Як павялічыць наведвальнасць на семінарах і дзелавых мерапрыемстваў

by Rob Hard

Саветы для павышэння Вашага карпаратыўнага Перанакіраванне падзей

Самы важны крок да пераадолення страхаў з нагоды адсутнасці прысутнасці на мерапрыемстве або павялічыць спіс RSVP павінны прызнаць, што людзі сапраўды карыстаюцца наведваць добра выкананыя семінары і іншыя мерапрыемствы. Наведаўшы дзелавыя сустрэчы, удзельнік атрымлівае магчымасць даведацца новую інфармацыю і ўзаемадзейнічаць з калегамі і лідэрамі ў сваёй галіне. Але самыя паспяховыя сустрэчы выходзяць за рамкі зорных лейтматывы і натхняльных прэзентацый; яны ствараюць цёплую, сяброўскую сераду для кожнага -Якія робіць іх больш прыемнымі. Вось як вы можаце планаваць прыемная падзея бізнэс, які будзе прыцягваць вялікую яўку.

01 - Стварэнне Вялікай Парадку дня

Пасля таго, як гаспадары разумеюць, што людзі любяць наведваць мерапрыемствы, важна стварыць праграму, якая варта наведаць. Праграма павінна быць сканцэнтравана на адной тэме, каб не перагрузіць наведвальнікаў , але павінны мець дастатковую разнастайнасць , каб падтрымліваць цікавасць наведвальнікаў. Напрыклад, у наступным прыкладзе графік паўдня семінар разглядае патрэбы удзельнікаў сустрэчы ад ежы на перапынкі ў прэзентацыю:

08:00 Прыбыццё і сняданак
08:45 Вітаю Вас паведамленне
9:00 раніцы Асноўны дакладчык
10:00 Ранішні перапынак
10:15 раніцу панэльнай дыскусіі
11:30 Заключнае слова

02 - адчувальная да календара і гадзінніку

Нягледзячы на лепшую парадак дня, удзельнікі мерапрыемства маюць перавагі адносна таго, калі яны хочуць наведваць такія праграмы, і калі яны не робяць. У некаторых сезонных галінах прамысловасці, часам справа можа не так добра. Разгледзім наступны пры планаванні даты і часу для Вашага мерапрыемствы:

Прысутныя аддаюць перавагу ранішнія раскладу для семінараў
Удзельнікі аддаюць перавагу падзея прыросту кошту адразу пасля працы
Па аўторках і чацвяргі папулярных дзён сустрэчы
Пазбягайце правядзенне пасяджэнняў па пятніцах, калі гэта магчыма
Пазбягайце правядзення нарад па святах і напярэдадні святаў
Будзьце ўважлівыя да патрабаванням аб удзельніках паездкі для мерапрыемства

Не менш важным з'яўляецца стварэнне рэпутацыі, пачынаючы ад часу і заканчваючы па часе - у прыватнасці, для штогадовых або паўторных падзей.

03 - Вызначыць унікальны і зручнае размяшчэнне

Большасць дзелавых сустрэч праводзяцца ў гасцініцах і тып месцы ў і само па сабе не з'яўляецца такім адназначным. Вы можаце выбраць, каб зламаць форму і знайсці вялікае месца, не ў гасцініцы ці вы можаце прызнаць, што ўсе гатэлі не створаны роўнымі і знайсці вялікі гатэль. Асноўным момантам тут з'яўляецца тое, каб выбраць месца, дзе вашыя госці хочуць ісці. У рэшце рэшт, яны будуць рабіць адхіліцца ад руціны і хочаце, каб атрымаць асалоду ад падзеяй. Разгледзім наступныя фактары:

Вылучыце месца, якое побач з большасцю ўдзельнікаў
Вылучыце месца, дзе ўдзельнікі будуць атрымліваць асалоду ад
Вылучыце месца, якое зведала на правядзенне падобных мерапрыемстваў

Дадатковых парады па выбары месца, абавязкова азнаёмцеся з Кіраўніцтвам планавальніка падзей на месца правядзення планавання .

04 - Кампіляцыя адпаведны спіс наведвальнікаў

Паспяховыя сустрэчы маюць пэўную тэму або паведамленне і мэтавую аўдыторыю для гэтага паведамлення. Каштоўна скласці спіс гасцей, які ўключае ў сябе адпаведныя удзельнікаў, нават калі яны размешчаны ў парадку змяншэння важнасці. Занадта часта, гаспадары будуць складаць асноўны спіс патэнцыйных гасцей толькі на тое адкрыць сустрэчу да масаў. Гэта будзе працаваць толькі калі вы спрабуеце запоўніць месцы, заснаваныя на гульні лікаў.

Дзелавая сустрэча, канферэнцыя або семінар не варта разглядаць як прамое намаганне пошты з 1-3% стаўкі RSVP. Я аддаю перавагу трэніраваць кліентаў генераваць канкрэтныя спісы мэтавых наведвальнікаў - людзей, якія яны сапраўды хочуць прыняць удзел, мы спадзяемся, з частатой RSVP 50% або лепш.

Апошняя думка пра прысутныя: Паспрабуйце запрасіць асоб аналагічнага рангу і вопыту сустрэчы.

05 - Invite, Invite, Запрашэнне!

Адзін з ключоў да дасягнення вялікі наведвальнасці для вашага мерапрыемствы, запрашаючы чалавек у пачатку і наступнае назіранне. Гэта азначае адпраўку напамінкі для тых, хто не RSVPed і пацверджання тых, у каго ёсць. Адпраўка напамінкі пра падзею непасрэдна перад падзеяй для пацверджаных гасцей наогул не дрэнная ідэя небудзь.

Вельмі важна, каб генераваць ажыятаж вакол падзеі. Традыцыйныя друкаваныя запрашэння дарэчныя, але гэта становіцца норма таксама паглядзець на электронную пошту і нават сацыяльную медыя ў залежнасці ад вашай аўдыторыі. Паспрабуйце гэты падыход:

Любое мерапрыемства для гасцей, вы ці ваша каманда ведае асабіста перад адпраўкай запрашэння.
Адправіць захаваць дату ў пачатку працэсу планавання (папяровы ці электронны).
Адправіць падрабязнае запрашэнне, у тым ліку асноўных момантаў парадку дня (папяровы або электронныя) з запытам RSVP.
Накіраваць падрабязнае запрашэнне зноў з персанальнай запіскай да асабістых сябрам ці знаёмым (у электронным выглядзе). *
Наступны з пацверджанымі гасцямі адзін на два дзень да запланаванага падзеі (электроннага або па тэлефоне).

* Вы таксама можаце афіцыйна назваць госць і пашырыць асабісты запрасіць на мерапрыемства.

06 - Не варта недаацэньваць сілу асабістых запрашэнняў

Фізічнае запрашэнне - будзь то друкаваныя ці элект. Гэта добра, але гэта не варта разглядаць у якасці замены для асабіста пашыранага запрашэння сябрам, калегам або знаёмым (калі, вядома, вы не плануеце вялікі сімпозіум або канвенцыю з 500 ці больш удзельнікаў). Гэта той крок, які робіць шмат хастоў перакручвае ... яны не хочуць, каб забраць тэлефон, але гэта можа азначаць розніцу паміж высокімі паказчыкамі RSVPs (з нізкім не-шоў ставак) і менш чым ідэальнага атрымаецца.

Для некаторых падзей, можа карысна падзяліць гэтую адказнасць. Спіс гасцей пра падзею часта складаецца з спісаў кантактаў, якія падтрымліваюцца рознымі асобы, і тыя людзі, з бліжэйшымі адносінамі да запрошаных павінны распаўсюджвацца прамым запрашэннем сваіх гасцей.

07 - Стварэнне рэпутацыі для Забяспечваючы выдатныя праграмы

Кожны наведваў добрыя канферэнцыі і дрэнныя канферэнцыі. Тое ж самае справядліва і для правядзення семінараў і іншых мерапрыемстваў падзячных. На шчасце для арганізатараў мерапрыемстваў, людзі ўсё часцей карыстаюцца сустрэчамі яны наведваюць.

Ключавым момантам тут з'яўляецца, каб дапамагчы кліенту стварыць рэпутацыю для дастаўкі выдатныя бізнес-праграм. Просты, як гэта можа здацца, калі хтосьці любіў наведваць ваша апошняе падзея, ён ці яна, хутчэй за ўсё, удзельнічаць у будучых праграм - і, магчыма, нават узяць з сабой сябра ці калегу.

08 - Адправіць развілі Сувязь і Дзякуй Attendees

Таму што людзі наведваюць сустрэчы для атрымання новай інфармацыі, шмат хто з удзельнікаў удзячныя атрымаць дадатковыя раздаткавыя матэрыялы і матэрыялы, якія могуць быць спасылкамі на дыктараў і іншымі людзьмі ў вашай арганізацыі. Наступнае гэта выдатная магчымасць падзяліцца гэтай інфармацыяй і пашырыць дзякуй паведамленні для тых, хто прысутнічаў на мерапрыемстве.

Падзячны ліст і наступныя сувязі з'яўляецца тое , што многія арганізацыі часта выпускаюць з выгляду, але тыя , хто не пажынаць плён.