Як арганізавана ўключае ў сябе нашмат больш, чым проста neatening стосы папер і атрасаючы беспарадак ў вас ёсць на вашым стале. Арганізацыя ўключае ў сябе стварэнне сістэм і працэдур для ўсіх розных частак вашага бізнесу; гэта мае патэнцыял, каб дапамагчы вам стаць больш прадуктыўнымі і прыбытковымі. Ідэі ніжэй, ўключаюць некаторыя з лепшых спосабаў вы можаце стаць больш арганізаваным ў малым бізнэсе. Паспрабуйце толькі адзін для павольнага і ўстойлівага паляпшэння або скласці план, каб уключыць новы арганізацыйны працэс кожны месяц у сваім бізнэсе ў гэтым годзе.
01 - Узяць пад кантроль дакументаў і дакументаў
Цяпер, калі ў вас ёсць лепшае ўяўленне аб тыпе дакументаў, з якімі вы працуеце, гэты час, каб стварыць - або палепшыць - сістэму падачы офіса. Сьюзан Уорд сабраць карыснае кіраўніцтва для стварэння сістэмы кіравання дакументамі , якія могуць дапамагчы вам стварыць або тонкую наладу вашага працэс паперы і атрымаць яго арганізавалі.
Калі вы вырашылі , што прыйшоў час , каб пачаць рухацца ў кірунку беспапяровага офіса ( чытаць гэтыя плюсы і мінусы першымі ), то вы можаце пачаць сканаванне ў і аблічбоўцы квітанцыі, з дапамогай онлайн выстаўлення рахункаў і аплаты паслуг , як FreshBooks, пераход да лічбавай праграме подпісы , як DocuSign і выкарыстоўваючы воблака для рэзервовага капіявання і архівавання дадзеных. Калі вы збіраеце візітныя карткі на падзеі на працягу года, гэта таксама можа быць добрай ідэяй, каб інвеставаць у сканар візітных картак, так што вы можаце лічбавы варыянт кантактную інфармацыю неадкладна і канавы папяровыя карты.
02 - Выкарыстоўвайце інструменты правай Productivity
- Кіраванне кантактамі. З адсочвання вашых кліентаў, каб успомніць людзей, якіх вы сустракаеце ў той час як сеткі, кожны ўладальнік малога бізнэсу мае патрэбу ў сістэме для кіравання кантактнай інфармацыяй. Вы можаце выбраць для сістэмы комплекснага кіравання ўзаемаадносінамі з кліентамі (CRM), як Salesforce, або для меншага маштабу кіравання можна наладзіць прылажэньне, Кантакты, каб працаваць для вашага бізнесу.
- Сустрэчы і зносіны. Калі вы праводзіце сустрэчы твар у твар, па тэлефоне або з дапамогай паслугі відэа чат, ёсць спосаб, каб зрабіць працэс больш арганізаваным. Вы можаце выкарыстоўваць паслугу, як зрабіць, каб вашыя сустрэчы больш арганізаванымі - да, падчас і пасля.
- Бухгалтарскі ўлік і бухгалтарскі ўлік. Арганізацыя і ўпарадкаваць так, як вы выставіць рахунак, прымаць плацяжы і кіраваць грашовымі патокамі з дапамогай інструментаў, такіх як Quickbooks Online, Xero і Wave.
- Падарожжы і выдаткі адсочвання. Вы можаце выкарыстоўваць такія прыкладання, як Expedia і TripAdvisor, каб зрабіць планы паездак лягчэй. Затым, калі на дарозе, прыкладання, такія як Expensify дапаможа вам адсочваць выдаткі і зрабіць справаздачнасць, калі вы вяртаецеся дадому шмат больш арганізаваным.
- Сацыяльнае кіраванне СМІ. Мы ўсе ведаем, колькі часу можа быць выдаткавана на сацыяльныя медыя, калі вы не набліжаючыся да яе ў сістэматычна і арганізавана. Менавіта таму такія інструменты, як Hootsuite і буфер могуць быць неацэнным для ўладальнікаў малога бізнэсу.
- Упраўленне электроннай пошты. Калі вы выкарыстоўваеце Gmail ў малым бізнэсе, вы маеце доступ да даволі шмат пашырэньні Google, якія могуць хутка атрымаць свой паштовую скрыню, арганізаваных. Калі вы карыстаецеся іншы адрас электроннай дадатак, паспрабуйце SaneBox для аўтаматычнай фільтрацыі, нагадванні і многае іншае.
- Кіраваньне праектам. Дадатак кіравання добры праект дапаможа вам адсочваць задачы, абменьвацца файламі і супрацоўнічаць з таварышамі па камандзе усё ў адным месцы, і гэта можа быць адзін з лепшых інструментаў, якія можна выкарыстоўваць, каб атрымаць працу арганізаванай. Паспрабуйце Basecamp або асан для вырашэння кіравання усё-у-адным праекта.
Ўраджайнасць вельмі асабісты працэс, і дадатку, якія вы павінны быць спецыфічнымі для вас праца, якую вы робіце і як вы, як правіла, працаваць. Знайдзіце час, каб даследаваць тое, што вашыя патрэбы, перш чым ўключаць новы інструмент ў вашым працэсе. Вам не трэба больш, чым вы думаеце. Для больш натхнення інструмента прадукцыйнасці, прачытайце гэтую артыкул з 101 прадукцыйнасцю прыкладанняў малога бізнэсу і вывучыць гэтыя 27 эканоміі часу прыкладанняў .
03 - Атрымайце ваш кампутар Арганізаваная
Вось спіс рэчаў, якія вы можаце зрабіць прама зараз, каб атрымаць ваш кампутар арганізаваны і назад у працоўную форму:
- Ачыстка працоўнага стала. Ёсць некалькі спосабаў, вы можаце пайсці сюды, і ўсё гэта залежыць ад вашага стылю працы і як вы карыстаецеся ваш кампутар. Вы можаце пазбавіцца ад усяго, ад працоўнага стала для поскудзі за выключэннем (памятаеце, што значкі прыкладанняў на працоўным стале знаходзяцца толькі цэтлікі - усе вашы фактычных прыкладанняў, як правіла, жывуць у тэчцы Applications). Ці ж вы можаце дадаць некалькі цэтлікаў для найбольш часта выкарыстоўваюцца прыкладанняў і файлаў. Я схільны памыляцца да першага варыянту, даходзячы абцякальным, наколькі гэта магчыма, але часта з дапамогай майго працоўнага стала для хуткага доступу да файлаў, я ў цяперашні час працую. Тады я перамясціць іх пастаянны дом, як толькі я скончыў.
- Настройка лічбавай сістэмы падачы. Гаворачы аб даючы вашы дакументы на пастаяннае месца жыхарства, гэта дзе вы ствараеце падачы сістэму, якая робіць поўны сэнс для вас, так што вы можаце знайсці дакументы, якія вам трэба, калі вы маеце патрэбу ў іх. Гэта кіраўніцтва да файлаў і арганізацыі папка утрымлівае шэраг выдатных саветаў, якія дапамогуць вам пачаць працу.
- Абнаўленне праграмнага забеспячэння. Калі ваш кампутар настроены для аўтаматычнай ўстаноўкі абнаўленняў прыкладанняў і аперацыйнай сістэмы, вялікія. Калі гэта ручной працэс для вас, вы павінны праверыць наяўнасць абнаўленняў па меншай меры раз у два месяцы, так як многія ўключаюць у сябе патчы бяспекі. Затым, адзін раз у год, агляд бягучай версіі праграмнага забеспячэння, якія вы выкарыстоўваеце, і прыняць рашэнне, калі яго час для абнаўлення.
- Сканіраванне на наяўнасць вірусаў і праблем з прадукцыйнасцю. Незалежна ад таго, якога тыпу кампутара ў вас ёсць, усе яны могуць атрымаць вірусы або шкоднасныя праграмы (так, нават Macs!). Калі ў вас ёсць кампутар з АС на аснове, гэтыя парады па абслугоўванні ПК ад PCWorld дапаможа вам захаваць ваш кампутар здаровым і працуе гладка.
- Праверка цэласнасці рэзервовай копіі дадзеных. Вы рэзервовае капіяванне дадзеных, ці не так? Калі няма, прапусціце ўсё астатняе на дадзены момант і зрабіць гэты першы. Вы можаце альбо выкарыстоўваць воблака на аснове рэзервовага капіявання дадзеных службы, як Carbonite, Backblaze або CrashPlan ці вы можаце выкарыстоўваць знешні жорсткі дыск, які падключаецца да вашага кампутара (я і). Пры любым варыянце, наладзіць службу або дыск для правядзення бесперапыннага аўтаматычнага рэзервовага капіявання, так што вам не трэба нічога рабіць уручную. Затым, адзін ці два разы на год, увойдзе ў Ваш сэрвіс рэзервовага капіявання або дыск і тыкаць вакол, каб пераканацца, што ўсе там і даступны калі вам трэба цягнуць копіі на лакальным кампутары.
- Спрэчкі вашага паштовага скрыні. Многія ўладальнікі малога бізнэсу маюць адносіны любові-нянавісьці з іх электроннай пошце. Яны любяць яго, таму што гэта вельмі прадуктыўнае і эфектыўнае сродак камунікацыі; але яны ненавідзяць яго , таму што ён можа хутка выйсці з -пад кантролю , выклікаючы непатрэбнага стрэсу . Ёсць рэчы, якія вы можаце зрабіць, каб захаваць вашу паштовую скрыню ў адпаведнасці, напрыклад, з дапамогай аўтаматызацыі, аптымізацыі, што вы атрымаеце на штодзённай аснове, і абмежаванні, як часта вы правяраеце электронную пошту на працягу дня. Прачытайце гэтую артыкул для кончыкаў кіравання электроннай пошты , якія зробяць вашу паштовую скрыню магутнага інструмента для павышэння прадукцыйнасці , а не основнымы час смокчуць.
Кончыкі вышэй дапаможа вам атрымаць ваш малы бізнес больш арганізаваны адразу, але памятайце, як хутка ўсё можа выйсці з-пад кантролю. Пара гэтых мерапрыемстваў з дазволам правесці хуткі і лёгкі агляд вашых дакументаў, інструментаў для павышэння прадукцыйнасці і стану кампутара некалькі разоў у месяц, так што вы можаце застацца арганізаваны і прадухіліць рэчы ад дасягнення пераважнай ўзроўню дэзарганізацыі.