Вырашаюць Калі вам сапраўды трэба нараду
Па-першае, вырашыць, калі запланаваная сустрэча сапраўды неабходна.
Шмат разоў, мы думаем пра фармальнай сустрэчы, як лепшы спосаб абмену інфармацыі ці абмеркаваць тэму. Але калі вашы навіны могуць быць дастаўлены па электроннай пошце ці тэлеканферэнцыі, ці проста гуртуючы некалькі людзей у вашым офісе на працягу 15 хвілін, затым прапусціць афіцыйнае паседжанне.
Толькі Запрасіце людзей, якія сапраўды павінны быць Там
Калі-небудзь быў запрошаны на сустрэчу і дзівіўся - на паўдарозе - чаму вы тут? Не марнуйце час на людзей, запрашаючы іх на сустрэчу, што яны не павінны прысутнічаць. Гэта не будзе эфектыўным паседжанне. Ці ёсць хто-небудзь з бухгалтэрыі павінны прысутнічаць на пасяджэнні, каб адказаць на пытанні бюджэту? Затым запрасіць аднаго чалавека з уліку, які падыходзіць для выканання гэтай задачы.
Калі калега або кіраўнік павінен быць праінфармаваны аб тым, што абмяркоўваліся на сустрэчы, не трэба запрашаць іх да рэальнай сустрэчы. Проста падрыхтаваць рэзюмэ сустрэчы і адправіць яго да іх пазней. Яны па вартасці ацэняць эканомяць час і ў вас ёсць упэўненасць у тым, што - таму што вы змясцілі інфармацыю ў пісьмовым выглядзе, - што яны ў поўнай меры інфармаваныя аб дыскусіі.
Адпраўляць Meeting Напаміны
Жыццё занятая і календары хутка становяцца забраніраваны з запланаванымі мерапрыемствамі. Разашліце наступнае напамін сустрэчы за два дні да вашай сустрэчы. Гэта пацвердзіць тыя людзі, якія адказалі, што яны будуць прысутнічаць, а таксама дазваляе ведаць загадзя, калі раскладу змяніліся і ключавыя ўдзельнікі не могуць зрабіць запланаванае час сустрэчы.
Ёсць Парадку дня
Для планавання эфектыўных сустрэч, вы павінны спачатку планаваць, што будзе абмяркоўвацца. Якая мэта гэтай сустрэчы? Што вы імкнецеся дасягнуць? Распрацаваць парадак дня сустрэчы загадзя і распаўсюдзіць яго ўдзельнікаў. Пакажыце час пачатку і ўключаюць у сябе кароткі пералік тэм, якія будуць разгледжаны. Ці не ўгразнуць ўласную сустрэчу з доўгім, празмерна падрабязным днём. Пакажыце, па імені любых асоб, якія будуць адказваць за справаздачнасць па канкрэтнай вобласці.
выразна чакання
Пры першым разаслаць апавяшчэнне аб сустрэчы, мець дакладнае ўяўленне аб сваёй мэты і вашы чаканні. Ці будзе сустрэча круціцца вакол прэзентацыі і ўдзельнікі павінны быць гатовыя рабіць нататкі? Ці гэта мазгавы штурм, дзе ўдзельнікі, як чакаецца, каб паказаць ідэі і прапановы?
У некаторых карпаратыўных культурах, супрацоўнікі збіраліся толькі слухаць, а затым вяртаюцца ў свае працоўныя прасторы. У іншых кампаніях супрацоўнікі свабодна ўдзельнічаць. У сучасных сумесных рабочых месцах, узаемадзеянне і абмен ідэй не толькі вітаць на пасяджэннях; гэта часта мэта самой сустрэчы.
Пачатак на час
Калі вы чалавек, які, як правіла, паказвае на сустрэчы па часе, то вы разумееце, як гэта расчараванне, калі фактычная сустрэча не атрымлівае збіраецца на працягу 15 хвілін, як людзі прасочвацца ў пакой.
Што непазбежна здараецца, ісці наперад, усе ведаюць , што гэтыя сустрэчы ніколі не пачынаюцца своечасова , так што кожны пачынае з'яўляцца позна. Вазьміце на сябе адказнасць вашай сустрэчы. Пачніце хутка ў дадзены момант часу пачатку. Зачыні дзверы і пачаць. Гэтыя адсталі хутка атрымаць паведамленне пра тое, што яны прыбываюць позна, і яны павінны зрабіць толькі гэтую памылку адзін раз.
Keep It Short і просты
Большасць нарад плануецца на працягу гадзіны, калі - у многіх выпадках - 30 хвілін ці нават 45 хвілін будзе дастаткова. Калі занадта шмат часу адводзіцца, звычайны вынік у тым, што час выдаткавана марна. Людзі затрымлівацца пасля заканчэння сустрэчы або занадта доўга на дадзены пункт парадку дня. Трымаеце будуць кароткія і кропка.
Знаходжанне на тэму
Парадак дня ў адзіночку не будзе працаваць ваша сустрэча эфектыўна. Прытрымвайцеся парадку дня і працягваць дыскусіі з блукаць па датычнай.
Ўстараняць любыя па-за тэмай пытанняў, заявіўшы, што гэта тэма для іншай сустрэчы, яна будзе вырашацца ў прыватным парадку, ці таму падобнае. Ніхто не любіць ледзь прыкметную сустрэчу, дзе мэта сустрэчы брала верх іншага размовы.
Вазьміце невялікія сходы па-за залы пасяджэнняў
Седзячы ў тых жа знаёмай канферэнц-зале сабраліся вакол той жа знаёмай табліцы - гэта ўсяго знаёма. Для таго, каб заахвочваць супрацоўнікаў, каб ўзаемадзейнічаць, творча думаць і мець ажыўленыя дыскусіі, разгледзець пытанне аб прыняцці на сустрэчы за межамі стандартнага канферэнц-залы.
Разгледзім сустрэчы за сталом звонку, калі месца і надвор'е дазваляе. Паспрабуйце сабраць у агульнай зоне, якая мае канапы і невялікія сталы замест вялікай канферэнц-стол і паваротныя крэслы.
Не бойцеся ўзяць іншы падыход
Калі падыход да сустрэчы не працуе, ня бойцеся пераключыць курс. Напрыклад, калі мазгавы штурм прыносіць спакойны нумар з вельмі невялікім колькасцю дыялогу, кірунак змены. Будзьце гнуткімі і звярнуць увагу на тое, як агульны сход прагрэсуе.
выкарыстанне тэхналогіі
Плануюць выкарыстоўваць тэхналогіі, каб трымаць удзельнікаў займаюцца. У сучасным лічбавым свеце, большасць людзей прывыклі бачыць графіку або відэа, каб падтрымаць словы, якія яны чуюць. Зварот да такога настрою і ўключыць аўдыёвізуальныя пры планаванні сустрэчы.
Кампутары, праецыююцца на вялікія экраны і прэзентацыі SMART Board, якія стымулююць ўзаемадзеянне з'яўляюцца доўгачаканым змяненнем ад стандартных працяглых прэзентацый PowerPoint.
Разашліце выніковая нарада
Праз дзень пасля сустрэчы, разаслаць кароткі выклад таго, што абмяркоўвалася. Распаўсюдзіць гэта па электроннай пошце ўсім прысутным, тыя, якія не змаглі прысутнічаць на сустрэчы, і тыя, якія павінны быць інфармаваныя. Акрамя таго, ўключаць любыя элементы дзеянняў, паказаўшы, хто нясе адказнасць за кожны элемент, а таксама даты.