Ёсць цэлы шэраг розных праграм закупак карт, некаторыя з іх прымаюць толькі выкарыстанне пастаўшчыкоў кампаніі зацверджаных, у той час як іншыя дазваляюць любы пастаўшчыку выкарыстоўваць.
Пакупкі, зробленыя работнік выкарыстання закупак карты, як правіла, маленькая і нізкая кошт. Шмат негатыўных рэакцыі аб праграмах закупак карт спецыяльна арыентаваны на злоўжыванні карты супрацоўнікаў. Тым не менш, перавага праграм закупак нашмат больш, чым рызыкі і выдаткі, звязаныя з эксплуатацыяй праграмы.
Перавагі закупак карт
Урад Злучаных Штатаў выявіла, што пакупкі пад $ 2500 ўтрымлівалі толькі 2 працэнты ад агульных дзяржаўных выдаткаў, але зрабіў лік на 85 адсоткаў усіх пакупак. Паколькі адміністрацыйныя выдаткі гэтых невялікіх пакупак часта перавышалі фактычныя выдаткі ў доларах, выкарыстанне закупак карт павялічылася ў многіх урадавых ведамствах. Адно ўрадавае агенцтва, Міністэрства гандлю, паводле ацэнак, выкарыстанне карт закупак ратаваў іх больш за $ 22 млн у год на пакрыццё адміністрацыйных выдаткаў і скарачэнне пакупніцкай часу апрацоўкі.
Выкарыстанне карт дазволіла аддзелаў закупак, каб засяродзіць свае намаганні на 15 працэнтаў ад агульнага аб'ёму расходаў па закупках, якая складае 98 працэнтаў ад агульнага аб'ёму выдаткаў.
Рэалізацыя механізмаў ўнутранага кантролю
Злоўжыванне нарыхтоўчых карт загаловак навіны, але часта гэтыя злоўжываньні, асабліва ў дзяржаўных установах, як правіла, паказваюць высокі кошт даляра, але часта менш за палову аднаго працэнта ад агульнага аб'ёму выдаткаў.
Аднак злоўжыванне мае месца, але яго можна кантраляваць шляхам ажыццяўлення належнага ўнутранага кантролю, каб паменшыць колькасць адходаў і злоўжыванняў.
Моцнае напрамак кіравання мае вырашальнае значэнне для паспяховай рэалізацыі праграмы закупак карт. Кіраўніцтву варта выразна вызначыць, што дазволеныя віды выкарыстання для карты з'яўляюцца і вызначыць, і накласці, іх штрафы за аплаты правапарушэнняў, махлярства і злоўжыванняў. Вядома, бэк-офіс працэдуры і рэсурсы павінны быць на месцы для ажыццяўлення кантролю. Калі не хапае рэсурсаў для кантролю і барацьбы з парушэннямі закупак карт, то парушэнні будуць працягвацца і павялічвацца па меры адсутнасці абавязацельстваў у праграме разглядаецца яе карыстальнікамі.
Хто атрымлівае картку?
Яшчэ адным негатыўным бачылі ў праграмах закупак карт з'яўляецца тое, што кампаніі лічаць, што яны павінны даць карты для ўсіх сваіх супрацоўнікаў, якія робяць пакупкі. Гэта не так; выдаюцца карткі закупак надаецца давер. Кампанія павінна быць у стане давяраць карыстачу карты , як яны на самой справе марнаваць грошы кампаніі . Там павінен быць працэс зацвярджэння ў месцы, дзе супрацоўнікі павінны быць выбраны, разгледжаны і зацверджаны. Калі работнік мае дрэнны крэдыт, то яны павінны быць прадастаўлены кампаніяй па закупцы карта?
Накладваючы абмежаванні выдаткаў
Як і любы крэдытнай карты, павінен быць крэдытны ліміт для карыстальніка.
Крэдытная картка кампаніі даюць трымальнікам карт ліміт у залежнасці ад іх здольнасці плаціць. Для трымальнікаў карт закупак, кампаніі павінны даць трымальнікам карт ліміт выдаткаў, які адпавядае іх становішчу і іх магчымыя выдаткі. Напрыклад, чалавек, які працуе ў якасці ІТ-аналітык можа спатрэбіцца толькі для набыцця чарнілаў друкаркі і невялікіх камп'ютэрных перыферыйных прылад, якія могуць толькі агульнай складанасці некалькі сотняў даляраў у год. Ліміт выдаткаў для гэтага супрацоўніка павінен адлюстраваць гэта і не далі коўдру расходны ліміт у памеры $ 2500, якая можа быць прадастаўлена ўсім ІТ-персанала. ліміты выдаткаў павінны быць разгледжаны на перыядычнай аснове, з тым, што адпаведны узроўнем даюцца работнікам у залежнасці ад іх фактычных выдаткаў.