
- Профіль падзеі (дата, час, месцазнаходжанне, кантакты і г.д.)
- Арганізатар мерапрыемства / гаспадар Кантактная інфармацыя
- Пастаўшчык Кантактная інфармацыя
- слухач профіль
- патрабаванае месца
- Прадукты харчавання і напоі
- Патрабаванні да A / V
- Функцыя / Налада нумары
03 - Стварэнне профілю падзеі
Пасля таго, як планавальнік мае некаторыя з асноўных пытанняў, вакол падзеі, ахоплівае, прыйшоў час, каб даследаваць магчымыя месцы для сустрэчы. Вельмі важна, каб працаваць у цесным кантакце з арганізатарам мерапрыемства / хастом, каб вызначыць тып месцы і дзе семінар можа быць найбольш зручным як арганізатар і госць (спіс ідэй можа быць бясконцым):
- мясцовы гатэль
- Мясцовы аб'ект канферэнцыі
- Прыватны рэстаран прастору
- Прыватны клуб музей / мастацкая галерэя
04 - Контурныя патрэбы семінара і Reqeuest Venue Прапановы.
Большасць месцаў будзе рады даць ацэнку магчымага семінара. Харчаванне або кантакт будзе неабходная наступная BEO інфармацыя:
- Магчымая дата (ы) для падзеі
- колькасць удзельнікаў
- Стыль ўстаноўкі нумары (клас, U-вобразная форма і г.д.)
- Час правядзення (рахункі для ўстаноўкі / бурыць)
- Патрабаванні Прадукты харчавання і напоі
- Патрэбы А / У (уключаючы экраны, мікрафоны і г.д.)
- ўстаноўка нумары
Рада: Ці здыме / V тэхнік A будзе прысвечаны ваша падзея ад гатэля.
05 - Пацвярджэнне і / або распрацаваць Парадак дня
Гэта мае вырашальнае значэнне для планавальнік падзей, каб працаваць у цесным кантакце з арганізатарам мерапрыемства / хастом, паколькі парадак дня падзей будзе часта змяняцца ад першапачатковага гутаркі да фактычнага дня мерапрыемства. Планавальнік падзей павінен быць гатовы скарэктаваць план і працаваць у цесным кантакце з месцам, каб пераканацца, што ўсё праходзіць гладка.
06 - Пацвердзіце пагадненне BEO
Пасля таго , як планавальнік ведае мэтавае колькасць удзельнікаў і матэрыяльна - тэхнічных патрабаванняў да семінара, ён ці яна павінен забяспечыць прастору для правядзення і звязаныя з імі патрабаванні. Большасць пагаднення павінны дазволіць Planner магчымасці паменшыць / павялічыць прадукты харчавання і патрабаванне напою да пэўнай колькасці дзён да пачатку мерапрыемства. Тым не менш, многія пагаднення абмяжуюць колькі яны дазволяць групе паменшыць аб'ёмы, таму ацаніць добра.
07 - Стварэнне падзей паведамленняў і матэрыялаў
Гэта элемент, што некаторыя пляніроўнікі могуць быць ўцягнутыя, у той час як іншыя не могуць. Па сутнасці, некаторыя пляніроўнікі сустрэчы будуць несці адказнасць за кожны з наступных дзеянняў:
- Стварэнне запрашэнняў на мерапрыемства
- Парадак дня друку і іншыя матэрыялы
- Забеспячэнне Attendee падарункаў / розыгрышы
- вытворчасць бэйджы
- шыльды падзеі Дастаўкі і дысплеі
08 - праца ў цесным супрацоўніцтве з прымаючым падзеяй для Дапрацоўкі Лагістыкі
Перад пачаткам мерапрыемства, ёсць некалькі важных крокаў, што сустрэча планавальнік завяршае да пачатку мерапрыемства. Гэта ўключае ў сябе якое пацвярджае наступным:
- калонкі падзей
- Патрабаванні да A / V Падзеі
- Падзея Колькасць удзельнік
- Хост ролі і абавязкі
- Матэрыялы для правядзення мерапрыемстваў патрэбы (праверыць некалькі разоў)
09 - Настройка падзей
Абавязкова , каб даць час у раскладзе BEO для налады падзей , і рэкамендуецца прыбыць прыкладна дзве гадзіны да пачатку мерапрыемства.
Савет: Калі семінар плануецца правесці ў першай палове дня, папытаеце кантакт продажаў месца сустрэчы , каб дазволіць групе наладзіць ноч перад (але не пакідаць нічога каштоўнага ў грамадскім месцы).
Усе матэрыялы мерапрыемствы, раздаткавыя матэрыялы, шыльды, дысплеі, падарункі, рэгістрацыйныя табліцы , імя значкі і больш павінны быць гатовыя да гэтай падзеі.
Увага: Спікеры часам змяняюць слайды ноччу і даць новыя прэзентацыі , якія павінны быць дададзены да кропкі харчавання 10 хвілін да пачатку мерапрыемства.
10 - Выкананне мерапрыемстваў
Пасля таго, як вы падрыхтавалі, прыйшоў час для правядзення семінара. Чакайце наступнае:
- Некаторыя ўдзельнікі заўсёды будуць прыходзіць крыху раней.
- Некаторыя ўдзельнікі заўсёды спазняюцца.
- Існуе часта нейкі тэхнічны збой.