Крокі да пошуку Venue Ідэальнага падзеі
Мяркуючы, што вы ўжо вызначылі тып падзеі вы плануеце і яго мэта, ёсць шмат іншых фактараў, неабходна ўлічваць, як вы пачнеце працэс выбару самага месца.
Ніжэй гэты план дапаможа правядзе вас праз крокі ў выбары ідэальнага месца для правядзення мерапрыемстваў.
Вызначце сваю мэтавую аўдыторыю і Ведайце спіс гасцей
Пры планаванні месца для выпадку, адзін з самых важных частак інфармацыі , якую вы павінны ведаць, хто вашыя госці будуць і колькі вы плануеце наведаць. У той час як тып падзеі, безумоўна, інфармуе выбар месца правядзення, адзін з самых вялікіх фактараў, якія абмяжоўваюць ў прасторы падзей з'яўляецца яго здольнасць. Пераканайцеся , што вы ведаеце , па меншай меры , дакладную ацэнку (гэта можа быць дыяпазон) ад колькасці гасцей , як гэта будзе неадкладным мяжа вашых варыянтаў месца сустрэчы. Вы павінны таксама разгледзець вашу аўдыторыю. Пераканайцеся, што месца адлюстроўвае не толькі само падзея, але густы і чаканні гасцей.
Вызначэнне Даты падзей
Праверце свой каляндар, таму што тэрміны будуць уплываць на многія рашэнні, у тым ліку вашага месцы выбару. Пасля таго, як спіс гасцей, дата вашага мерапрыемствы будзе наступным абмяжоўвалым фактарам.
У залежнасці ад таго, якога тыпу падзеі вы плануеце, вы можаце выявіць, што вы альбо павінны быць гнуткім з датай падзеі, каб атрымаць месца вы хочаце ці вы павінны быць гнуткім, з выбарам месца правядзення, каб атрымаць патрэбную дату. Вы павінны пачаць планаванне месца правядзення ведаць, дзе вы або кліент з'яўляюцца гнуткімі.
Вось некаторыя пытанні, якія неабходна ўлічваць:
- Калі вашы госці, хутчэй за ўсё, даступныя для ўдзелу на падставе іх графікаў?
- Якія месцы маюць адпаведнае і даступнае месца для тых часоў?
- Калі гэта лепшы час для вашай каманды кіравання, каб правесці мерапрыемства?
Разлічыце свой бюджэт
З адкрытым бюджэтам, любы чалавек можа планаваць вялікая падзея і ёсць бясконцы выбар варыянтаў месца сустрэчы. Але больш верагодна, вашы фінансавыя рэсурсы абмежаваныя , і вы павінны ведаць , з самага пачатку , што вашы фінансавыя абмежаванні - нават калі ваш бюджэт падзеі проста адзнака прыблізнай або дыяпазон. Планавальнік падзей заўсёды можа планаваць вялікая падзея ў рамках разумнага бюджэту.
- Як трапляюць у месцах у межах вашых параметраў бюджэту для прасторы, тэхнічныя і харчаванне выдаткаў?
- Вы дамовіліся аб выгадным курсе на аказанні паслуг і прадэманстравалі каштоўнасць вашай ролі?
- Вы дазволілі гнуткасць ў вашым бюджэце ў выпадку лініі выдаткі пункта перавышае план?
Scope розных месцазнаходжанне
Пасля таго, як лік запрашальных і магчымыя даты падзей звужаюцца, гэта важна вызначыць месцы, дзе можна было б правесці мерапрыемства. Гатэлі і падзея або канферэнц-цэнтры з'яўляюцца аднымі з самых папулярных залаў для правядзення карпаратыўных мерапрыемстваў і вяселляў, але яны не з'яўляюцца адзінымі варыянтамі.
Гэты час, каб быць творчым ў вашым мысленні. Разгледзім наступны прыклад:
- Грунтуючыся на тэму вашай сустрэчы, якія тры лепшыя месцы прыходзяць на розум?
- Дзе б вашыя госці аддаюць перавагу прысутнічаць на гэтай сустрэчы?
- Што будзе найбольш зручна для вашых гасцей?
- Акрамя гасцініцы, якія нечаканыя месца можа павялічыць хуткасць RSVP?
Знайсці правільны тып прасторы падзей
Месца вы выбіраеце, павінны мець адпаведнае прастору для тыпу падзеі вы плануеце. Ці будзе ваша мерапрыемства патрабуе танцпляца? Ці будзе вам патрэбна сістэма PA? А як наконт подыўма таго, хто гаворыць або экрана праектара? Якія налады табліцы вам трэба? У дадатак да разгляду такога роду пытанняў, вось некаторыя з галоўных пытанняў планавання месца, каб спытаць сябе:
- Ці задавальняе месца падзея адмысловым крытэрам праграмы або мерапрыемствы?
- Ці можа месца размяшчэння вашага вытворчасці, забавы, A / V, гук і іншыя тэхнічныя патрэбы?
- стан аб'екта ці адлюстроўвае высокія стандарты вашай арганізацыі?
Разгледзім Месца правядзення Паслугі і абмежаванні
У дадатку да пошуку правільнага тыпу прасторы падзей, вы хочаце паглядзець на тыпы іншых паслуг, прапанаваных месцам і вырашыць іх каштоўнасць для вашага мерапрыемствы. Некаторыя месцы таксама будуць мець пераважны спіс пастаўшчыкоў, з якіх вы павінны працаваць, каб знайсці прадаўцоў або пастаўшчыкоў іншых паслуг. Іншыя месцы маюць абмежаванні па дэкору ці іншых аспектаў на самім мерапрыемстве. Некаторыя пытанні, каб спытаць, ўключаюць:
- Ці мае гэта месца прапануе добрыя варыянты паркоўкі аўтамабіль персанал?
- Ці мае гэта месца прапанову бяспекі?
- Прадастаўляе Ці гэта месца дадатковыя паслугі, такія як харчаванне, кветкавыя кампазіцыі, пасцельная бялізна і арэнды сталоў і г.д.?
- Ці мае гэта месца ўстаноўкі і ачысціць каманду?
- Абмяжоўвае Ці гэта месца, што іншыя вытворцы вы працуеце?
- Ці мае гэта месца прадуктаў харчавання і напоі мінімумы?
Разгледзім Venue Рэпутацыя
рэпутацыя месца сустрэчы для абслугоўвання мае вырашальнае значэнне. Гэта часта розніца паміж правядзеннем добрага падзеі і вырабляе вялікая падзея. Шлях месцам кіруе памяшкання, персанал і кліенты заўсёды будуць памятаць. Для таго, каб атрымаць пачуццё для значэння рэпутацыі месца правядзення, разгледзьце наступныя пытанні:
- Што такое тэрмін знаходжання мэнэджара канферэнцыі, менеджэр харчавання або шэф-кухары?
- Ці будзе кіраванне як VIP-кліент ці проста ў якасці аднаго з некалькіх праграм лячэння вы?
- Наколькі гнуткасць з'яўляецца месцам гатовыя пашырыць для вас?
- Ці ёсць у іх водгукі або агляды даступныя?
- Прадастаўляе Ці месца фатаграфіі з падзей, падобных вашаму?
Графік наведвання Venue
Калі лагістыкі і час абсалютна не прадухіліць, кожны планавальнік падзей варта правесці агляд месца, перш чым заключаць кантракт любога месца. Выявы могуць быць надзвычай карысныя, але ёсць шмат аспектаў, якія могуць быць ацэнены толькі ў асобе. Спытаеце тур па месцы правядзення, уключаючы усё, што ад паркоўкі да ўваходу і прасторы падзей у ванных пакоях. Вы будзеце рады, што вы зрабілі!
Ўключыць перавагі кліента
У канцы дня, мерапрыемства па планаванні павінна прадставіць свае рэкамендацыі месцы для свайго кліента (няхай гэта будзе ўнутраны кліент, як кіраўнікі кампаній або кіраванне ці вонкавага кліент) і атрыманне дазволу. Адзінае пытанне, каб спытаць сябе ў дачыненні да да кліента на этапе планавання месца правядзення будзе кліент ўхваліць маю рэкамендацыю (ы)? Для таго, каб мець магчымасць адказаць на гэтае пытанне з некаторай доляй упэўненасці, вы павінны пераканацца, што вы разумееце, чакання кліента і перавагу з самага пачатку.