Ня Пачатак працы досыць рана
Прамаруджванне ваш вораг. Гэта адна з самых распаўсюджаных памылак планавання падзей, якія вы хочаце пазбегнуць.
У адваротным выпадку, каб пачаць працэс планавання мерапрыемстваў на ранняй стадыі можа выклікаць мноства праблем па лініі. Як толькі абраная дата і ў вас ёсць агульны аб'ём вашага мерапрыемствы і бюджэт, прыступіць да працы. Гатэлі і іншыя месцы кнігі шлях загадзя так замацаваць гэта як мага хутчэй. Невыкананне гэтага правіла будзе абмяжоўваць ваш выбар месца сустрэчы, і вы, на жаль, застанецца з тым, што месца даступна. Запрошаныя лектары і забаўляльныя мерапрыемствы таксама прымаюць заказы далёка наперадзе ад фактычнай даты падзеі. Пасля таго, як ваша дата падзеі з'яўляецца бяспечнай, зрабіць вашыя даследаванні і, калі вы вырашыце на ваш выканаўца выбару, атрымаць кантракт, падпісаны адразу.
Арганізацыя самастойна з кантрольным спісам планавання падзей з'яўляецца яшчэ адной задачай , якая павінна быць вырашана неадкладна. Шлях супастаўлення ўсіх крокаў у працэсе планавання падзей, вызначыць, калі яны павінны быць завершаны, і распрацаваць графік для кожнага, вы будзеце мець каштоўнае кіраўніцтва, каб вы пачалі і трымаць вас на шляху.
Пачынаючы занадта позна гэта адна з самых распаўсюджаных памылак планавання падзей.
Ня Праверка канкуруючага Падзеі
Вы калі-небудзь планаваць сваё мерапрыемства толькі даведацца - як толькі працэс планавання пачатку і дата падзеі ўстаноўлена - што ёсць іншае канкуруючыя падзея ў той жа дзень? Толькі адна падзея прыцягне натоўп, так што не прыняць вашы шанцы і скрыжаваўшы пальцы, што запрошаныя падбяруць ваша мерапрыемства.
Пазбягайце сітуацыі ў цэлым.
Вашы належнай абачлівасці і праверыць наяўнасць канфліктаў падзей, перш чым гэта занадта позна. Паглядзіце на графікі для індустрыі сустрэч (вялікіх і малых), блізкасць да святаў, буйных спартыўных мерапрыемстваў і мясцовых сходаў, якія могуць нанесці шкоду для тых, хто за рулём да падзеі. Пасля таго, як вы вызначыліся з датай Вашага мерапрыемствы, атрымаць слова для вашых гасцей. «Захаваць Дата» апавяшчэння і «адбыцца падзеі» спісы даюць зацікаўленым магчымасць адзначыць сваё мерапрыемства на сваіх календарах.
Ня Пацвярджаючы Прадавец
Падпісаны кантракт пастаўшчыка з'яўляецца юрыдычна абавязковым пагадненнем , і дае вам што - то ў пісьмовай форме трымаць пастаўшчык , адказны за паслугі , якія яны прыносяць. Тым не менш, ён нічога не робіць для вас у момант падзеі, калі вы разумееце, прадавец з'яўляецца не-шоў. Гэты кантракт падзея ў руцэ не будзе падаваць ежу для галодных гасцей або паставіць сталы і крэслы ў пустая зала. Пацвердзіце з кожным і кожнага пастаўшчыка не адзін раз, а двойчы. Так, двойчы. Пацвердзіце атрыманне Вашага падпісанага кантракта ў той час як вы згодныя з умовамі. Паўтарыце яшчэ раз да самой падзеі. Гэта не размова ў вас будзе адносна падрабязнасці аб дастаўцы прадуктаў харчавання або дэкору; гэта высочванне спецыяльна, каб пераканацца, што ваша мерапрыемства ўсё яшчэ знаходзіцца на сваім календары.
пастаўшчыкі падзей замовіць некалькі падзей, і гэта вельмі лёгка для вашых дакументаў заблудзіцца ў выпадковым парадку або няправільна аформлены кімсьці ў кампаніі. Таму пераканайцеся, што не адбудзецца, абвядучы назад да іх, каб праверыць і пацвердзіць, што ваша мерапрыемства і спецыфіка ў дачыненні да даты, часу і паслуг, якія будуць прадастаўляцца ў рэчаіснасці на іх графіцы. І трымаць гэты кантракт пастаўшчыка лёгка даступныя.
Не маючы «Plan B»
Наяўнасць плана на выпадак непрадбачаных абставінаў з'яўляецца абавязковым для любога падзеі, але спецыяльна для тых падзей, якія плануецца правесці на адкрытым паветры. Ўмовы надвор'я непрадказальныя і калі ўраган, моцны вецер рэкамендацыйныя або вырадак шторм з градам пагражае адмяніць падзея, ёсць рэзервовы план. даты дажджу, альтэрнатыўныя месца падзей, а таксама мадыфікаваныя графікі актыўнасці усе варыянты, калі ваша адкрытае падзея - або яго частка - павінна быць перамешчаныя ў закрытым памяшканні.
У дадатак да падрыхтоўкі да пагодных нявызначанасці, іншыя незвычайныя абставіны таксама могуць быць вырашаны раней часу. Перабоі ў энергазабеспячэнні могуць быць зменшаны пры наяўнасці генератара на месцы. Перапаўненне паркоўка можа быць перамешчаны ў іншае, загадзя вызначаным месца. Праблемы , звязаныя з наяўнасцю гасцінічнага нумара могуць быць вырашаны шляхам трымаць некалькі дадатковых нумароў зарэзерваваных ў вашым блоку гасцініцы . Разгледзім спецыфіку вашага мерапрыемствы і падумаць ў тыя вобласці, якія больш успрымальныя да праблем, якія ўзнікаюць. Плануючы наперад і распрацоўку альтэрнатыўных сцэнарыяў, вы можаце пазбегнуць адной з самых дарагіх памылак планавання падзей.
Ня Наём Enough Дапамога
Калі гаворка ідзе аб прыёме на працу персаналу для правядзення мерапрыемстваў, больш, тым лепш. Гэта будзе каштаваць вам больш грошай, але гэта можа зэканоміць ваша мерапрыемства. Адлюструеце гэта: рэзервовае капіраванне аўтамабіляў, якія чакаюць ўезду ў паркоўку, а паркоўшчык адчайна спрабуюць не адставаць. Лінія расчараваных гасцей чакае замовіць напой, як адзін сервер спрабуе не адставаць ад попыту. рэгістрацыі падзей работнікі перагружаны вялікай колькасцю гасцей, якія толькі што прыбыў, пакінуўшы стомленых падарожнікаў чакаюць занадта доўга, каб праверыць. Вы атрымліваеце ідэю. Маючы дадатковы персанал для правядзення мерапрыемстваў на руку, каб дапамагчы падчас напружанага часу, даць дадатковыя паслугі ў галіне, хто жыве ў нястачы, вырашаць праблемы, якія ўзнікаюць, або быць вітаючы прысутнасць на прыбываюць госць з пытаннямі можа падняць ваша падзея з добрым падзеяй для цудоўнага падзеі.
Пры прыёме на працу персаналу для правядзення , звярніце ўвагу на тых штатных супрацоўнікаў з вопытам работы тып падзеі вы плануеце. Пракат толькі прафесійныя, высока рэкамендуемыя штатныя супрацоўнікі. Навучаць іх на тое, што ваша мерапрыемства о, гасцей, якія будуць прысутнічаць, вашы чаканні, і хто іх кропка кантакту павінна мець пытанне або праблему. Супрацоўнікі Event - нават калі яны падаюцца знешніх пастаўшчыком - прадстаўляюць вы і ваша мерапрыемства бізнес-планаванне. Адмоўная сустрэча з персаналам падзеі будзе жыць у памяці як госця і кліента і можа псавацца нават самыя добра спланаваныя падзеі.