Накіравана з стала (Insert Name)
Час ад часу я атрымліваю ліст ад адваката, які рассылае па электроннай пошце на імя свайго стала. Вось некалькі праблем з гэтым падыходам да электроннай пошце.
Па-першае, дысплей Уваходныя Індэкс большасці сістэм электроннай пошты не будзе адлюстроўвацца імя, што доўга. Большасць людзей будуць бачыць толькі нейкую частку «з стала» і, магчыма, некалькі літар імя чалавека. Што яшчэ больш важна, гэта здаецца дурным і трохі прэтэнцыёзна. Стол не адпраўляць электронную пошту. Калі адвакат будзе адправіць па электроннай пошце, яно павінна быць у яго ці яе імя.
незвычайныя эфекты
Некаторыя юрысты любяць, каб атрымаць творчую з з'яўленнем іх лістоў. На дні я ўбачыў блок подпісы адваката, і на імгненне я думаў, што праблемы са зрокам. Аказваецца, што размытыя літары былі наўмыснымі. Спецыяльныя эфекты могуць выглядаць забаўляльнымі, але ўсё, што робіць слова цяжка чытаць гэта дрэнная ідэя. Асабліва калі тое, што цяжка чытаць гэтае імя і адрас электроннай пошты адваката.
Нават горш, чым спецыяльныя эфекты на лісты, калі адвакаты загрувашчваць свае лісты з творамі мастацтва або мудрагелістай графікай. Гэта робіць паведамленне павольней, каб загрузіць, больш павольна, каб адкрыць, і больш клопатаў чытаць.
Мэта электроннай пошты, каб перадаваць інфармацыю, а не мастацкае майстэрства. Трымаеце яго проста.
Няма Подпіс Блок
Гэта не так складана наладзіць аўтаматычны блок подпісы ў большасці сістэм электроннай пошты. Гэта не павінна быць складаным, і розныя меркаванні аб тым, як шмат інфармацыі, каб уключыць у блоку подпісы. Некаторыя адвакаты ператварыць свае паштовыя калантытула ў міні-ролікі, якія выходзяць у кожнай электроннай пошце, у той час як іншыя бяруць на сябе вельмі мінімалісцкі падыход з толькі іх імем і адрасам электроннай пошты ці нумарам тэлефона.
Большасць паставіць некаторыя віды прыватнасці паведамлення або юрыдычнай агаворкі ў ніжняй зносцы. Усе яны з'яўляюцца прымальным выкарыстаннем блока электроннай подпісы. Што не прымальна, каб адправіць электронныя лісты, якія не ідэнтыфікуюць адпраўніка. Атрымальнік электроннай пошты не павінен адгадаць, хто паслаў па электроннай пошце. Адвакаты павінны дакладна ідэнтыфікаваць сябе ў кожным паведамленні яны пасылаюць, і калі адвакат разумная электроннай пошты будзе ўключаць апавяшчэнне аб прыватнасці таксама.
Напісанне паведамленняў электроннай пошты ў той час як сярдзітая
Адным з пераваг старой сістэмы адпраўкі лістоў людзей, што было пабудавана ў «астыванні» перыяд паміж тым, калі ліст будзе напісана, і калі ён будзе на самой справе выйсці да атрымальніка. Калі адвакат надрукаваў ліст сам, ён усё роўна будзе, верагодна, сядзець на стале на працягу некалькіх гадзін, перш чым ісці на пошту. Калі гэта было прадыктавана, да таго часу, сакратар скончыў набраўшы яго адвакат, магчыма, атрымаў за тое, што прымусіла яго так злы на першым месцы.
Гэтая абарона не існуе ў электроннай пошце. З электроннай поштай, адвакат можа стрэліць гнеўнае пасланне на працягу некалькіх секунд, што выклікала гнеў. 99,99% часу гэта будзе дрэнны ідэяй. Ніхто не думае, яснае, калі гоняць гневам. Перайсці зрабіць нешта яшчэ, і вярнуцца да гэтага пытання пазней, калі парушыла частка гневу выпарыцца.
Гэта можа зрабіць розніцу паміж захаваннем або страты кліентаў, сяброў і грошы.
Не для прыняцця своечасовых адказаў
Некаторыя юрысты лічаць, што старое «5-дзённае правіла» для адказу на дзелавую перапіску таксама ставіцца і да электроннай пошце. Гэта не робіць. Незалежна ад таго, як нязручна гэта можа быць, рэальнасць такая, што людзі чакаюць хуткія адказы на электронную пошту, чым яны робяць з лістом па пошце. Калі кліент або іншы адвакат адпраўляе ліст, паспрабуйце адказаць на працягу 24 гадзін, калі гэта наогул магчыма. Калі гэта складанае пытанне, які не можа быць нададзена належнай увагі на дадзены момант, па меншай меры, паслаць пацвярджэнне і дайце чалавеку ведаць, калі чакаць адказу. Большасць кліентаў ацэняць дружалюбную паведамленне, якое кажа, што электронная пошта была атрымана і будзе дадзены адказ у найбліжэйшай будучыні. Ва ўмовах маўчання, кліент застаецца гадаць адносна таго, нават атрымаў адвакат па электроннай пошце, ці з'яўляецца адказ на шляху, ці проста ігнаруюцца праблемы кліента.
Няправільны атрымальнік ў полі
Адна з вялікіх рэчаў аб аўтазапаўненні функцыі ў сістэмах электроннай пошты з'яўляецца тое, што яна дазваляе юрыстам знайсці адрасы электроннай пошты сваіх кліентаў або калег больш хутка. Адным з рызык аўтазапаўнення функцыі з'яўляецца тое, што адвакат, які не з'яўляецца асцярожным можа адправіць электронную пошту да няправільнага чалавеку. У некаторых выпадках, гэта не можа быць не больш чым нязначнае збянтэжанасць, але ў некаторых выпадках ён можа скласці прафесійную нядбайнасць. Не выпадкова па электроннай пошце канфідэнцыйных сувязяў з кліентамі для процілеглага адвакаты ці нават іншы кліенту.
З дапамогай опцыі «Адказаць усім».
Супрацьлеглы савет пасылае па электроннай пошце да вас з прапановай або сцвярджаючы сваю пазіцыю па пытанні. Вы перашліце ліст з іншымі адвакатамі ў вашай фірме, звязаных са справай, каб абмеркаваць гэта. Хутка на кнопку «адказаць усім» у цяперашні час свабодна выкарыстоўваюцца, ні з кім не заўважаючы таго, што адвакат процілеглага становіцца скапіяваная на ўнутраную дыскусію ў вашай фірме. Гэта бывае. Калі вы хочаце адправіць па электроннай пошце для абмеркавання, распрануць інфармацыю адпраўніка перад перасыланнем. І кожны раз, калі з дапамогай гэтага адказу, усе опцыі, праверыць кожны адрас электроннай пошты ў спісе атрымальнікаў перад ударам адправіць.
8. Слоппи сюжэтныя лініі. Памятаеце, што ўсе, пасланы да іншага адвакату па электроннай пошце можа быць пераадрасаваныя да любога іншага. Падумайце двойчы, перш чым выкарыстоўваць сюжэтныя лініі, такія як «мой ідыёцкі кліент» або «парадку тупых суддзі.» Ніхто не ведае, дзе копія гэтага ліст можа прызямліцца. Акрамя таго, не пакідайце сюжэтныя лініі пустымі, так як гэта можа прывесці да іншай адвакат не заўважыць ёсць электронная пошта аб вашым выпадку. Простая сюжэтная лінія «Parkerson справы» або «Сміт прапанаваў пагадненне» ці нешта назву мае дачыненне да зместу лісты лепш за ўсё працуе.
І ў той час як «ідыёцкі кліент» можа быць найбольш дакладным апісаннем змесціва электроннай пошты, гэта дрэнны выбар для сюжэтнай лініі.
9. Сачыце за свой тон , - і ня няправільна чужы. Калі людзі кажуць адзін з адным тварам да твару, асобы кіі і галасавыя званкі, як правіла, робяць намеры чалавека ясна. На тэлефонныя званкі, голас чалавека, як правіла, дастаткова, каб быць у стане сказаць, калі хто-то сарказм, жартуеце ці сур'ёзна. Але ў электроннай пошце, гэта небяспечна лёгка цалкам няправільна намер чалавека. Шматлікія сяброўскія былі пашкоджаныя адным чалавекам няслушнага чытання намеры іншага чалавека ў справаздачнасці ў электронным лісце. І юрысты настолькі прывыклі спрачацца з ужо адзін з адным, лёгка для адваката, каб быць хуткім, каб выказаць здагадку, што іншы чалавек варожага або грубым.
Як ужо абмяркоўвалася ў раздзеле «ліст па электроннай пошце ў той час як гнеў,» заняць некалькі хвілін, каб астыць перад адпраўкай адказу на адрас электроннай пошты гэтага рыўка ст.
Праз гадзіну праходзіць, вы можаце зразумець, што вы цалкам няслушна вытлумачаны яго ў першую чаргу. Ня ёсьць адказ запальчывага на заявы, зробленыя ў паведамленнях электроннай пошты, а не выпаліць адказ, пакуль не лічачы, ці магчыма адпраўнік меў іншае намер, чым гэта першапачаткова з'явілася. Калі здаецца, што заява можа быць прачытаны больш чым адным спосабам, і адзін з гэтых спосабаў не з'яўляецца абразлівым, паспрабуйце даць адпраўніку прэзумпцыю невінаватасці, перш чым адрэзаць яму галаву смяротнай электроннай пошты пасланне.
Ці існуюць іншыя памылкі адвакат электроннай пошты, якія павінны быць зробленыя ў Топ-10? Раскажыце нам пра гэта ў форуме.