У дадатку да асноўных офісных функцый, адміністрацыйны памочнік і выканаўчы сакратар таксама адказвае за напісанне або падрыхтоўкі справаздач, арганізацыі і планавання сустрэч, прагляд ўваходных паведамленняў, каб вызначыць іх значэнне, падрыхтоўку парадку дня для пасяджэнняў савета дырэктараў, арганізацыі паездак, складання пратаколаў пасяджэнняў, вядзенне навуковыя даследаванні, падрыхтоўка карэспандэнцыі, а таксама кантроль і навучанне персаналу малодшага ўзроўню ў офісе.
Гэтыя ролі могуць спатрэбіцца розныя ўзроўні вопыту і ёсць якія-небудзь з гэтых аналагічных пасад:
- Пачатковы ўзровень памочнік па адміністрацыйных пытаннях
- рэферэнт
- Старэйшы памочнік па адміністрацыйных пытаннях
- Адказны сакратар
- Выканаўчы сакратар Старэйшы
- Офіс-менеджэр
- Старэйшы менеджэр офіса
Заўвага: Юрыдычныя і медыцынскія пасады асістэнтаў вельмі розныя і патрабуюць спецыяльнай падрыхтоўка запатрабаванай у прафесіі, у якіх яны працуюць.
Адрозненні паміж памочнікам па адміністрацыйных пытаннях і выканаўчых сакратарамі
Ролю выканаўчых сакратароў і асістэнтаў мае значнае перакрыцце, а таксама адрозненні ў ролі могуць мяняцца ў залежнасці ад арганізацыі. У некаторых выпадках, выканаўчы сакратар факусуюць на больш адміністрацыйныя абавязкі для мэнэджэра або кіраўнікоў, такіх як планаванне сустрэчы, планаванне паездкі, апрацоўка пісьмовых паведамленняў і нават бухгалтэрыя. Адміністрацыйны памочнік можа засяродзіцца на больш аператыўных задачах бізнесу і ўзяць на сябе вялікую ролю лідэрства ў некаторых магчымасцях, стварэнне позваў для пасяджэнняў і канферэнцый, кіравання бюджэтамі і апрацоўкай рахункаў пастаўшчыкоў.
Адміністрацыйныя памочнікі могуць быць абавязаны мець больш спецыялізаванае адукацыю ў некаторых выпадках, калі кіраванне бізнес-аперацый з'яўляецца крытычным.
Асноўныя навыкі працы
Абодва выканаўчых сакратароў і адміністрацыйных памочнікаў маюць базавы набор навыкаў працы, якія маюць важнае значэнне ў любой ролі. Яны ўключаюць у сябе выключныя арганізатарскія здольнасці, выдатныя пісьмовыя і вусныя навыкі зносін, а таксама моцнае увагу да дэталяў і прафесіяналізму.
Яны павінны валодаць тэхнічным майстэрствам з інструментамі аўтаматызацыі справаводства, у то ліку праграмнага забеспячэння першай неабходнасці , такі як Microsoft Word, Excel і PowerPoint, а таксама бухгалтарскія інструменты , такія як QuickBooks .
Адміністрацыйны памочнік або Выканаўчы сакратар ў невялікім офісе
У невялікім офісе, у абавязкі адміністрацыйнага памочніка або выканаўчага сакратара, як правіла, ажыццяўляецца з дапамогай розных офісных супрацоўнікаў. Некаторыя працы могуць фактычна быць зробленыя кіраўнікамі саміх кампаній, а таксама адміністрацыйны памочнік або ролі Выканаўчага сакратара можа ўключаць у сябе большую разнастайнасць абавязкаў па меры неабходнасці ў меншай арганізацыі.
Адміністрацыйны памочнік або Выканаўчы сакратар ў асяроддзі офіса
Як памеру павелічэння кампаніі, неабходнасць для чалавека, які мае высокую ступень арганізацыі і можа выконваць шырокі спектр задач ўзрастае. Гэта асабліва актуальна для кіраўнікоў, якія працуюць кампаній, якія патрабуюць высокага ўзроўню прыватнасці і цэласнасці для бізнесу, які праводзіцца.
Адміністрацыйны памочнік або Выканаўчы сакратар ў вялікім офісе
Яна з'яўляецца агульнай для вялікага офіса, каб мець некалькі адміністрацыйных памочнікаў і / або выканаўчыя сакратар. Пры гэтым памер кампаніі, як правіла, неабходна мець офіс-менеджэр, які каардынуе персанал, які абслугоўвае кіраўнікоў кампаніі.
У некаторых выпадках, адміністрацыйны памочнік будзе суправаджаць выканаўчы на працяглыя камандзіроўкі з мэтай аказання дапамогі ў арганізацыю нарад, планавання і іншых важных арганізацыйных задач.