Чаму Take Corporate Board Пратакол пасяджэння?
Ёсць на самай справе некалькі прычын для прыняцця і рэгістрацыі пратаколаў карпаратыўных сустрэч.
Першая і самая важная прычына, каб прыняць пратаколы пасяджэнняў, каб мець запіс аб тым, што вы вырашылі. Я сядзеў у на пасяджэннях савета, дзе ніхто не мог успомніць рашэнне, прынятае Саветам некалькі месяцаў таму. Маючы нешта ў пісьмовай форме для вашага бізнесу,
Другая прычына карпаратыўных хвілін праўлення для давернага кіравання і адказнасці мэтаў. Члены Савета знаходзяцца ў пазіцыі даверу. Яны прымаюць рашэнні пра грошы , укладзеных карпаратыўнымі акцыянерамі, і яны павінны быць у стане даказаць , што яны дзейнічалі разумна, у інтарэсах карпарацыі, і без канфлікту інтарэсаў . Маючы борце пратаколы пасяджэнняў дапамагае радзе даказаць , што яны дзейнічалі добрасумленна і пазбегнуць асабістай адказнасці за свае дзеянні.
Трэцяя прычына для мэт падаткаабкладання. Карпарацыя з'яўляецца асобным юрыдычнай асобай ад асобных акцыянераў. Для таго, каб пераканацца, што вы трымаеце, што падзел, плата пратаколы пасяджэнняў забяспечваюць запіс.
Без іх, IRS або дзяржаўныя ўстановы могуць звесці на няма падатковага статусу прадпрыемства. Карпарацыя, якая не паказвае дзейнічае як юрыдычная асоба, асобна ад уладальнікаў можа стварыць складаную падатковую сітуацыю.
Там ёсць баланс для бізнесу, каб імкнуцца паміж пераканаўшыся, што члены савета выконваюць свой абавязак і абаронены, ад доўгіх, бязмэтных пасяджэнняў савета дырэктараў, што час члена адходаў.
Мы будзем вырашаць, што баланс у гэтым артыкуле.
Цяпер, калі мы абмеркавалі прычыны для прыняцця платы пратаколы пасяджэнняў, вось некаторыя памылкі кампаніі робяць, і некаторыя думкі аб тым, як іх выправіць.
Ня Стварэнне і распаўсюджванне Парадку дня да нарады
Яшчэ адна вялікая памылка , зробленая карпарацый у іх пасяджэннях савета не ўстанаўлівае парадак дня да паседжання і не размяркоўвалыя парадку дня, а таксама адпаведныя дакументы да пачатку нарады. Праграма павінна ўключаць у сябе пэўныя колькасці часу для кожнага пункта парадку дня. Маючы канкрэтную праграму не толькі робіш бег сустрэчы больш плаўна, але яна дазваляе дошку (і якія чытаюць хвіліны пазней) ведаць адносную важнасць кожнага пункта ў парадку дня.
Гэта не значыць, што-то не можа прыйсці на парадак дня, калі гэта важна і тэрмінова, але элементы могуць быць уключаны ў парадак дня шляхам галасавання. І многае, што тэрмінова павінны вырашацца кіраўнікамі, а не раду.
Адсутнасць важных частак савета Пратакол пасяджэння
Шаблон для настольных пратаколаў пасяджэнняў павінны ўключаць:
- дата, час і месца сустрэчы
- Пачатак і заканчэнне часу, а час адведзенае на канкрэтныя пункты парадку дня
- Які тып праўлення сустрэчы - рэгулярныя, спецыяльныя або гадавы (усе штаты патрабуюць карпарацыі мець штогадовы збор)
- Хто прысутнічаў, адзначыўшы дырэктараў, гасцей і супрацоўнікаў, і якія члены рады не прысутнічалі. Варта адзначыць, імёны хто прыходзіць позна ці рана выходзіць.
- Вызначэнне таго, ці прысутнічае кворум. Кворум звычайна патрабуе карпаратыўных падзаконных актаў для любых галасоў , якія будуць прынятыя. Патрабаванне кворуму, як правіла, больш за палову членаў. (Для савета дзевяці членаў, напрыклад, пяць членаў павінны прысутнічаць для кворуму).
- Калі прэзентацыі прыводзяцца камітэтамі або іншымі, ўключаюць у сябе імёны і назвы вядучых.
Пратакол пасяджэння Занадта Specific
Верагодна, самая вялікая памылка дошка робіць гэта, каб запатрабаваць падрабязнай інфармацыі аб дыскусіі (часам аргументы) і працэсах. Пасяджэння павінны адлюстроўваць вынікі рашэнняў, не тое, хто сказаў, што ў ходзе абмеркавання. Дапусцім, ваш савет галасуе па прапанове аб продажы новай лінейкі прадуктаў.
Пратакол пасяджэння павінен сказаць: «Motion, каб дадаць новую лінейку спецый Motion адкамандзіраваны і зацверджаны, з такім-то асаблівае ..» Калі група была дыскусія, вы павінны запісаць даўжыню абмеркавання і абагульнення, але вам не трэба ўдавацца ў падрабязнасці дыскусіі.
Хвіліны, якія не адносяцца дастаткова
На іншым канцы спектру, некалькі хвілін не дастаткова пэўныя, каб даць інфармацыю і трымаць член ад непрыемнасцяў. Калі рашэнне не было аднагалосным, запіс якога пярэчылі члены савета, якія ўстрымаліся (і звярніце ўвагу, калі ўстрыманне было з-за патэнцыйны канфлікт інтарэсаў).
Пакуль вы не павінны запісваць метадычны кожнае абмеркаванне, ці хто што сказаў. Але павінна быць дастаткова інфармацыі ў пратаколе, каб адлюстраваць дух дыскусіі.
Настольныя Сустрэчы Too Long
Ніхто не любіць працяглыя спаткання, але ёсць некалькі спосабаў, каб пакараціць сустрэчу і хвіліны. Вы можаце зэканоміць час, праведзены на борце, ствараючы праграму згоды. У асноўным, гэтая позва дня з'яўляецца пералік пытанняў, якія могуць быць разгледжаны хутка і без абмеркавання. Спіс можа ўключаць у сябе хвіліны ад папярэдняй сустрэчы, фінансавых і справаздачы камітэтаў або генеральнага дырэктара.
Парадак дня згоды, а таксама даклады і іншую інфармацыю, павінны быць размеркаваны да нарады, з тым, што ўдзельнікі маюць магчымасць азнаёміцца з імі. Затым на пасяджэнні, парадак дня згоду з'яўляецца часткай працэсу сустрэчы. Любы член савета можа падняць пытанне ці заклапочанасць з нагоды парадку дня згоды, але калі няма ніякіх праблем, то ўвесь парадак згоды можа быць вынесены на адзін раз.
Няправільны тып рашэнняў
Карпаратыўны савет прымае рашэнні па агульнай палітыцы. Рашэння з дня ў дзень зробленыя кіраўнікамі карпарацыі на аснове гэтай палітыкі. Часам дошка перахітрыць і спрабуе прымаць рашэнні, якія лепш пакінуць для кіравання.
Ня зацвярджэнне хвілін
Павабна, у мітусні пасяджэння савета дырэктараў, забыцца зацвердзіць хвіліны. Але важна, каб пераканацца, што ў пратаколе правільна адлюстроўвае літару і дух сустрэчы. Пратакол лічыцца «праект», пакуль не зацверджаны.
Ня Захоўваючы справаздачы пратаколы пасяджэнняў
Пасля таго, як усе непрыемнасці, вы ідзяце, каб захаваць добрыя хвіліны для вашай карпарацыі, не забудзьцеся захаваць вашы карпаратыўныя пратаколы пасяджэнняў ў бяспечным месцы і даступныя. Налада працэсу вядзенне пратакола ў кнігу рэкордаў карпаратыўнай, або «у воблаку» ў абаронены паролем файл.
Забыўшыся адзначыць ролю карпаратыўнага сакратара
Большасць абавязкаў, якія тычацца карпаратыўных хвілін падпадаць пад даменам сакратара карпарацыі. Быўшы добрым карпаратыўным сакратаром з'яўляецца мастацтвам, і гэтыя людзі часта не прызнаюцца дастаткова. Скажам, рэгулярна "дзякуй" да гэтага чалавека.
Ня Уключаючы пракурора ў якасці дарадцы вашага савета дырэктараў
Інфармацыя ў дадзенай артыкуле не прызначана для падатковых або юрыдычных кансультацый, а аўтар не з'яўляецца адвакатам. Калі ваша кампанія з'яўляецца прыватным або дзяржаўнай (з публічна торгуемых акцыямі), вы павінны мець павераныя парады вам пра тое, як прыняць карпаратыўныя хвіліны, і прысутнічаць на важных пасяджэннях савета дырэктараў, каб пераканацца, што вы і ваша дошка абаронены.