Для многіх прадпрыемстваў, крэдыторская запазычанасць аддзел не атрымлівае шмат увагі, калі нешта пойдзе не так. Тым не менш, ёсць шмат можна атрымаць ад крэдыторскай запазычанасці, універмагі, добра бегчы. З іншага боку, ёсць шмат праблем, якія могуць прыйсці той, які проста кульгаў з. Гэты аддзел часта робіць вялікі ўплыў на бізнес грашовы паток , і ёсць магчымасці , якія могуць быць атрыманы або страцілі ад скарыстаўшыся аплатнымі пагадненняў з пастаўшчыкамі.
Добра кіруюць крэдыторскай запазычанасцю аддзел павінен мець магчымасць скарыстацца перавагамі аптовых зніжак і пачаткам аплаты зніжкі, а таксама вызначыць лепшы спосаб захаваць большую частку грашовых сродкаў, якія ёсьць у бізнэс для іншых выдаткаў і інвестыцый. Гэты аддзел павінен таксама быць у стане гарантаваць , што пастаўшчыкі выконваюць свае абавязацельствы на аснове пагадненняў і кантрактаў, так што, калі аб'ём або стандарты якасці не выконваюцца, пытанні вырашаюцца і адпаведныя карэкціруючыя дзеянні прымаюцца.
Агульныя Крэдыторская запазычанасць Праблемы
Хоць існуюць шматлікія магчымасці для скарачэння выдаткаў і вызваляючы наяўныя грошы, ёсць таксама цэлы шэраг перашкод, з якімі сутыкаюцца прадпрыемствы пры спробе дасягнуць гэтых мэтаў. 2014 рахункавод Аптымізацыя Даследаванне Canon паказала, што апрацоўка паперы была адзін з самых вялікіх крыніц праблем для многіх арганізацый, з указаннем часу, якое патрабуецца, каб мець справу з папяровымі рахункамі-фактур з'яўляецца самай вялікай праблемай.
Іншыя асноўныя крыніцы турботы былі:
- Забеспячэнне таго, каб плацяжы вырабляюцца своечасова
- Ўпарадкаванне рахункі працэсу зацвярджэння
- Атрыманне лепшыя ўмовы аплаты з пастаўшчыкамі і пераканаўшыся, што абавязацельствы будуць выкананыя з абодвух бакоў
- Праца з рознымі сістэмамі бухгалтарскага ўліку і выстаўлення рахункаў-фактур пастаўшчыка
- Запіс і праверка бяспекі дадзеных і аперацый
Многія з пытанняў, пералічаных пагаршаюцца або створаны апорамі на папяровых рахунках-фактурах. Страцілі дакументы з'яўляецца частым праблемай у многіх арганізацыях, якія вядуць да канца або прапушчаных плацяжоў. Акрамя таго, у той час як колькасць прадпрыемстваў зацікаўлены ў аблічбоўцы дакументаў, большасць пастаўшчыкоў па-ранейшаму рассылкі папяровых рахункаў-фактур або адправіць іх па факсе.
Большасць малых прадпрыемстваў апрацоўваць свае ўласныя рахункі да выплаты дакументаў, і шмат што з гэтага робіцца ўручную. Паколькі толькі нешматлікія пастаўшчыкі перайшлі на электронныя рахункі, большасць арганізацый марнуюць вялікую колькасць рабочай сілы ручнога ўвод дадзеных і стварэнне лічбавых копій дакументаў.
Выкарыстанне папяровай дакументацыі часта запавольвае працэс зацвярджэння рахункаў-фактур, так як копіі павінны быць зроблены і перададзены адпаведным сябрам кіраўніцтва для агляду. Калі дакументы не лёгка даступныя або даступныя ў лічбавым фармаце, гэта выклік для аналізу дадзеных і забеспячэння таго, каб лепшыя пагаднення па плацяжах быць атрыманы і што абавязацельствы выконваюцца. На час і ранніх пагадненняў аплаты зніжкі могуць быць лёгка страчаныя, калі прадпрыемствы не ў стане вырабляць плацяжы, калі яны неабходныя, каб, такім чынам пытанні, звязаныя з дакументамі, можа быць дарагім.
Паляпшэння і аптымізацыя
У сувязі з тым, што шэраг пытанняў, звязаных з належным кіраваннем крэдыторскай запазычанасцю дэпартаменты выцякаюць з адных і тых жа прычын, ёсць таксама некалькі карэкціровак, якія арганізацыі могуць зрабіць гэта будзе клапаціцца аб многіх праблемах, у той жа час. Тры з найбольш эфектыўных спосабаў, якія прадпрыемствы могуць рацыяналізаваць свае рахункі, якія падлягаюць аплаце працэсы Дэпартамента з'яўляюцца:
- Выкарыстанне распазнання знакаў аб'екта лічбавы варыянт дакументы
- Скарыстайцеся онлайн-парталаў, якія даступныя для пастаўшчыкоў
- Стварэнне працоўных працэсаў кіравання
OCR
У той час як многія кампаніі рэгулярна выкарыстоўваць сканеры для стварэння лічбавых копій дакументаў, гэта як правіла, толькі прадугледжвае стварэнне выявы дакумента, захаваны на кампутары. Гэта азначае, што інфармацыя па-ранейшаму неабходна ўвесці ўручную ў базу дадзеных, так што ў той час як страта запісаў менш праблем, ён па-ранейшаму адымае шмат часу.
Аб'ект распазнаванне сімвалаў або OCR, уключае ў сябе сканіраванне дакумента і выманне дадзеных з яго. Гэтыя дадзеныя могуць быць аўтаматычна дададзены ў базу дадзеных або электронную табліцу. Працэс OCR дапамагае зменшыць праблему памылак пры ўводзе дадзеных па эксплуатацыі і дазваляе інфармацыі быць уведзена, як толькі атрымалі дакументы. OCR займае прыкладна ў той жа час для работніка, як сканіраванне дакумента для стварэння файла выявы, і гэта, як правіла, не патрабуе якіх-небудзь дадатковых крокаў. Per Gartner, ёсць арганізацыі, якія ў стане размяшчаць 80 або больш працэнтаў сваіх рахункаў-фактур без працаўніка прыходзіцца прымаць непасрэдны ўдзел.
пастаўшчык Парталы
Ўпарадкаванне працэсу для ўводу рахункаў-фактур і дадзеных у цэнтралізаваную сістэму, можа дазволіць кампаніям ствараць або скарыстацца інтэрнэт-партал, які дазваляе бізнес і яго пастаўшчыкам адсочваць заказы, паглядзець на рахунках і бачыць, калі плацяжы. Забеспячэнне даступнасці гэтай інфармацыі для шэрагу асоб у арганізацыях, можа дапамагчы гарантаваць, што крэдыторская запазычанасць аддзел мае належны кантроль, і гэта можа дапамагчы паскорыць час, неабходнае для зацвярджэння рахункаў-фактур. Дазволіць пастаўшчыкоў доступу партал дазваляе гэтым кампаніям прадстаўляць рахункі і плацяжы дарожкі, а таксама быць у курсе любых пытанняў, з паставак, атрыманыя або пытанні, выстаўленне рахункаў.
Стварэнне працоўных працэсаў і працэсаў
Аднак арганізацыя вырашае апрацоўваць свае намаганні па кіраванні дадзенымі, вельмі важна, што існуе ўсталяваны працэс у месцы для кіравання рахункамі і плацяжамі. Гэта дазваляе кампаніям забяспечыць, што аперацыі працуюць і высветліць альтэрнатывы, калі яны грувасткія або прывесці да памылак або затрымак. Па дадзеных Deloitte, гэтыя працэсы павінны дэталізаваць, што крэдыторская запазычанасць аддзел робіць, калі ён атрымлівае рахунак-фактуру, як дадзеныя ўводзяцца і агульны, і што гэты працэс для атрымання рахункаў-фактур, зацверджаных. Там таксама павінны быць прынцыпы вызначэння аптымальных шляхоў вырашэння з аплатай розных тыпаў пастаўшчыкоў.
У той час як многія пастаўшчыкі прапаноўваюць зніжкі на аплату на працягу 30 ці 90 дзён, гэта можа быць не варта зніжка, калі гэта перашкаджае грашовы паток арганізацыі. Гэта таксама важна, што ёсць спосаб, каб пераканацца, што абедзве кампаніі і пастаўшчыкі сустракаюцца прадпісанні дагавора або пагаднення. Стварэнне працоўных працэсаў для вырашэння гэтых пытанняў можа дапамагчы арганізацыям зрабіць правільны выбар.
Калі пастаўшчыкі не забяспечваюць на час, у дастатковых колькасцях або адпаведных колькасцях акцый, кампаніі могуць не захацець аплачваць рахункі, пакуль гэтыя пытанні не былі вырашаны. Працоўны працэс можа мець вырашальнае значэнне ва ўсталяванні таго, што павінна быць зроблена, калі ўзнікаюць гэтыя пытанні. Акрамя таго, плацяжы пастаўшчыкам таксама павінны быць зроблены своечасова, каб прадухіліць страту зніжкі ці панесці штрафныя санкцыі за пратэрмінаваныя плацяжы. Кожнае пагадненне з пастаўшчыком павінны быць задакументаваныя і абнаўляцца па меры змены і працэсы павінны гарантаваць, што кожная уліковы запіс апрацоўваецца адпаведным чынам.
Стварэнне працоўных працэсаў таксама можа дапамагчы кампаніям:
аўтсорсінг
Аблічбоўка запісу, рэалізацыі OCR і з дапамогай партала, пастаўшчыкі маюць доступ не можа быць нешта, што неабходна для малога бізнэсу, але арганізацыі не павінны меркаваць, што кошт будзе перашкаджаць бізнес ад таго, каб скарыстацца імі. У той час як выдаткі на стварэнне і падтрыманне электронных сістэм могуць быць непасільнымі для многіх малых і сярэдніх арганізацый, робяць гэта ў доме часта няма неабходнасці. Ёсць цэлы шэраг іншых пастаўшчыкоў, якія арганізацыі могуць аўтсорсінг гэтых задач. Арганізацыі могуць атрымаць аутсорсінгавы дапамогу для ўсяго, ад стварэння працэсу распазнання тэксту, каб дапамагчы кампаніі ствараць працоўныя працэсы для аналізу кантрактаў з пастаўшчыкамі.
Хоць арганізацыі могуць быць не ў стане ног выдаткі на ўкараненне розных ІТ - сістэмы на сваім уласным, які мае іншы апрацоўваць іх часта вельмі даступны. Кампаніям неабходна будзе параўнаць выдаткі на выкарыстанне знешніх бакоў для распрацоўкі гэтых сістэм ад патэнцыйнай эканоміі і кошту вызвалення грашовых сродкаў, але аўтсорсінг дазваляе арганізацыям скарыстацца перавагамі тэхналогіі і сістэмы, якія, як правіла, занадта дорага.
- Пераканайцеся ў тым, што заказы на пастаўку ствараюцца для кожнага новага заказу
- Пераканайцеся ў тым, што рахункі-фактуры спалучаць прадукты, атрыманыя і выконваць свае дагаворныя пагаднення
- Праверце запісу, каб пераканацца, што плацяжы вырабляюцца, што яны зроблены своечасова, і што яны не дублююцца
- Вызначыць найлепшы спосаб аплаты рахункаў-фактур, напрыклад, праз EFTs або крэдытныя карты, каб паменшыць плату