Асноўныя парады па планаванні мерапрыемствы, каб пазбегнуць жудаснага спецыяльнага мерапрыемствы
Але калі справа даходзіць да планавання падзей, кампетэнтны менеджэр падзей заўсёды будзе выглядаць, каб змякчыць закон Мэрфі, прызнаўшы патэнцыял для рэчаў, каб пайсці наперакасяк і планаванне адпаведна.
У якасці мэнэджэра падзей, гэта ваша адказнасць, каб пераканацца, што асаблівая падзея вашага кліента праходзіць гладка і з некалькімі замінак як па-чалавечы магчыма.
У рэальным свеце гэта не ўяўляецца магчымым ахапіць усе магчымасці, але па меншай меры, вы павінны быць дасведчаныя аб крытычных памылках планавання падзей кожны менеджэр падзей павінен пазбягаць.
Папярэджаны значыць узброены, так што давайце паглыбімся ў пяць важных саветаў, якія могуць дапамагчы вам пазбегнуць катастрофы Несмягченное на наступным запланаванага мерапрыемства.
- Дрэннае зносіны - гэта, бадай , самая распаўсюджаная памылка нявопытных мерапрыемствы па планаванню і адзін варта пазбягаць любой цаной. Дрэннае зносіны (як у непаразуменні або няма сувязі) можа азначаць катастрофу. Дрэннае зносіны часта з'яўляецца вынікам недастатковай увагі да дэталяў, асабліва калі гаворка ідзе аб вашым кантрольным спісе падзей. Гэта абсалютна важна, каб вы эфектыўна мець зносіны як з унутранай камандай падзей і пастаўшчыкамі. У той час як вы не хочаце мікраўзроўні ўсіх, вы павінны ведаць, хто што робіць і калі, каб гарантаваць, што ўсе ўдзельнікі ведаюць, што ад іх чакаюць, і захоўвае ў іх устаноўленага графіка.
- Дрэннае ці адсутнічае планаванне на выпадак - ёсць добры шанец , што па крайняй меры некаторыя рэчы памыліцеся ў дні і гадзіны , якія вядуць да вашаму мерапрыемству. Што яшчэ горш, некаторыя рэчы, хутчэй за ўсё , пойдуць дрэнна падчас спецыяльнага мерапрыемствы. Гэта нармальна і варта было чакаць. Прафесійны планавальнік падзей думае наперад, вызначае тое, што можа пайсці не так, і ёсць добры план на выпадак непрадбачаных абставінаў на месцы. Напрыклад, што калі вашыя збояў у працы сістэмы рэгістрацыі ў дзень мерапрыемства? Што рабіць, калі вы бяжыце з ежы, таму што лішнія людзі з'яўляюцца? Што рабіць, калі ваш асноўны дакладчык ня з'яўляецца ці прыбывае позна? Калі якія-небудзь з гэтых рэчаў адбылося, вы маглі б справіцца? Іншымі словамі, вы б мець план Б?
- Недастатковы транспарт - Вы абсалютна ўпэўнены , што транспарт вы арганізавалі , каб атрымаць дэлегат і дакладчык, і з вашага падзея адэкватна? Праверце на працягу некалькіх тыдняў да Вашага мерапрыемствы, а таксама ў дзень правядзення мерапрыемства, што ўсе патрэбы ў транспарціроўцы належным чынам выкананы. Вы павінны думаць у тэрмінах выпадковасці. Што адбудзецца, калі аўтамабіль ламаецца на раніцу Вашага мерапрыемствы? У вас ёсць альтэрнатыўны транспарт даступны для вас?
- Адсутнасць выразнай шыльды - Няма нічога больш жудаснага , для тых , хто наведвае спецыяльнае мерапрыемства , чым бянтэжачыся аб тым, дзе наступная прэзентацыя праводзіцца. Пазбягайце гэтага, пераканаўшыся, што вы паказваеце адэкватнае пазначэнне, якое лёгка чытаць і разумець. Гэта лепш пайсці за борт і занадта шмат шыльдаў, чым удзельнікі рызыкі страты і ўвесь час просім кірунак.
- Неадэкватны персанал пад руку - на дзень вашага спецыяльнага выпадку вы , верагодна , будзеце мець справу з вялікай колькасцю ўдзельнікаў. Не рабіце памылку, спадзеючыся толькі на адзін ці два чалавекі, каб мець справу з пытаннямі або праблемамі дэлегатаў. Пераканайцеся, што ў вас ёсць добрае колькасць галовах ўдзельнікаў і, перш за ўсё, пераканайцеся, што паміж групай планавання падзей і персаналам, якія прадстаўляюцца пастаўшчыкамі, вы належным чынам укамплектаваць ваша мерапрыемства.
У дадатак да думаць і планаваць загадзя аб тым, што можа пайсці не так, каб забяспечыць плыўны і паспяховае мерапрыемства лепшая палітыка заўсёды правяраць і двойчы праверыць.