Даведайцеся аб ключавой інфармацыі, які змяшчаецца ў зыходным дакуменце
Чаму Зыходныя дакументы маюць важнае значэнне
Зыходны дакумент мае важнае значэнне для бухгалтэрыі і ўліку працэсу , так як гэта сведчыць аб тым , што фінансавая здзелка адбылася.
Калі кампанія аўдыт, зыходныя дакументы рэзервовых копій бухгалтарскіх часопісаў і гросбух ў якасці бясспрэчнага часопіса аўдыту.
Захаванне зыходнага дакумента для бізнесу так жа, як захаванне квітанцый для падатковага выліку пунктаў для вашых асабістых падаткаў. Калі вашы падаткі правяраюцца, яны забяспечваюць доказ таго, што вы зрабілі гэтыя пакупкі. Тое ж самае дакладна і для вашага бізнесу, але і ў бізнэсе, вы не будзеце трымаць квітанцыі толькі за падатковыя вылікі выдаткаў. Вы захоўваеце арыгіналы дакументаў для кожнай фінансавай аперацыі.
Якія дакументы Крыніца Забеспячэнне
Крыніца дакумент апісвае ўсе асноўныя факты здзелкі, напрыклад, сума ўгоды, да якіх была зроблена аперацыя, мэта здзелкі, а таксама на дату здзяйснення аперацыі.
Вось некалькі прыкладаў агульных зыходных дакументаў:
- ануляваць чэк
- рахунак-фактура
- квітанцыя касавага апарата
- генерыруюцца кампутарам квітанцыі
- крэдытавых авізо для вяртання кліентаў
- час карты супрацоўніка
- дэпазітарнай распіска
- заказ на куплю
Як лячыць зыходныя дакументы
Дакумент-крыніца павінен быць запісаны ў адпаведным журнале ўліку як мага хутчэй пасля аперацыі. Пасля запісу, ўсе зыходныя дакументы павінны быць падшыты ў нейкай сістэме, дзе яны могуць быць вынятыя, калі і калі яны неабходныя.
У некаторых выпадках гэта можа нават мець важнае значэнне для забеспячэння ланцужкі паставак, каб быць у стане вызначыць, што зыходны дакумент у пытанні застаецца пад вашым кантролем.
Зыходныя дакументы супраць Фотакопіі
У большасці выпадкаў, фотакопія зыходных дакументаў юрыдычна прымальны. Служба ўнутраных даходаў, напрыклад, прыняла ксеракопіі квітанцый з 1997 года, да таго часу, пакуль яны не з'яўляюцца пераборлівымі, ўтрымліваюць усю інфармацыю, прысутнічае ў арыгінале, і ў рамках працэсу сканавання, уявіце, што інфармацыя ў фармаце ідэнтычная арыгінал.
Матэрыялы распіска, якія зьмешчаны аб'екты набыты і расплата, але гэта быў адсканаваныя без імя пастаўшчыка не кваліфікуецца. Дакумент, у якім прадстаўлена ўся інфармацыя ў першапачатковым атрыманні, але гэта былі перадрукаваныя ў слове або ў фармаце Excel таксама не маюць права.
Стандарт IRS - поўны, пераборлівы і дакладнае прайграванне арыгіналу - гэта той жа стандарт, які выкарыстоўваецца ў многіх прадпрыемствах і дзяржаўных установах. Іншыя ўстановы, аднак, дадаць да гэтых агульным патрабаванням.
Універсітэт штата Вашынгтон, да прыкладу, прымае толькі ў якасці заменнікаў арыгінальных фотакопій дакументаў, адсканаваных пры мінімальнай шчыльнасці 300 кропак на цалю (кропак на цалю), і прадстаўлены альбо ў PDF або TIFF фарматаў; ён не прымае фотакопіі JPEG.
Калі вы плануеце сканаваць ўлік або юрыдычныя дакументы для палягчэння захоўвання, звярніцеся да адпаведнага установе, каб пераканацца, што яны будуць прымаць дакументы ў фармаце вы плануеце выкарыстаць.