Падзей і дзелавых сустрэч , як чакаецца , унесці свой уклад або пісаць афіцыйныя лісты - запрашэння і матэрыялы для сустрэч, заахвочвальных паездак і іншых праграм , якія яны арганізуюць. Ён не павінен здацца невыканальнай задачай, але важна выконваць пэўныя крокі, каб прытрымлівацца належнаму запрашэнне этыкету і не прапусціць важныя дэталі для вашых гасцей.
Вось як:
Стварыць тэму падзей. Перш чым пісаць афіцыйныя лісты-запрашэнні і матэрыялы, пляніроўнікі павінны пераканацца, што ў іх ёсць прывабныя тэмы для праграмы. Наступныя пытанні дапамогуць пачаць працэс мазгавога штурму: гэта адукацыйная канферэнцыя, семінар або заахвочвальная паездка? Дзе яно праводзіцца? У чым унікальнасць гэтага месца прызначэння або месца правядзення? Што такое грубы графік для выпадку? Якія некаторыя з мэтаў за праграмы? Чаму б наведвальнік пажадае прыняць удзел? Гэтыя пытанні дапамогуць усталяваць вялікую тэму падзей.
Стварэнне электроннага запрашэння. Многія афіцыйныя запрашальныя лісты і матэрыялы для буйных падзей цяпер былі перанесены ў інтэрнэт - сістэмы рэгістрацыі з - за аб'ёмам важных лагістычных падзей , якія павінны быць захопленыя ў працэсе RSVP: напісанне імёнаў, кантактнай інфармацыю, дыетычныя, доступ да інваліднасці, патрэбы ў транспарце, падрабязнасці праграмы, мерапрыемствы інфармацыі і многае іншае. Заўвага: Менш складаныя падзеі могуць выкарыстоўваць адну вэб - старонку або графічны дызайн малюнак адпраўленай па электроннай пошце , каб перадаць інфармацыю аб падзеі і RSVP кантакты.
Стварэнне друкаванага запрашэнні. У залежнасці ад характару вашай праграмы або мерапрыемстваў, запрашэнне этыкет можа азначаць, што вы павінны пісаць афіцыйныя лісты-запрашэнні і нататкі, каб вашы госці ведаюць, што вы сапраўды шануеце іх прысутнасць. Гэта адрозніваецца ад матэрыялаў падзей; замест гэтага, разгледзіць простую карту запрашэння, якая дае каштоўную інфармацыю для вашага госця, уключаючы гаспадар і яго / яе назва, тэму мерапрыемствы, дату (ы) і / або час (ов), і кантакт RSVP.
Напісанне афіцыйных запрашэнняў на мерапрыемства. У рамках электроннага запрашэння, вы павінны акрэсліць інфармацыю высокага ўзроўню аб праграме і падзеі. Напрыклад, калі гэта заахвочвальная паездка або шматдзённыя канферэнцыі, вы хочаце, каб ўключаць наступнае: прызначэнне, асноўнае месца гатэля / канферэнцыі, галоўную тэму, акустычныя сістэмы (уключаючы BIOS), расклад, віды дзейнасці, лагістыка, і дэталі аб рэгістрацыі. Запрашальныя лісты і матэрыялы павінны даць госць прычыны для ўдзелу, і заўсёды ўключаюць заклік да дзеяння.
Запрашэнне этыкету пачынаецца з агляду прызначэння / месца правядзення. Пры напісанні афіцыйных лістоў запрашэння і матэрыялы, гэта заўсёды бяспечней выказаць здагадку, што ніхто не быў у тым месцы, дзе вы хостынг праграмы. Гэта азначае, што вы павінны напісаць кароткі агляд прызначэння і / або гасцініцы / аб'екта / месца, дзе праграма праходзіць. Калі вы плануеце шматдзённае падзея ў, трымаць гэтую інфармацыю ў высокім узроўні, наколькі гэта магчыма, але пераканайцеся, што ёсць дастаткова інфармацыі, каб забяспечыць госць з унікальнымі ведамі пра месца, і чаму яны павінны інвеставаць свой час там з вамі.
Запрашэнне этыкет патрабуе расклад мерапрыемстваў. Калі вы плануеце шматдзённае мерапрыемства ў такіх як праграме стымулявання, запрашальныя матэрыялы павінны ўключаць у сябе настолькі падрабязна, наколькі гэта магчыма, так што госці могуць адпаведным чынам планаваць свой час з вамі. Гэта азначае, што ваша запрашэнне павінна вызначыць метады прыбыцця і час, калі яны павінны будзе ўдзельнічаць, раз для правядзення дзелавых сустрэч і мерапрыемстваў (і выбару дзейнасці), інфармацыі пра ежу і інфармацыі вылету.
Запрашэнне этыкет патрабуе апісання дзейнасці. Пры напісанні афіцыйных лістоў запрашэння і матэрыялы, забяспечвае агляд розных відаў дзейнасці, каб дапамагчы гасцям лепш вызначыць, што адпавядае іх інтарэсам. Ваш гольф праграма 1/2 дня або поўныя падзеі дня? Што такое «клас» гэты рака парогі паплаўка? Што такое ўзвышэнне, дзе вы правядзенне мерапрыемства, і як высока будзе, што праграма на горных роварах вас? Якая працягласць часу да класа жывапісу, і што яны будуць вучыцца?
Запрашэнне этыкет патрабуе , каб інфармацыя аб канферэнц - лагістыкі. Зноў жа, калі вы хостынг мульты-дзённая праграма, госці павінны быць забяспечаны з падрабязнай інфармацыяй аб кожным з наступных пунктаў:
- браніраванне авіярэйсаў
- рэгістрацыя падзей
- браніраванне нумароў
- трансфер з аэрапорта
- ДРЭС-код
- надвор'е
- заезд працэдур
- Невозмещаемые пункты
- Хост персанал кантакты
Распрацоўка канчатковай парадку дня падзей. Гэта будзе выглядаць некалькі інакш, чым першапачатковыя запрашэння матэрыялы, але павінна быць прадастаўлена для запрошаных гасцей па прыбыцці ці толькі да наведвання мерапрыемства. Яна павінна ўключаць у гадзіну за гадзінай (гэта выдатна сумясціць гадзіны) агляд таго, што запланавана, калі і дзе. Калі ў вас ёсць некалькі адукацыйных трэкаў па раскладзе адначасова, карысна акрэсліць гэтыя трэкі ў групах, так што наведвальнікі ведаюць, якія тэмы плануюцца, калі і дзе.
Стварыць падзея прывітальнае ліст. Многія пляніроўнікі змагацца з тым, што інфармацыя, якую яны павінны ці не павінны ўключаць у вітальныя лісты. Самы лепшы савет, каб трымаць прывітальнае паведамленне простым і хай госці ведаюць, што яны віталі і высока ацанілі. Запрашэнне этыкет мяркуе, што ліст павінна быць падпісана афіцыйным гаспадаром мерапрыемствы.
Адным з найбольш важных элементаў запрашальнага падзеі вылету апавяшчэнне. У рамках вітальнага лісты і любыя прыбыцця падарункаў, важна прыкласці падрабязную інфармацыю аб тым, як госці будуць сыходзіць.
Стварэнне меню карты. Ці плануеце вы сняданак, абед ці вячэру, госці заўсёды цэняць бачыць Menų картку, што пункты меню контуру для кожнага курсу ежы. Гэта дае ім нешта казаць пра тое, калі збор з іншымі за іх сталом і дазваляе супрацоўнікам чакаць, каб хутка атрымаць выбар меню з гасцей, што дапамагае захаваць графік на трасе. Заўвага: Калі вы плануеце спецыяльны сюрпрыз падчас ежы, такія як тэматычны дэсерт ў якое - то унікальнае забаўка, гэта карысна , каб захаваць гэтыя пункты з картай меню для павышэння спецыяльнага эфекту.
Стварэнне прыросту кошту падарунка нотных карт. Ці з'яўляюцца гэта падарунак прыбыцця або падарунак падушкі, кожны дар ацэнкі павінен мець свой дар паштоўкі. Гэта магчымасць умацаваць «дзякуй» паведамленні і зрабіць вашыя госці адчувалі сябе дадатковае спецыяльнае прапанову. Гэта карысна ўключыць фармулёўку і паведамленні, якія адлюстроўваюць тэму самой падзеі.
Стварэнне індывідуальных адпраўлення паведамлення.
У дзень да вылету, даставіць паведамлення ў гасцявых пакоях, якія нагадваюць ім, калі яны адыдуць, у тым ліку нумар рэйса і час вылету. Гэта дае магчымасць зафіксаваць усе апошнія памылкі хвіліны, якія могуць быць прапушчаны падчас планавання лагістыкі.
парады:
- Пераканайцеся, што ў вас ёсць вялікі графічны дызайнер і онлайн працэс рэгістрацыі. Праблема да гэтага часу з'яўляецца тое , што многія рознымі рэгістрацыі анлайну падзеі існуе сістэмы, але яны альбо патрабуюць шмат налады або выкарыстання іншых сістэм па - ранейшаму лічацца трохі дарогай на за аснову запрасіць. Менавіта таму шматлікія адмыслоўцы па планаванні па-ранейшаму належыць на свае дамарослыя інструментах і рэсурсах.
- Знайсці сабе вялікі канцылярскі краму. Хоць арганізацыі пераходзяць ўсё больш і больш да выкарыстання электронных формаў камунікацыі, якія да гэтага часу не замяняюць ўздзеянне, надрукаванае запрашэнне і матэрыялы пра падзеі дастаўкі. Паглядзіце на канцылярскія што дапоўніць вашу тэму падзей, і вар'іраваць стылі паперы і памераў, каб стварыць больш цікавасці і драму. Вашы госці будуць заўважаць намаганні.
- Стварэнне шаблону і паўтарыць адтуль. Пляніроўнікі павінны стварыць шаблон ліст-запрашэнне і матэрыялы, а проста абнавіць новыя падзеі з шаблонаў папярэдніх праграм і мерапрыемстваў. Вядома, новыя канцылярскія прыналежнасці, графіка, тэкст і г.д., павінны быць выбраны і выкарыстаны, так што ёсць пэўная колькасць налады кожны раз патрабуецца.