Прадавец будзе вырабляць стаўкі на аснове яго разумення патрабаванняў, названых ў запыце прапаноў, і канкуруючыя заяўкі будуць ацэньвацца вырабляць альбо выбар які выйграў пастаўшчыка або кароткі спіс пастаўшчыкоў, якія будуць затым даставіць прэзентацыі кампаніі ,
Вызначэнне запыту прапаноў дакумента
Дакумент RFP мае вырашальнае значэнне для атрымання пастаўшчыка, які можа выконваць бізнес-патрабаванні заказчыка. Калі дакумент недасканалы, альбо неадназначныя патрабаванні, адсутныя патрабаваннямі ці неабгрунтаваных патрабаваннямі да пастаўшчыку , то працэс RFP прывядзе да няпоўным стаўках, ці ў некаторых выпадках, няма стаўкі на ўсё. Прадаўцы не абавязаныя падаваць заяўкі на кожны ЗП, якую яны атрымліваюць, і нават калі яны маглі б выконваць патрабаванні RFP, яны не могуць мець патэнцыял для рэалізацыі патрабаванняў своечасова. Пазней часта сустракаецца, калі кліент пасылае ППП для невялікіх вытворцаў, якія могуць быць лідэрамі ў сваёй вобласці, але не маюць сродкаў або магчымасцяў для выканання патрэбаў заказчыка.
Кожны RFP будзе адрознівацца ў залежнасці ад патрабаванняў, якія былі вызначаны і канкрэтныя патрэбы заказчыка. Нават у межах адной і той жа кампаніі, ПНП дакумент можа адрознівацца ў цэнтры ўвагі ў залежнасці ад асноўных патрабаванняў. Для некаторых ЗП, фокус можа быць на цане, у той час як іншыя могуць засяродзіцца на тэрміны пастаўкі або патрабаванні да якасці элементаў, неабходных.
Спецыфіка RFP дакумента
Ёсць некаторыя асаблівасці RFP дакумента, якія неабходныя. Напрыклад, кожны RFP павінен мець пэўную дату і час , на якім кліент патрабуе , каб усе патэнцыйныя пастаўшчыкі , каб тых, хто падаў заяўку. Калі стаўкі будуць прадстаўлены пасля гэтай даты, яны павінны быць адкінутыя. Калі прадавец не можа падаць заяўку на час, то гэта можа паказваць на магчымую праблему з арганізацыяй і, можа быць, праблемамі дастаўкі.
Тым не менш, кліент павінен даць пастаўшчыкам дастаткова часу, каб падаць заяўку. Калі патрабаванні з'яўляюцца асабліва складанымі, вытворцы, магчыма, спатрэбіцца сабраць каманду рэагавання зламаць патрабаванні ў тых галінах, якія яны могуць зразумець, а затым сабраць прапанову. Калі тэрміны вызначаны ў RFP занадта кароткае, адказы могуць быць паспеху і прадаўцы могуць быць сапраўды ведаючы складанасці праекта, а не ў поўнай меры зразумець яго. Гэта прывядзе да недакладным заяўках і непатрэбныя працэсу RFP.
Дакумент RFP павінен паказаць працэс, калі вытворцы маюць дадатковыя пытанні па патрабаванням, названым у запыце прапаноў. Вендары не варта дапушчаць, каб патэлефанаваць кліенту, так як гэта можа прывесці да адзін пастаўшчык аддаецца дадатковую інфармацыю, якая дае ім канкурэнтная перавага.
Лепш за ўсё, каб арганізаваць тэлеканфэрэнцыю такім чынам, каб прадстаўнікі кожнага пастаўшчыка могуць спытаць і слухаць пытанні, накіраваныя кліенту. Гэта гарантуе справядлівасць у працэсе таргоў.
RFP дакумент таксама павінен выразна паказаць фармат адказу пастаўшчыкоў RFP. Калі гэта дакладна не вызначана, адказы будуць адпраўленыя, якія знаходзяцца ў розных фарматах, і гэта было б немагчыма параўнаць стаўкі вендара. Фармат адказу павінны вызначыць , што патрабуецца ад пастаўшчыка ў кожнай секцыі, такія як спасылкі, рэзюмэ патэнцыйных членаў каманды, дакумент з пастаўшчыкамі разуменнем патрабаванняў і фармат для цэнаўтварэння. Калі кожны вытворца прытрымліваецца правільнага фармату адказу, гэта зробіць параўнанне прапаноў прасцей.