Урокі, вынятыя ў працэсе планавання і выканання Дня падзей Маці Y-ME ў
Спецыяльнае мерапрыемства па планаванню - асабліва ў некамерцыйным свеце - ведае , што арганізацыя адкрытага мерапрыемствы па зборы сродкаў з'яўляецца выдатнай ідэяй. Гэтыя тыпы падзей, як і іншыя ідэі супольнасці па зборы сродкаў, патрабуюць , каб планаваць мерапрыемствы ў наступным годзе пачынаецца адразу ж пасля таго, як у гэтым годзе мерапрыемства па зборы сродкаў сканчаецца. Вельмі важна, каб апытваць падзея і абмеркаваць тое, што прайшло добра, і што можна было б палепшыць у той час як падзея ўсё яшчэ свежа ў памяці каманды.
Абмеркаванне поспехаў і паляпшэння забеспячэння таго, каб гэтыя функцыі могуць быць уключаны або больш жорсткімі мерапрыемствы ў наступным годзе. Такое папераджальнае планаванне таксама дадае каштоўнасць для спонсараў. І, непазбежна, усе паспяховыя супольнасці прагулкі спадзяецца расці і пашырацца з году ў год.
Вельмі важна, каб заставацца засяроджаным на галоўнай мэтай правядзення такіх мерапрыемстваў: збор сродкаў. Для тых падзей планіроўшчыкаў, якія раней правялі супольнасць шпацыр, адзін з самых важных часоў для планавання на самай справе адбываецца пасля таго, як сканчаецца шпацыр. Для таго, каб даведацца пра многіх аспектах планавання і выканання супольнасці па зборы сродкаў гуляем, мы збіраемся, каб атрымаць закулісны погляд на падзеі Дня Маці, арганізаваным у Чыкага Y-ME Breast Cancer арганізацыі.
Дзень грудзей Y-ME маці Рак Fundraiser Walk
Y-ME была заснавана двума выжылымі рака малочнай залозы ў 1979 годзе Некамерцыйная быў самым вядомым за яго шматмоўнай Нацыянальная Breast Cancer праграмы Гарачая лінія для пацыентаў з ракам малочнай залозы.
Праграма атрымала вядомасць як толькі 24-гадзінная бясплатная гарачая лінія ў краіне працуюць толькі рака малочнай залозы тых, хто выжыў, якія навучаюцца аднарангавыя кансультантаў. Але арганізацыя таксама арганізавала штогадовую Fundraiser шпацыр на Дзень маці, які падтрымліваў свае праграмы і паслугі. Яшчэ ў 2007 годзе, Y-ME сабрана больш за $ 7 мільёнаў даляраў з амаль 43000 хадакоў з 12 гарадоў.
Да 2008 года, прынялі ўдзел 15 гарадоў. На жаль, Y-ME зачыніў свае дзверы ў 2012 годзе, але спадчына яго штогадовага збор сродкаў застаецца вялікім прыкладам для некамерцыйных арганізатараў мерапрыемстваў.
Большая частка поспеху па зборы сродкаў Y-ME можа быць звязана з арганізаваным падыходам да планавання і сачыць за найбольш важных задач, у першую чаргу. Ліз Kl, былы дырэктар арганізацыі спецыяльных мерапрыемстваў было гэта сказаць пасля рэкорднага года ў 2007 годзе: «У нас ёсць план розных момантаў часу ў працэсе планавання. Такім чынам, мы будзем прымаць меры для заахвочвання гэтых самых крытычных кропак ў часе, каб пераканацца, што мы паспяхова. Напрыклад, у горадзе, дзе мы можам быць хостынг падзея ў першы раз, мы павінны засяродзіцца на тым, што ў нас ёсць вялікае месца і месца, дзе людзі хочуць вярнуцца. Ўніз па дарозе, мы можам засяродзіцца на якім кафетэрыі мы панізіцца брашуры. »Давайце паглядзім, як Клаг і каманда планавання мерапрыемстваў Y-ME арганізавана такое паспяховае мерапрыемства.
Планаванне Крок 1: Аналіз нумароў
Хостынг супольнасці прагулкі або падобнае мерапрыемства патрабуе аб'яднання некалькі розных складнікаў мэтаў, але ў канчатковым рахунку, аб'яднанне або дабрачыннасць хостынг падзеі робіць так, каб сабраць грошы для сваёй справы.
Такім чынам, першы крок у планаванні наступнага падзеі адбываецца, калі бягучае падзея заканчваецца, і вялікая часткай гэтай працы акружае «нумар.»
«Мы ўважліва паглядзеў на лічбы пасля заключае падзея," тлумачыць Ліз Klug, «Мы параўналі, як мы зрабілі ў гэтым годзе ў параўнанні з папярэднім годам []. Мы глядзелі на вопыт удзельнікаў. Мы ацанілі нашыя катэгорыі спонсарства. Мы адказалі на любыя непасрэдныя электронныя лісты пра падзеі «. Пляніроўнікі падзей будуць таксама прыняць неадкладныя меры для забеспячэння ўсіх тых, хто ўдзельнічае ў гэтым годзе мерапрыемства будзе працягвацца ў наступным годзе.
Klug таксама вырылі ў дэталі. У сваіх ацэнках, яна глядзела на ўсё з ліку добраахвотнікаў, якія ўдзельнічалі ў аб'ёме футболак размеркаваным. Затым яна спытаць, ці патрэбна яна больш ці менш на працягу наступнага года.
планаванне Timeline
Для тых, хто арганізуе супольнасць па зборы сродкаў хады, гэта важна ведаць, якія крокі павінны быць апрацаваны ў розны час.
Большасць некамерцыйных арганізацый не могуць дазволіць сабе раскоша шмат каго з супрацоўнікаў і добраахвотнікаў камітэта членаў кіраваць поспехам мерапрыемствы. Але пляніроўнікі прызнаюць, што яны павінны пераканацца ў тым, што яны цесна супрацоўнічаюць з аддзелам офіса і грамадскіх работ мэра канкрэтнага горада, каб атрымаць падзея на грамадскім календары.
Клаг мяркуе, што першы крок пасля аналізу лікаў у мінулым годзе будзе засяродзіцца на карпаратыўным наборы. Калі падзея не з'яўляецца новай праграмай, вельмі важна , каб атрымаць карпаратыўную падтрымку на мерапрыемстве ў наступным годзе адразу ж пасля таго, як у гэтым годзе мерапрыемства сканчаецца. «Мы засяродзіліся на абнаўленне падпісак, калі мы паставілі загарнуць ўверх справаздачу пра падзею,» кажа Клуг. Яна таксама прапануе наступныя асноўныя моманты для праекціроўшчыкаў, зацікаўленых у арганізацыі супольнасці шпацыр як мерапрыемства па зборы сродкаў:
- Вызначэнне карпаратыўных спонсараў
- Распрацоўка праграм каманды хады
- Вызначыць дзейнасць падзеі
- Пачніце хадзіць набор
- Дапрацоўка месца падзей
- трымаючы падзея
- Трымаеце "дзякуй" падзея
- Ацэнка і пачаць наступнае падзея
Y-ME таксама наймаць лагістычную фірму для апрацоўкі многіх сваіх лагістычных патрабаванняў. Але адзін з найбольш карысных быў ўкараненне анлайнавай сістэмы рэгістрацыі.
Інтэрнэт Сістэма рэгістрацыі Поспех
Y-ME хутка даведаліся пра важнасць выкарыстання ў Інтэрнэце для онлайн рэгістрацыі і з таго часу актыўна выступае за выкарыстанне тэхналогіі для онлайн-рэгістрацыі і збору сродкаў.
Яны інвеставалі ў онлайн сістэму кіравання ўзаемаадносінамі з устаноўчым служыць у якасці вэб-сайт гонкі 2003 года. Гэты тып сістэмы служыць асабісты вэб-сайт для добраахвотнікаў, каб зрабіць персаналізаваныя заклікі да ахвяраванням і уцягваннем іншых. Ён збірае інфармацыю ў адзіную базу дадзеных і служыць у якасці інструмента для прагулак капітанаў каманд, каб заахвочваць сваіх членаў.
Зараз удзельнікі павялічылася з 4000 да 11,594. Онлайн ахвяраванні павялічылася з 5000 да 19,650. Каманда Y-ME лічыла, што яна спрыяла дасягненню мэты ў памеры $ 2,35 млн, а ў якасці бонуса, тэхналогія скараціла адміністрацыйныя выдаткі прыкладна на $ 20,000.
Такая сістэма можа таксама служыць у якасці інструмента важных камунікацый, што дазваляе арганізацыі сачыць і працягваць прыцягваць выбаршчыкаў за межамі самой гонкі дня.
Race Day Timeline
блукання супольнасці найбольш часта плануецца ў першай палове дня. У залежнасці ад складанасці шыльдаў і месцы, усталюйце для гэтай падзеі звычайна можа пачацца ўжо на працягу тыдня да пачатку мерапрыемства, з найбольшай актыўнасцю адбываецца пару дзён да прагулкі.
Калі Y-ME будзе планаваць іх штогадовае мерапрыемства па зборы сродкаў, каманда, як правіла, спрабуе абмежаваць вобласць, дзе яны трымалі шпацыр, так што яна не патрабуе значнага колькасці часу, рэсурсаў для выканання пэўных аперацый задач, такімі як закрыццё вуліц. Іх шпацыр была ў асноўным неканкурэнтаздольнай, таму ён таксама дапамагае тое, што яны не павінны ўлічваць патрабаванні, неабходныя для больш канкурэнтнай асяроддзя гонкі.
Сам графік дня гонкі звычайна працякаў наступным чынам:
- Падзея планавання Каманда Прыбывае (2,5 гадзіны да хады)
- Добраахвотнік Check-In (за 2 гадзіны да хады)
- Спонсар Check-In і налады (за 2 гадзіны да хады)
- Рэгістрацыя пачынаецца (за 1,5 гадзіны да хады)
- Запуск праграмы ўстаноўкі лініі (30 хвілін да хады)
- Цырымонія адкрыцця (10 хвілін да хады)
- гонка пачынаецца
- Main Stage Entertainment пачынаецца (1 гадзіну пасля пачатку хады)
- Афіцыйны Main Stage Заўвага (пасля прагулкі прыходзіць да высновы, у 1,5-гадзінны адзнакі)
- Праграма афіцыйна заканчваецца (3 гадзіны пасля пачатку хады)
- Разбіўка Падзеі пачынаецца (пасля таго, як падзея афіцыйна заканчваецца)
Парады па планаванні супольнасці хады ці бегу
Для тых арганізацый , зацікаўленых у правядзенні супольнасці прагулкі ці бегчы ў першы раз, Клаг прапануе некалькі прапаноў , якія дапамогуць забяспечыць паспяховае мерапрыемства .
- Пачніце з цёплымі прыводзіць, у тым ліку добра звязаныя валанцёраў, спонсараў ці вялікі каманды. Вызначэнне вымерна вынікаў.
- Ацэнка канкурэнтаў падзеі ў вашым горадзе / месцы, каб вызначыць свае лепшыя практыкі і вобласці для паляпшэння.
- Праца з офіснымі і паркавымі раёнамі гарадской мэрыі, каб абмеркаваць неабходныя дазволы і лагістыку мерапрыемствы: час, месца, колькасць удзельнікаў. Пераканайцеся, што вы гатовыя для гэтых сустрэч.
- Зразумейце свой бюджэт і пераканайцеся, што вы трымаеце вашыя эксплуатацыйныя выдаткі на 25-30% для новую падзею. Некаторыя дабрачынныя будзе імкнуцца да 15-20% ад агульных выдаткаў.
- Бяспечныя спонсары ўбіраць 100% ад аперацыйных расходаў вашага мерапрыемствы.