Дос і Этыкет выкарыстання электроннай пошты ў бізнэсе
Электронная пошта стала настолькі папулярнай, што ў некаторых выпадках людзі выкарыстоўваюць яго часцей, чым тэлефон. Таму што напісанае слова можа быць так лёгка зразумелі, разуменне належнага этыкету электроннай пошты мае важнае значэнне ў бізнес-асяроддзі.
На жаль, многія людзі не разумеюць, як выкарыстоўваць электронную пошту для сваёй выгады, і выгады, якія яна можа якая надае для бізнесу часта прапускаюцца. Наступныя правілы этыкету дзелавой электроннай пошты могуць дапамагчы сваім супрацоўнікам пісаць лісты, якія з'яўляюцца эфектыўнымі і эфектыўнымі.
01 - Адаслаць толькі выразныя і лаканічныя паведамленні электроннай пошты
02 - Заўсёды выкарыстоўвайце Значныя лініі Subject
Ніколі не пакідайце радок тэмы электроннай нарыхтоўкі. Пустая сюжэтная лінія можа атрымаць ваш ліст пазначана як спам, і ён ніколі не дасягне свайго пункта прызначэння. Лісты з пустымі сюжэтнымі лініямі таксама часта ідуць выпускаць з выгляду, асабліва калі меркаваны атрымальнік звычайна атрымлівае шмат лістоў на любы дзень. Заўсёды выкарыстоўвайце сюжэтную лінію, якая адэкватна адлюстроўвае змест вашай электроннай пошты. Гэта дапаможа вашым атрымальнікам больш эфектыўна сартаваць праз сваю электронную пошту, і будзе спрыяць больш хуткай рэакцыі на вашу электронную пошту.
03 - Пазбягайце Экстравагантна адфарматаваны паведамленні электроннай пошты
Адправіць электронную пошту ў прафесійных фарматах. Пазбягайце рознакаляровыя шрыфты і малюнкі для працоўнага стала. Гэтая амуніцыя можа адцягнуць чытач або зрабіць паведамленне цяжка чытаць. Любыя фонавыя малюнкі, хутчэй за ўсё дададзеную могуць раздуць памер файла па электроннай пошце. Гэта можа прымусіць атрымальнік з павольнымі злучэннямі чакаць пакутліва доўга для вашага паведамлення download.ny фонавых малюнкаў, дадаваць можа надзімацца памерам файла па электроннай пошце. Гэта можа прымусіць атрымальнік з павольнымі злучэннямі чакаць пакутліва доўга для вашага паведамленні для загрузкі.
Калі ваша кампанія настойвае на тым, што вы выкарыстоўваеце адмысловы адрас электроннай канцтавары праецыраваць паслядоўны знешні выгляд, скарыстацца ёю. Лагатып кампаніі і лінія подпісы могуць праецыраваць прафесійнае малюнак на вашу электронную пошту.
04 - Адправіць своечасовыя адказы
Не прымушайце людзей чакаць своечасовых адказаў на іх электронную пошту. Адказаць хутка з ясным, кароткім паведамленнем. Калі вам трэба больш часу, каб даследаваць адказ ці сабраць больш інфармацыі, паведаміце ваш адрас электроннай пошты адпраўніка, калі яны могуць чакаць адказу.
05 - Выкарыстанне па-за офісам Адказаць Інструменты
Калі вы збіраецеся быць удалечыні ад офіса і не чытаць вашу электронную пошту, выкарыстоўваць па-за офісам інструмента сістэмы электроннай пошты, каб аўтаматычна рэагаваць на тых, хто спрабуе звязацца з вамі. Пераканайцеся, што аўтаматычны адказ дазваляе адпраўнікам ведаць, калі яны могуць разлічваць на атрыманне адказу.
06 - Не плач Вольф З высокім прыярытэтам сцяг
Большасць сістэм электроннай пошты дазваляюць вам пазначыць ліст як «высокі прыярытэт" ці "Rush». Не рабіце гэтага электронную пошту па змаўчанні сцяга. Выкарыстоўвайце яго эканомна, ці атрымальнікі будуць ігнараваць сцяг прыярытэту. Калі вы, нарэшце, адправіць сапраўды важнае паведамленне, ён не атрымае належную ўвагу.
07 - Разглядае Ці «Адказаць усім» неабходна
Ня інстынктыўна націсніце на кнопку «Адказаць» Усё для кожнага паведамленні электроннай пошты, які мае некалькі адпраўнікоў ці атрымальнікаў. Разгледзім гэтае пытанне і вырашыць, хто павінен прачытаць ваш адказ. Бесперапынна на адказ на ўсе залішне хутка зарабіць рэпутацыю як «бізнэс-спамер," і людзі могуць пачаць ігнараваць вашыя лісты ў цэлым.
08 - асобны бізнэс і асабістыя Уліковыя запісы электроннай пошты
Калі гэта не надзвычайная, ніколі не выкарыстоўваць свой працоўны адрас электроннай пошты для асабістай перапіскі. Нават калі ў вас ёсць свой уласны бізнес, гэта добрая ідэя, каб мець два асобных уліковых запісаў электроннай пошты. Гэта дазволіць вам вызначыць прыярытэты вашых лістоў і трымаць незвязаныя асабістыя паведамленні з бізнэсу-сеткі.
09 - Выкарыстанне імёнаў уліковых запісаў электроннай пошты Professional
Выкарыстоўвайце сваё імя як частка любога бізнес адрасы электроннай пошты. Напрыклад, james.bucki@example.com або jbucki@example.com. Пазбягайце мянушкі, ручкі, мянушка ці няясныя спасылкі. Напрыклад, не выкарыстоўвайце soccer.mom@example.com або baseball.nut@example.com.
10 - Ці з'яўляецца электронная пошта лепшы за гэты адказ?
Не выкарыстоўвайце электронную пошту ў якасці адзінага сродкі сувязі. Не ўсе паведамленні з'яўляюцца па электроннай пошце неабходна, і там будзе час, калі кароткі тэлефонны званок ці кароткае наведванне офіса можа быць больш эфектыўным спосабам, каб перадаць паведамленне. Сустрэча або размова па тэлефоне можа ўвесці чалавечы фактар ва ўзаемадзеянне, і гэта можа зрабіць усё адрозненне, калі вы спрабуеце нешта растлумачыць, ці вы хочаце, каб пераканаць кагосьці, каб прыняць меры.
11 - Будзьце Sensitive і даступна
Ніколі не выкарыстоўвайце электронную пошту, каб спыніць адносіны або дагавор. У прафесійнай дзелавой перапісцы, заўсёды ўключае ў сябе радок подпісы, якая прадастаўляе альтэрнатыўныя спосабы звязацца з Вамі. Напрыклад, вы можаце ўключыць ваш офіс, факс і нумары мабільных тэлефонаў, і ваш офіс паштовы адрас.
12 - Пазбягайце Emailing Масіўныя ўкладання
Вы ніколі не ведаеце, як і дзе атрымальнік будзе доступ да сваёй электроннай пошце. Мабільныя прылады могуць пачаць загрузку файла, перш чым прасіць карыстальніка пацвердзіць загрузку. Гэта можа заняць шмат часу і спажывае паласу прапускання, што атрымальнік павінен аплаціць. Трымаеце агульны памер укладанняў пад 50Мб.
Калі вам неабходна адправіць вялікі файл, звярніцеся да атрымальнікаў першым і спытаць, як яны хацелі б атрымаць файл. Вы таксама можаце выкарыстоўваць паслугу перадачы файлаў для адпраўкі файла.
13 - Падумайце, перш чым адправіць яго на e-mail
І, нарэшце, скарыстацца момантам і разгледзець тое, што вы напісалі, перш чым націснуць кнопку «адправіць». Гэта тое, што не павінна быць адпраўлены па электроннай пошце? Ці з'яўляецца гэта асабісты характар і не падыходзяць для выкарыстання сістэмы электроннай пошты кампаніі? Вы пісалі ў той час як электронная пошта сярдзітых і ўключаны урыўкі вы можаце добра шкадаваць пазней? Калі так, то націсніце кнопку «Выдаліць».