Што такое Petty Cash?
Касавая наяўнасць апісвае невялікія здзелкі бізнесу.
Тэрмін «дробны» выкарыстоўваюцца таму, што гэта невялікая (вытанчаная) сума грашовых сродкаў або грашовых падобныя здзелак. «Дробны» не так мала больш, так што думаць пра яго як невялікія сумы, якія вы не маглі б думаць аб адсочванні. У гэтым артыкуле мы будзем выкарыстоўваць тэрмін «дробнай наяўнасці» ўключае шэраг аперацый малога бізнэсу.
Напрыклад:
- Купля кавы для офіса кававаркі
- За дадатковую плату за праезд або паркоматы
- Лячэнне супрацоўнікаў піцы адсвяткаваць дасягненне
- Купля невялікага падарунку на шляху да дзелавой сустрэчы.
Чаму Petty Cash важна?
Дробныя грашовыя аперацыі складаюцца. Ня дакументавання і адсочвання тыя невялікія куплі могуць азначаць шмат патэнцыйных дзелавых выдаткаў засталося незапатрабаваным, як выкінуць іх.
Давайце паглядзім на пару прыкладаў:
- Калі вы выкарыстоўваеце Keurig кубкі для офіса кавы, нават калі вы купляеце танна і оптам, гэта будзе каштаваць вам каля 26 цэнтаў за кубак. Для сярэдняга работніка кавы п'юць, гэта два кубкі ў дзень раз каля 200 дзён у годзе, гэта больш за $ 100 для гэтага аднаго супрацоўніка. Памножце гэта на колькасць супрацоўнікаў і ў вас ёсць вялікая колькасць грошай.
- Піца на 10 чалавек можа каштаваць $ 50. Калі вы зробіце гэта адзін раз у месяц, гэта $ 600 у год. Не весці ўлік сродкаў $ 600 у страчаных выдатках.
Як вынікае дробнаму касавыя аперацыі запісваюцца?
Вы можаце запісваць на лістках або лістынг, у залежнасці ад таго лягчэй. Важна памятаць, што кожная здзелка павінна быць зарэгістраваная і павінна ўключаць у сябе:
- Дата здзяйснення здзелкі
- сума ўгоды
- Агульнае апісанне здзелкі ( «пончыкаў на пасяджэнні Бюро», напрыклад)
Вам не трэба запісаць нумар рахунку ў момант здзяйснення здзелкі.
Пры папаўненні дробнай наяўнасці , групавых аперацый па нумары рахункі і ўвесці іх у бухгалтэрыі праграме.
Ці магу я адсочваць дробныя грашовыя аперацыі ў Інтэрнэце?
Разумныя ўладальнікі бізнесу ў гэтыя дні плацяць за бізнэс - аперацый з бізнес - крэдытных карт або дэбетавых карт і прыкладанняў. Вы можаце сачыць за паркоўку з дадаткам, і вы можаце выкарыстоўваць аўтаматычную платную аплачваную сістэму, каб ліквідаваць час, праведзены ў «грашовыя сродкі толькі» паласы руху на платных дарогах. Вядома, плаціць з бізнес дэбетавай або крэдытнай карты дазваляе адсочваць невялікія выдаткі лёгка. Проста пераканайцеся, што звярнуць увагу на бізнес-мэты на квітанцыі.
Што рабіць, калі мой бізнэс па-ранейшаму мае грашовы скрыню?
Многія прадпрыемствы маюць дробнай касы ў офісе, асабліва прадпрыемствы рознічнага гандлю, якія маюць кліентаў, якія плацяць наяўнымі. Скрыню наяўных выкарыстоўваецца для ўнясення змены, а ў некаторых выпадках для аперацый малога бізнэсу. Звычайна, скрынка пачынаецца з балансам грашовых сродкаў, ў адпаведных наміналах. Затым, калі грашовы скрыню разряжается, ён папаўняецца.
Калі грашовы скрыню сродак выкарыстоўваецца для невялікіх пакупак, весці часопіс у поле, так што гэтыя пакупкі могуць быць запісаныя.
Як я магу пераканацца, што ўсе дробныя грашовыя аперацыі рэгіструюцца?
Гэта ваша адказнасць, як уладальнік бізнесу, каб наладзіць палітыку для выкарыстання касавай наяўнасці, каб кантраляваць дробныя грашовыя аперацыі, і пераканацца ў тым, што супрацоўнікі выкарыстоўваюць дробныя наяўныя грошы адказна. Некаторыя магчымасці:
- Дайце Давераныя супрацоўнікам бізнес дэбетавай карты і патрабаваць ад іх, каб уключыць у дэталях на бізнес-мэты для ўсіх сваіх дэбетавых пакупак.
- Патрабаваць супрацоўнік, якія выкарыстоўваюць свае ўласныя аўтамабілі для бізнесу, каб мець толлинговый трэкер. Вы можаце даць яго і атрымаць падрабязную інфармацыю. Вам спатрэбіцца супрацоўнік для праверкі бізнес-мэты.
- Калі супрацоўнікі маюць смартфоны для выкарыстання ў бізнэсе, патрабуюць, каб ўключаць прыкладання, каб захапіць квітанцыі на фота ці адправіць іх на бухгалтэрыю.
Bottom Line на Petty Cash:
Налада і адсочванне дробнай наяўнасці павінна быць часткай агульнай сістэмы ўліку для вашай кампаніі.
Памятаеце, што калі вы не запісалі яго, вы не можаце адняць яго ў якасці бізнес-рахунак. Пераканайцеся, што вы прымаеце перавага ўсіх гэтых дробных касавых аперацый, так што вы можаце патрабаваць больш законныя дзелавыя выдаткі і знізіць падаткі на прадпрымальніцкую дзейнасць.